Présentation de SmartRecruiters

Exploration du système SmartRecruiters

Configurer les paramètres d'administration de la société

Gestion des utilisateurs et des rôles pour le recrutement

Configuration des jobs

Emplois dans la publicité et sourcing

Configuration de l'expérience des candidats

Configurer les paramètres d’entretien

Configuration du processus d'embauche

Gestion du processus d'offre

Gestion des communications et des notifications

Exploration de Winston Chat et Winston Match

Exploration de la gestion de la relation avec les candidats

Mise en œuvre de la conformité globale

Creating Offer Approvals

Objective

After completing this lesson, you will be able to configurez les workflows d'approbation des offres.

Configuration de l’approbation de l’offre

Les approbations d’offres sont un élément essentiel d’un processus d’embauche bien géré. Ils fournissent un mécanisme de supervision, garantissant que les offres sont conformes aux politiques de l'entreprise et aux contraintes budgétaires. SmartRecruiters offre des options flexibles pour configurer des chaînes d'approbation d'offres, ce qui vous permet d'adapter le processus d'approbation à votre structure organisationnelle spécifique.

Le workflow d’approbation de poste de SmartRecruiter comporte trois phases : demander, approuver et étendre l’offre. Les administrateurs peuvent configurer un processus d'approbation unique à l'échelle de l'entreprise pour toutes les offres ou différentes approbations pour des offres sur des emplois, des marques spécifiques, etc.

Comme pour de nombreuses fonctionnalités, les administrateurs peuvent affecter des approbations à des groupes de fonctions spécifiques en sélectionnant un ensemble de valeurs pour les zones d'organisation actives de la société. SmartRecruiters applique la chaîne d'approbation à tous les jobs ayant le même ensemble de valeurs pour ces zones d'organisation.

Lorsqu’une personne crée une offre soumise à des approbations :

SmartRecruiters informe les approbateurs de la chaîne par e-mail récapitulatif. Les approbateurs peuvent ensuite vérifier les détails et approuver à partir de l'e-mail ou se connecter à SmartRecruiters pour approuver.
Les offres nécessitant une approbation ne peuvent pas être envoyées au candidat tant qu'elles ne sont pas approuvées.

Créer un workflow d'approbation

Pour créer un processus d'approbation :

Étapes

Accédez à Options.
Sélectionnez Approbations d’offres dans la section Configuration.
Sur la page Approbations d’offres, sélectionnez Nouvelle chaîne.
Donnez un nom à la chaîne.
Astuce
L’utilisation de conventions d’appellation claires est essentielle pour organiser plusieurs chaînes d’approbation dans votre instance.
Sélectionnez des valeurs pour vos zones d'organisation actives afin d'affecter la chaîne à des fonctions. Cela vous permet d'affecter différentes chaînes d'approbation à différents jobs dans votre système.
Par exemple, vous pouvez configurer une chaîne d'approbation pour les offres dans le service marketing et une autre pour les offres dans le bureau d'études. Si vous voulez que la chaîne d'approbation s'applique à toutes les zones d'organisation, vous pouvez également l'indiquer. Cependant, il est important de s'assurer qu'à mesure que d'autres chaînes d'approbation sont créées, elles sont appliquées de manière unique à différents domaines au sein de votre organisation.
- Pour configurer une chaîne globale qui s'applique aux offres pour toutes les fonctions, laissez Tout pour chaque zone de la liste.
- Pour configurer une chaîne qui s'applique aux offres pour certaines fonctions seulement, sélectionnez une ou plusieurs valeurs pour chaque zone d'organisation.
Définissez la chaîne d'approbation.
Les chaînes de réception se déclinent en quatre types :
- Par chaîne de postes : permet aux créateurs de postes, tels que les responsables du recrutement et les recruteurs, de choisir des approbateurs pour chaque offre.
- Chaîne parallèle : plusieurs approbateurs peuvent approuver l'offre simultanément.
  Cela peut accélérer le processus d'approbation car les utilisateurs pourront approuver dans leur temps.
- Chaîne séquentielle : les demandes d'approbation sont envoyées dans un ordre spécifique. Chaque approbateur de la chaîne doit approuver l’offre avant qu’elle ne passe à l’approbateur suivant.
  Remarque
  Cela peut être utile si des approbateurs antérieurs sont susceptibles de refuser car les approbateurs ultérieurs ne seront pas notifiés.
- Chaîne d'intégration : si vous utilisez l'intégration externe pour les approbations d'offres, vous pouvez sélectionner cette option.
Ajoutez des approbateurs à la chaîne en sélectionnant Sélectionner un approbateur.
1. Si vous sélectionnez Responsable du recrutement, Recruteur, Cadre ou Coordinateur, tout utilisateur de l'équipe d'embauche ayant ce rôle deviendra approbateur.
2. Sélectionnez des utilisateurs nommés pour inclure des personnes spécifiques au sein de l'organisation.
3. Sélectionnez Utilisateur nommé pour désigner un utilisateur spécifique par son nom. Cet utilisateur ne doit pas nécessairement faire partie de l’équipe d’embauche. L'utilisateur sera invité à identifier l'approbateur lors de la soumission pour approbation.
Sélectionnez Sauvegarder. La chaîne d'approbation sauvegardée apparaît dans la liste Détails.
Revenez à la page Approbations de l’offre et utilisez le commutateur Actif pour activer la chaîne d’approbation de l’offre. Une fois activée, la chaîne d'approbation s'applique à toutes les offres pertinentes en fonction des zones organisationnelles que vous avez indiquées.

Paramètres supplémentaires d’approbation de l’offre

Les options d'approbation de l'offre incluent également plusieurs options supplémentaires :

Accès de l’approbateur à l’offre : ce paramètre détermine si les approbateurs conservent l’accès à l’offre après son approbation. Lorsque cette option est activée, elle supprime l’accès d’un approbateur à l’offre après son approbation.
Approbateur de l’offre : ce paramètre permet aux approbateurs ou à un administrateur de déléguer l’approbation à un autre utilisateur. Cela est utile lorsqu'un approbateur n'est pas disponible.
Paramètre d’authentification : ce paramètre détermine si les utilisateurs doivent être authentifiés dans SmartRecruiters pour accéder à l’approbation de l’offre.

Remarque

Ces paramètres peuvent être activés ou désactivés si nécessaire pour personnaliser le processus d'approbation.

Astuce

Pratique d'excellence : demandez aux utilisateurs qui approuvent les offres et les postes d'utiliser l'option Déléguer les approbations s'ils sont absents du bureau. Vous pouvez accéder aux approbations des délégués en cliquant sur Paramètres→Approbations déléguées.

Gestion du workflow d’approbation de l’offre

Lorsque vous étendez une offre, la chaîne d'approbation de l'offre est automatiquement appliquée. Vous verrez une troisième étape dans le processus d'offre pour configurer l'approbation de l'offre. Le système intègre la chaîne d'approbation que vous avez récemment configurée et l'utilisateur nommé est l'approbateur attendu.

Ignorer l'approbateur

Dans le cas où un approbateur n'est pas disponible, un administrateur peut ignorer un ou plusieurs approbateurs sur une tâche ou une offre pour aider les équipes d'embauche à aller de l'avant. Voici un exemple :

Le recruteur remarque qu'un approbateur d'offre est absent du bureau et informe l'administrateur.
L'administrateur contrôle le profil et décide d'ignorer le dernier approbateur.
L'administrateur sélectionne une valeur et confirme l'action.
Le système affiche le nom de l'administrateur qui a ignoré l'approbateur, avec un horodatage.

Envoi pour approbation et approbation/rejet d'offres

Vous pouvez ajouter des commentaires à la demande d'approbation, puis l'envoyer pour approbation. L'approbateur peut alors approuver ou rejeter l'offre, en ajoutant des commentaires pour expliquer son raisonnement.

Une fois que tous les approbateurs ont approuvé ou refusé la demande, SmartRecruiters :

Informer le demandeur par e-mail :
Mettre à jour les détails du statut de l’offre d’emploi :

Remarque

Une fois l’offre approuvée, vous pouvez l’envoyer au candidat par e-mail ou DocuSign si votre société dispose d’une intégration DocuSign active.

Regardez cette vidéo pour découvrir comment fonctionne ce processus d'approbation d'offres.

Cette vidéo est destinée à des fins de démonstration. Toutes les références faites dans cette vidéo aux vidéos précédentes ou ultérieures de ce cours (y compris les titres, les numéros, les liens ou la séquence) peuvent différer de la structure actuelle du cours. En outre, certaines fonctionnalités affichées peuvent avoir évolué au fil du temps en raison d'améliorations continues ou de décisions de gestion.

Synthèse

Les chaînes d’approbation des offres assurent une supervision appropriée du processus de recrutement au sein de SmartRecruiters.
Les chaînes d'approbation peuvent être personnalisées en fonction des zones organisationnelles, ce qui permet des processus d'approbation personnalisés.
SmartRecruiters propose des types de chaînes d'approbation séquentiels, parallèles et d'intégration pour répondre à différents besoins organisationnels.

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