Mise en œuvre de la conformité globale

Creating Consent Email Templates

Objective

After completing this lesson, you will be able to configurez des e-mails de demande de consentement personnalisés pour vous conformer aux réglementations sur la confidentialité des données et aux politiques de l'entreprise.

E-mails de demande de consentement

Dans SmartRecruiters, la gestion des demandes de consentement est essentielle pour la conformité aux réglementations sur la confidentialité des données. Les candidats peuvent entrer dans le système via différents canaux, tels que l'ajout manuel, les recommandations ou les soumissions par l'agence, et peuvent ne pas encore avoir donné leur consentement.

Les demandes de consentement personnalisé de SmartRecruiters permettent aux administrateurs d’adapter les e-mails que les recruteurs envoient aux candidats lorsqu’ils demandent la révision de leur politique de confidentialité et de leur consentement, avec un contenu et une livraison automatiquement alignés sur les paramètres du pays et la langue de l’offre d’emploi de chaque candidat.

Par défaut, SmartRecruiters utilise un modèle par défaut pour les e-mails de demande de consentement. L'utilisation du modèle par défaut est généralement recommandée, en particulier si vous publiez des offres d'emploi dans plusieurs langues. Le système traduit automatiquement les e-mails de demande de consentement en fonction de la langue de candidature du candidat.

modèle d'e-mail de demande de consentement pour utiliser le modèle par défaut SmartRecruiters.

Cependant, si vous préférez créer des e-mails personnalisés, vous pouvez désactiver le modèle par défaut et ajouter des modèles dans différentes langues. SmartRecruiters propose trois types d'e-mails de demande de consentement :

  1. Aucune suppression (lorsque le RGPD est désactivé) : cet e-mail est envoyé aux candidats qui ont postulé à un poste dans un pays où le paramètre RGPD est désactivé. Tant que le consentement est demandé, le profil du candidat ne sera pas automatiquement supprimé au bout de trente jours. Au lieu de cela, il sera soumis à la période de conservation des données standard. Vous pouvez afficher le contenu de cet e-mail en cliquant sur l'icône de modification. L'e-mail informe le candidat de la demande de consentement et fournit un lien pour consulter la politique de confidentialité.
  2. Suppression après 30 jours : il s’agit de l’e-mail initial envoyé aux candidats ayant postulé à un poste dans un pays où le paramètre RGPD est activé. L’e-mail informe le candidat que son profil sera supprimé dans les 30 jours s’il ne donne pas son consentement. Il inclut également un lien permettant de consulter la politique de confidentialité et de donner son consentement.
  3. Rappels de suppression : ces e-mails sont envoyés sous forme de rappels aux candidats qui n’ont pas encore donné leur consentement et qui approchent de la date limite de suppression de 30 jours. Deux rappels sont envoyés : un sept jours avant la suppression et un autre deux jours avant. Comme l'e-mail initial, ces rappels fournissent un lien pour consulter la politique de confidentialité et mettre en évidence la suppression imminente.

Cette configuration prend en charge la gestion du consentement au niveau du profil et protège le traitement des données en communiquant clairement les résultats de conservation si un candidat ne répond pas dans les 30 jours.

Il existe deux approches pour les demandes de consentement :

  1. Utilisez le modèle par défaut SmartRecruiters.
  2. Utilisez les demandes de consentement personnalisées que vous créez.

Vous pouvez décider d'utiliser des demandes de consentement personnalisées pour contrôler l'image de marque, la localisation et la formulation juridique dans tous les pays et scénarios. Fournir des ensembles complets et spécifiques à la langue empêche la reprise des valeurs par défaut génériques et maintient la cohérence et la conformité des messages de consentement.

Remarque

SmartRecruiters ne traduit pas automatiquement les e-mails de demande de consentement personnalisés ajoutés par l'administrateur.

Créer un modèle de consentement personnalisé – Partie 1

Pour utiliser un modèle de consentement personnalisé, vous devez d'abord désactiver le modèle par défaut de SmartRecruiters et activer les demandes de consentement personnalisées, puis créer votre modèle de consentement dans la langue appropriée.

Pour désactiver le modèle par défaut et commencer à créer vos demandes de consentement personnalisées :

Étapes

  1. Accédez à Options.

  2. Dans la section Modèles, sélectionnez Demande de consentement personnalisée.

  3. Désactivez le bouton bascule Utiliser le modèle par défaut SmartRecruiters.

  4. Sélectionnez la langue pour laquelle vous souhaitez créer des modèles de consentement.

    Affiche l'option permettant d'affecter la langue par défaut pour le modèle personnalisé.

  5. Vérifiez les modèles de consentement et apportez les modifications nécessaires.

    Veillez à créer des modèles pour chaque langue prise en charge.

    Page Demander modèle d'e-mail de consentement dans laquelle vous pouvez gérer les modèles de consentement, avec la modification du crayon et la corbeille peuvent supprimer des icônes et le bouton Ajouter un modèle.

Créer un modèle de consentement personnalisé – Partie 2

Pour ajouter une demande de consentement personnalisée à votre bibliothèque de demandes de consentement personnalisée :

Étapes

  1. Dans la page Demande de consentement personnalisé, sélectionnez Ajouter un modèle.

  2. Dans la zone Type de modèle, sélectionnez le type du modèle :

    1. Aucune suppression : envoyé lorsque la règle de suppression RGPD n’est pas active pour le pays du candidat (paramètre RGPD DÉSACTIVÉ). Le message demande le consentement mais n'avertit pas de la suppression au bout de 30 jours.

    2. Suppression après 30 jours : envoyé lorsque la règle de suppression RGPD est active pour le pays du candidat (paramètre RGPD activé). Il indique au candidat que son profil sera supprimé dans 30 jours s’il n’agit pas.

    3. Rappels de suppression : envoyés automatiquement comme rappels pendant la période de 30 jours (généralement 7 jours et 2 jours avant la suppression) lorsque le paramètre RGPD est ACTIVÉ.

  3. Dans la zone Langue, saisissez la langue pour laquelle vous allez créer cette demande de consentement.

  4. Dans le champ Titre du message, saisissez un objet pour votre e-mail.

  5. Dans le champ Corps du message, saisissez votre message de consentement personnalisé pour le postulant. Par exemple :

    Code Snippet
    12345678
    Hi, [first_name] [last_name],
We would like to consider you for a position at [company_name]. Your privacy is
important to us. Please review our privacy policy and confirm that we may use your
information for recruitment purposes.
[profile_access_button]
You can review, update, or delete your profile at any time.
Thank you.
The [company_name] Recruitment Team

  6. Dans le champ Modifier le texte du bouton d'e-mail, saisissez une étiquette pour remplacer la valeur [profile_access_Button]. Par exemple, vérifiez la politique.

  7. Sélectionnez Sauvegarder.

    Remarque

    N'oubliez pas de créer un modèle pour chaque langue dans laquelle vous publiez des offres d'emploi. Vous pouvez également modifier le modèle par défaut et la langue par défaut si nécessaire.

    Astuce

    Meilleures pratiques - SmartRecruiters a un statut de consentement et une icône de verrouillage ou de déverrouillage dans votre candidature pour montrer que le postulant a accepté le consentement ou non. Chaque matin, les recruteurs doivent envoyer un rappel aux candidats qui n'ont pas accepté le consentement en sélectionnant Demander en regard du statut du consentement. Cela garantit que les candidats reçoivent des rappels pour accepter leur consentement et ne sont pas supprimés dans les 30 jours si ce paramètre a été activé. Vous avez peut-être un bon candidat, faites-le passer à un deuxième entretien, et le lendemain, la candidature disparaît.

    Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus sur la création de modèles d'e-mail de consentement.

    Cette vidéo est destinée à des fins de démonstration. Toutes les références faites dans cette vidéo aux vidéos précédentes ou ultérieures de ce cours (y compris les titres, les numéros, les liens ou la séquence) peuvent différer de la structure actuelle du cours. En outre, certaines fonctionnalités affichées peuvent avoir évolué au fil du temps en raison d'améliorations continues ou de décisions de gestion.

Synthèse

  • SmartRecruiters simplifie la gestion du consentement en proposant des modèles d’e-mail par défaut et personnalisables.
  • Le système prend en charge trois types d'e-mails de demande de consentement : Aucune suppression,Suppression après 30 jours et Rappels de suppression, selon différentes options RGPD.
  • La personnalisation des e-mails de demande de consentement implique l'ajout de modèles pour chaque langue, y compris le bouton d'accès au profil et les zones de fusion du nombre de jours.
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