Creating Custom Forms

SmartRecruiters vous permet de créer des formulaires personnalisés pour collecter des détails spécifiques, tels que des références ou des compétences supplémentaires de candidats, en rationalisant le processus d'embauche et en vous assurant que vous disposez de toutes les informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées.

Les formulaires personnalisés dans SmartRecruiters sont un outil puissant pour recueillir des informations supplémentaires auprès des candidats qui ont déjà postulé. Ces formulaires vous permettent de capturer des détails spécifiques au-delà du processus de candidature standard, vous assurant ainsi une vue complète de chaque candidat. Les formulaires peuvent être envoyés ad hoc ou associés à des modèles d’e-mail et même envoyés via une distribution en masse ou automatisée à l’aide des workflows du processus d’embauche.

Cette approche peut être utilisée dans les cas où des renseignements supplémentaires sont nécessaires, mais une question de sélection serait inappropriée en raison du stade précoce où une question d'examen est posée. Par exemple, vous pouvez vouloir rassembler des références vers la fin d'un processus d'embauche plutôt qu'au début afin que le formulaire puisse être joint à un modèle d'e-mail qui est automatiquement envoyé au candidat lorsqu'il atteint l'étape finale d'entretien du processus d'embauche.

Sous Options, il existe une page appelée Formulaires qui permet aux administrateurs de voir des informations de base telles que :

• une liste de tous les formulaires

• les modèles d'e-mail auxquels un formulaire a été ajouté (cliquez sur le nombre de modèles pour afficher une liste complète) ;

• Date de la dernière modification du formulaire (et par qui)

• si le formulaire est actif ou non (plus de détails dans la section Envoi de formulaires personnalisés) ;

Toutes les modifications s’appliqueront uniquement aux formulaires envoyés à l’avenir. Tous les formulaires qui ont été envoyés aux candidats, qu’ils aient renvoyé ou non le formulaire, ne seront pas mis à jour. Les recruteurs devront être informés du changement et déterminer si la version mise à jour du formulaire doit être envoyée au candidat.

Bien qu'il n'y ait pas de limite au nombre de formulaires qu'un compte peut configurer, chaque formulaire peut inclure un maximum de 100 champs d'application.

Les formulaires personnalisés peuvent être partagés avec les candidats de trois façons :

1. Envoi de formulaires ad hoc : vous pouvez envoyer des formulaires individuellement aux candidats en composant un message et en joignant le formulaire souhaité. Cela est utile pour la collecte d'informations ciblées en fonction des profils de candidats individuels.
2. Association de formulaires à des modèles d'e-mail : les formulaires peuvent être intégrés dans des modèles d'e-mail, ce qui vous permet de les envoyer automatiquement aux candidats à des étapes spécifiques du processus d'embauche à l'aide de workflows. Cela garantit une collecte cohérente des données et permet de gagner du temps.
3. Création de formulaires personnalisés : pour créer des formulaires, accédez à Options et sous Configuration, sélectionnez Formulaires. Cette section affiche une liste des formulaires existants, leur statut (actif ou inactif), les modèles d'e-mail associés et l'historique des modifications.

Suivi des soumissions de candidats

Une fois qu’un formulaire est envoyé à un candidat, son nom, son statut et sa date de dernière mise à jour sont disponibles dans le profil du candidat dans un nouvel onglet appelé Formulaires. Avec trois statuts différents disponibles :

• Planifié : à envoyer (si le formulaire est joint à une notification Envoyer un message via l'automatisation des flux de travail)
• Envoyé : candidat en attente de remplir le formulaire
• Terminé : par le candidat

Tous les comportements d'un champ d'application resteront les mêmes (par exemple, les intégrations d'API publiques et les fonctions du générateur de rapports utilisant des champs d'application continueront à fonctionner tels quels).

Lorsqu'un recruteur clique sur un formulaire, il peut voir la liste des champs qui ont été envoyés au candidat sous le résumé pour faciliter l'examen des soumissions de candidats. Cette liste sera limitée à ce qui a été configuré dans Gestion de la candidature, si cette option est sélectionnée pour apparaître sur le profil du candidat et si l’utilisateur a besoin d’un accès complet pour la voir.

Les modifications apportées aux champs de candidats peuvent désormais être effectuées via le widget Champs de candidature ainsi que dans l’onglet Formulaires. Les utilisateurs devront simplement sélectionner le formulaire auquel ils souhaitent apporter des modifications ou sélectionner Afficher tous les champs pour afficher tous les champs d'application, puis cliquer sur le bouton Modifier dans le coin supérieur droit de la zone de résumé pour apporter des modifications. Un bouton Enregistrer et annuler s'affiche en bas de l'écran une fois que l'utilisateur est en mode Modification pour enregistrer toutes les modifications.

Ce que chaque utilisateur voit dans cet onglet est contrôlé par les autorisations définies dans Gestion de l'application et Options→ Rôles de l'équipe d'embauche sous Zones de candidature et Zones de candidature restreintes.

Les soumissions de formulaire sont liées à la candidature d'un candidat et ne seront pas transférées si elles sont transférées vers un autre poste. Les recruteurs devront envoyer le formulaire en fonction de cette candidature pour s’assurer que les données sont à jour et pertinentes pour le nouveau poste auquel ils sont ajoutés.

• Les formulaires personnalisés de SmartRecruiters vous permettent de collecter des informations spécifiques auprès des candidats au-delà de leur candidature initiale.
• Les formulaires peuvent être envoyés ad hoc ou associés à des modèles d'e-mail pour une distribution automatique.
• Vous pouvez créer et personnaliser des formulaires en faisant glisser et en déposant des champs de candidats existants ou en en créant de nouveaux.