Creating Access Groups

Dans SmartRecruiters, le contrôle de l'accès aux données et fonctionnalités sensibles est essentiel pour s'assurer que les utilisateurs corrects ont accès aux postes, aux données des candidats et aux domaines appropriés du système de recrutement. Les groupes d'accès offrent un moyen flexible de gérer les autorisations pour les utilisateurs ayant des rôles système spécifiques.

L'utilisation de groupes d'accès avec des rôles système fournit aux clients un outil essentiel pour gérer les autorisations des utilisateurs et garantir la sécurité des données. Ils permettent aux administrateurs de définir des niveaux d'accès spécifiques pour différents rôles système au sein de l'organisation.

Lorsque vous pensez aux autorisations globales accordées à un utilisateur, vous devez prendre en compte à la fois le rôle système et si un groupe d'accès est nécessaire.

Dans de nombreux cas, les recruteurs n'ont pas besoin d'accéder à tous les postes, mais uniquement à ceux dont ils sont responsables, tels que le secteur d'activité ou l'unité commerciale. À l'aide de groupes d'accès, un filtre en couches d'autorisations peut être appliqué en plus du rôle système qu'un utilisateur reçoit. Les groupes d'accès peuvent être utilisés pour les rôles par défaut (sauf pour Admin et Étendu) et les rôles système personnalisés définis dans le système.

Par exemple, le rôle système par défaut Standard peut être affecté à un utilisateur recruteur, ce qui lui donne la possibilité de créer des fonctions et d'accéder aux équipes d'embauche et à certaines fonctionnalités analytiques). Cependant, le rôle Standard, par défaut, n'accorde pas d'autorisations à toutes les tâches. Si aucun groupe d'accès n'est affecté, ce recruteur voit uniquement les fonctions pour lesquelles il est ajouté à l'équipe d'embauche applicable. Si le groupe d'accès est défini sur Jobs de vente en France, le recruteur peut voir tous les postes et candidats pour les postes où ils font partie de l'équipe d'embauche, en plus de tous les autres postes de vente situés en France.

Considérons maintenant que, pour chaque pays, il existe un responsable des activités de recrutement qui doit avoir accès à tous les emplois dans ce pays, indépendamment de la marque ou de tout autre critère. Cela nécessiterait 2 groupes d'accès supplémentaires, un par pays. Chaque groupe d'accès doit ensuite être affecté par un administrateur au(x) utilisateur(s) approprié(s) via le profil utilisateur.

Si plusieurs autorisations sont accordées à un utilisateur pour la ou les mêmes tâches, les autorisations les plus élevées sont accordées. Par exemple :

• Si l'Utilisateur A a un accès limité à toutes les fonctions et un accès complet aux Jobs de vente en France, l'utilisateur aura accès à toutes les fonctions de ce groupe d'accès et à l'accès limité aux tâches restantes.
• Si l'Utilisateur B a un accès limité à toutes les fonctions et qu'il n'a accès qu'aux Jobs de vente en France, l'utilisateur aura toujours un accès limité à toutes les fonctions.

Les autorisations limitées permettent à un utilisateur de voir les informations suivantes pour les postes et les candidats :

Regardez la vidéo sur la création de groupes d'accès pour plus d'informations.

Cette vidéo est destinée à des fins de démonstration. Toutes les références faites dans cette vidéo aux vidéos précédentes ou ultérieures de ce cours (y compris les titres, les numéros, les liens ou la séquence) peuvent différer de la structure actuelle du cours. En outre, certaines fonctionnalités affichées peuvent avoir évolué au fil du temps en raison d'améliorations continues ou de décisions de gestion.

• Examiner régulièrement les groupes d'accès : examinez régulièrement les groupes d'accès pour vous assurer qu'ils sont toujours en phase avec les besoins de l'organisation et les politiques de sécurité.
• Utiliser des noms descriptifs : utilisez des noms clairs et descriptifs pour les groupes d'accès afin de les rendre faciles à identifier et à gérer. La décision d'un format de convention d'appellation facilite également la gestion future des groupes d'accès.
• Minimiser les autorisations qui se chevauchent : évitez d'affecter des autorisations qui se chevauchent aux utilisateurs pour éviter toute confusion et les risques de sécurité potentiels.
• Stratégies de groupe d'accès aux documents : gérez la documentation décrivant l'objectif et les autorisations de chaque groupe d'accès à des fins de référence et d'audit.

• Les groupes d’accès dans SmartRecruiters permettent de gérer les autorisations et la visibilité des données pour les utilisateurs ayant des rôles système spécifiques.
• Les groupes d'accès agissent comme une couche dynamique d'autorisations, filtrant l'accès en fonction de critères organisationnels tels que le pays ou le service.
• Les rôles système définissent ce à quoi un utilisateur peut accéder, tandis que les groupes d'accès déterminent les postes et les candidats auxquels il peut accéder.
• Lorsqu'un utilisateur se voit affecter plusieurs autorisations, le niveau d'autorisation le plus élevé est accordé.
• Les meilleures pratiques pour les groupes d'accès incluent des révisions régulières, des noms descriptifs, la réduction des autorisations qui se chevauchent et la documentation des politiques.