Creating Hiring Team Roles

Les rôles de l'équipe d'embauche peuvent être classés en deux types généraux :

• Rôles standard/par défaut de l'équipe d'embauche : il s'agit des cinq rôles de l'équipe d'embauche qui apparaissent dans le menu Configuration des rôles de l'équipe d'embauche. Elles sont fournies avec des autorisations prêtes à l'emploi, mais, autres que leur nom, sont entièrement configurables.
• Rôles personnalisés supplémentaires : comprend un maximum de cinq rôles supplémentaires que vous pouvez créer et configurer à votre convenance. Ils sont entièrement configurables à partir du menu Rôles personnalisés, y compris leur nom de rôle.

Cinq rôles d'équipe d'embauche standard/par défaut sont préintégrés dans le système SmartRecruiters.

Essentiellement, les rôles d'équipe d'embauche existent pour aider les entreprises à gérer les utilisateurs avec des rôles système standard et de base, et leur donner différents niveaux d'accès et d'autorisations pour chaque tâche pour laquelle elles font partie de l'équipe d'embauche.

Les utilisateurs avec des rôles système Administrateur ou Étendu ont un accès complet aux postes et aux candidats, quel que soit le rôle de l'équipe d'embauche qu'ils ont. Leur rôle système est prioritaire par rapport aux rôles d'équipe d'embauche.

Dans de nombreuses organisations, d’autres personnes peuvent être impliquées dans le processus de recrutement, telles qu’un partenaire RH. Comme mentionné précédemment, dans SmartRecruiters, vous pouvez créer jusqu’à cinq rôles personnalisés supplémentaires pour l’équipe d’embauche selon vos besoins.

Chaque autorisation de rôle personnalisé et d'équipe d'embauche par défaut est définie comme une liste d'actions qu'ils peuvent ou ne peuvent pas effectuer sur le poste ou les candidats sur le poste.

Par exemple, les actions de job incluent :

• Publication/Annulation de la publication/Annulation d'un job.
• Modification manuelle du statut du poste (sans déplacer le candidat vers l'avant ou vers l'arrière dans le processus).

Lorsqu’il est ajouté à l’équipe d’embauche d’un poste et qu’un rôle lui est affecté, la liste des actions autorisées pour ce poste et toutes les candidatures à ce poste sont affectées à l’utilisateur.

Un niveau d'accès est affecté à chaque rôle pour chaque action. Le niveau d'accès détermine exactement ce que peut faire un utilisateur auquel ce rôle est affecté par rapport à cette action.

Certaines actions ont trois niveaux (par exemple, création et envoi d'une offre pour approbation ou envoi au candidat) :

D'autres ont quatre (par exemple, les évaluations du candidat) :

D'autres n'en ont que deux (par exemple, demander le consentement au candidat et le statut de ce consentement) :

L'équipe RH de l'entreprise met en œuvre SmartRecruiters dans l'ensemble de l'organisation. Avant de publier un poste, il doit définir les rôles standard de l’équipe d’embauche qui s’alignent sur son modèle de gouvernance du recrutement.

Après avoir analysé leur processus d'embauche, ils identifient que leurs parties prenantes incluent généralement :

• Responsables techniques : ont besoin d'un contrôle total sur leurs recrues techniques.
• Intervieweurs techniques : doivent évaluer les candidats mais ne pas prendre de décisions d'embauche.
• Coordinateurs du recrutement : gèrent la planification et la logistique sans pouvoir décisionnel des candidats.
• Partenaires RH : examinent la rémunération et approuvent les offres, mais ne gèrent pas le processus de recrutement quotidien.
• Cadres de service : nécessitent une visibilité sur les embauches de niveau supérieur pour l'approbation finale.

Une fois la liste des parties prenantes développée, l'équipe d'administration configure le système :

1. Ils personnalisent les cinq rôles par défaut (Cadre dirigeant, Responsable du recrutement, Recruteur, Coordinateur, Chargé d’entretien) pour qu’ils correspondent aux autorisations standard de la société A.
2. Il crée un rôle HRBP personnalisé avec :
   • Accès en lecture aux informations sur les candidats.
   • Accès en écriture aux offres et à la rémunération.
   • Accès en lecture aux avis.
   • Pas (Aucun) accès pour faire progresser les candidats par étapes.

Résultat : dès lors qu'un recruteur crée une demande de recrutement dans l'entreprise A, qu'il s'agisse d'ingénierie, de marketing ou de finance, il peut affecter les membres de l'équipe à ces rôles standardisés, garantissant ainsi la cohérence des autorisations et des responsabilités dans tous les processus de recrutement à l'échelle de l'entreprise.

• Les administrateurs ne peuvent pas désactiver un rôle supplémentaire s'il est actuellement utilisé dans une chaîne d'approbation existante.
• Les administrateurs ne peuvent pas supprimer un rôle supplémentaire si au moins un utilisateur est affecté à ce rôle dans une équipe d’embauche.
• Il existe des interdépendances entre les actions. SmartRecruiters résoudra ces interdépendances selon les besoins. Par exemple, supposons qu'un administrateur ait accordé à un utilisateur des autorisations Écriture pour Offres, mais Aucune autorisation pour Messages. L’utilisateur devra pouvoir envoyer une offre, de sorte que SmartRecruiters ignorera l’autorisation Messages. À l'avenir, ils peuvent ajouter des règles de déconfusion, mais c'est la logique actuelle.
• SmartRecruiters mettra automatiquement à jour le statut du candidat en fonction des actions de l’utilisateur, même si l’utilisateur n’a pas la possibilité de modifier le statut dans la situation suivante :
  • Le premier e-mail, message ou examen effectué sur une candidature déplacera automatiquement la candidature de Nouveau à En cours de vérification – première étape.
  • Si l’étape Offre acceptée est activée, lorsqu’une offre est acceptée par l’utilisateur dans l’interface utilisateur, l’application passe automatiquement à l’étape Offre acceptée.