Présentation de SmartRecruiters
Exploration du système SmartRecruiters
Configurer les paramètres d'administration de la société
Gestion des utilisateurs et des rôles pour le recrutement
Configuration des jobs
Emplois dans la publicité et sourcing
Configuration de l'expérience des candidats
Configurer les paramètres d’entretien
Configuration du processus d'embauche
Gestion du processus d'offre
Gestion des communications et des notifications
Exploration de Winston Chat et Winston Match
Exploration de la gestion de la relation avec les candidats
Mise en œuvre de la conformité globale

Creating Offer Templates

Objective

After completing this lesson, you will be able to créez des modèles d’offre à l’aide des champs de fusion pour centraliser le processus d’offre d’emploi.

Gestion des offres d’emploi

Une gestion efficace des offres d'emploi est essentielle pour attirer les meilleurs talents. SmartRecruiters rationalise ce processus en centralisant la gestion des offres au sein de la candidature. SmartRecruiters simplifie la gestion des offres en fournissant un emplacement centralisé dans la candidature du candidat.

SmartRecruiters offre les options de fonctionnalité suivantes liées à l'offre :

  • Les entreprises peuvent créer des offres personnalisées à partir de modèles qui incluent des clauses d'offre/des paragraphes supplémentaires, les envoyer par e-mail ou via une intégration DocuSign facultative, et suivre les réponses des candidats.
  • Pour les personnes ayant des approbations d'offres en place, le créateur de l'offre peut soumettre l'offre pour approbation et suivre les approbations.
  • Les offres peuvent être approuvées de manière séquentielle ou en parallèle.
  • Seuls les utilisateurs disposant d'un accès complet au poste peuvent envoyer des offres, afficher les détails des offres ou afficher les messages associés. Les rôles de l'équipe d'embauche sur le poste avec accès en écriture pour les approbations peuvent créer et envoyer des offres.
  • Lorsque le postulant répond, ces utilisateurs peuvent marquer le postulant comme embauché ou retiré.
  • Si l’intégration DocuSign est activée, l’offre passera automatiquement à l’étape du processus d’embauche L’offre est acceptée dans le flux de travaux d’embauche.
Écran Offre de recrutement : Détails de l’offre avec menu Modèle ; champs pour le nom, date de début 28 avril 2017, salaire de 100000 USD, titre du poste ; Enregistrer et Annuler.

Fonctionnalités clés des lettres d'offre et des clauses

Les organisations peuvent créer et gérer des offres d’emploi personnalisées dans SmartRecruiters en exploitant les fonctionnalités clés des lettres d’offre et des clauses, garantissant ainsi une expérience cohérente, efficace et professionnelle pour les équipes internes et les candidats.

  1. Modèles d'offre : les modèles d'offre sont gérés sous Options/Administration→Modèles d'offre. Les lettres d'offre sont créées en externe (par exemple, dans Word) et téléchargées dans SmartRecruiters.
  2. Fusionner les champs : utilisez les champs de fusion pour extraire les valeurs de vos formulaires d’offre dans vos lettres d’offre. Ces zones sont encadrées par des parenthèses ouvrantes et fermées. Il est recommandé de copier et coller des champs de fusion pour éviter les erreurs.
  3. Champs d'application : les champs d'application peuvent être configurés sous Configuration→Champs d'application. Ces champs peuvent être définis pour apparaître sur le formulaire d’offre, le formulaire d’embauche et le profil du candidat.
  4. Clauses : les clauses ajoutent de la flexibilité en vous permettant d'inclure des informations supplémentaires dans vos lettres d'offre en fonction de critères spécifiques. Par exemple, vous pouvez créer une clause pour une prime de signature qui n'apparaît que si le candidat est éligible.

    Remarque

    Le nombre maximal de clauses associées à un modèle d'offre est de 20.
  5. Déclencher les questions : configurez une question de déclenchement pour chaque clause. Si la réponse à la question est oui, la clause sera ajoutée à l'offre.
  6. Extraits de code (pour ajouter des clauses) : ajoutez l'extrait de code fourni à votre lettre d'offre.

    Astuce

    Meilleure pratique : la fusion des zones dans les lettres d'offre provient des zones d'application. Avant de créer des lettres d’offre, assurez-vous que tous les champs d’application requis sont configurés en tant que champs de fusion. Cela inclut de décider quels champs de candidature doivent apparaître dans la section Offre de SmartRecruiters. SmartRecruiters fournit déjà de nombreux champs d’application intégrés, donc vérifiez toujours un champ existant avant d’en créer un nouveau.

    Ne rendez pas les zones d'application obligatoires dans la section de l'offre. Les champs de fusion qui doivent être renseignés deviendront automatiquement obligatoires s’ils sont configurés dans le modèle de lettre d’offre.

Créer un modèle d’offre avec des zones de fusion

Étapes

  1. Créez le fichier de modèle d'offre.

    Créez un modèle d'offre à l'aide d'un format d'éditeur de texte pris en charge :

    • DOC
    • DOCX
    • ODT

    Astuce

    Meilleure pratique : utilisez DOC ou DOCX pour éviter les problèmes de mise en forme.

  2. Identifier les informations spécifiques au candidat.

    1. Identifiez toutes les informations qui doivent être personnalisées pour chaque candidat, telles que :

      • Salaire
      • Emplacement du bureau
      • Options sur actions

    2. Dans vos formulaires d’offre actuels, marquez ces informations entre crochets (p. ex., [Salaire]) pour faciliter l’identification des étapes suivantes.

  3. Confirmez les zones d'application et de job.

    Étant donné que vous créez un modèle unique pour faire des offres pour plusieurs candidats, vous devez inclure des espaces réservés pour les informations spécifiques au candidat. Pour ce faire, vous pouvez insérer des zones de fusion dans le texte de l'offre.

    1. Assurez-vous que les champs de fusion sont générés à partir des champs de candidature et d’emploi existants dans votre compte SmartRecruiters.

    2. Configurez toutes les zones d'application et de job requises avant de créer le modèle pour éviter une reprise ultérieure.

  4. Examinez les champs de fusion disponibles.

    Une fois que vous avez toutes les zones de fusion nécessaires, remplacez chaque zone de saisie dans le modèle par sa zone de fusion correspondante.

    1. Vérifiez la liste des champs de fusion existants créés par un superutilisateur ou un administrateur.
    2. Accédez à Options→Modèles d'offre→Fusionner les zones et les instructions.
    3. Confirmez qu'il existe un champ de fusion pour chaque information spécifique au candidat identifiée précédemment.

  5. Créez les champs de fusion manquants (si nécessaire).

    1. Si une zone de fusion obligatoire n'existe pas, créez une nouvelle zone de candidature ou une nouvelle zone de job.

    2. Une fois créée, la nouvelle zone devient disponible en tant que zone de fusion.

    3. Remplacez chaque zone de saisie dans le modèle par sa zone de fusion correspondante.

    Exemple de fusion de champs dans une lettre d’offre :

    Code Snippet
    1234567891011
    <<OfferLetterDate>>

 Dear <<ApplicantFirstName>>,

 We are pleased to offer you the position of <<JobTitle>> with a
starting date of <<StartDate>>.   

Your annual salary will be <<AnnualSalary>> and you will report to
<<HiringManagerFamiliarName>>.

Please indicate your acceptance by signing below.

Astuces et astuces pour la création de modèles d'offres

  • Évitez d'utiliser des objets flottants, car ils peuvent être repositionnés de manière incorrecte lors de la conversion du document.
  • Minimisez le style et la mise en forme lourds ; supprimez la mise en forme inutile lorsque cela est possible.
  • Créez des modèles à l'aide de nouveaux documents Word plutôt que de réutiliser d'anciens fichiers.
  • Assurez-vous que le texte d'ancrage est bloqué sur la bonne ligne de texte.
  • Évitez de copier et coller du contenu à partir d'anciens modèles, car la mise en forme masquée peut être reportée.
  • Acceptez ou refusez toutes les modifications suivies avant de charger le document.
  • Conseil de pro : si vous ajoutez des champs de fusion DocuSign (texte d’ancrage) pour les signatures ou les initiales :
    1. Insérez-les en noir.
    2. Modifiez la couleur du texte en blanc afin qu'ils n'apparaissent pas dans la lettre d'offre.
    3. DocuSign reconnaîtra toujours les champs et placera automatiquement les blocs de signature requis.

Charger un modèle d’offre

Étapes

  1. Naviguez vers Modèles d'offres.

    La page Modèles d'offre affiche la zone de chargement, les instructions de fusion des zones, la barre de recherche, la liste des modèles avec des actions.

  2. Sélectionnez Charger un modèle.

  3. Sélectionnez votre modèle à charger.

  4. Une fois le modèle chargé, cliquez sur l'icône de page pour en afficher un aperçu.

  5. Si vous rencontrez des erreurs, elles sont généralement causées par des valeurs de clause ou des zones d'application manquantes qui n'existent pas ou qui ne sont pas visibles sur le formulaire d'offre. Pour résoudre ce problème, supprimez le modèle, mettez à jour le document d'origine, puis téléchargez-le à nouveau sur le serveur.

    Remarque

    Les modèles d'offres contenant des objets OLE ne seront pas traités lors du chargement. Cette mesure est mise en œuvre pour garantir le plus haut niveau de sécurité et protéger nos utilisateurs contre les documents potentiellement malveillants. Si vous rencontrez des difficultés pour charger un modèle d'offre ou générer des offres en raison de cette restriction, vérifiez dans votre document s'il existe des objets OLE intégrés et supprimez-les avant de les charger à nouveau.

  6. Une fois que vous avez chargé le modèle, définissez le format de date ou mettez-le à disposition pour des jobs spécifiques en cliquant sur l'icône Modifier.

    1. Pour rendre le modèle d'offre disponible pour n'importe quel poste, laissez Tout pour chaque zone d'organisation dans la liste.

    2. Pour le rendre disponible pour des jobs spécifiques, sélectionnez des valeurs différentes pour une ou plusieurs zones.

      Remarque

      Définissez-le sur Jour/Mois/Année, sauf si le modèle de lettre d’offre sera utilisé aux États-Unis. Les offres américaines utilisent des dates flexibles pour éviter les contrats contraignants et gérer les retards de contrôle des références.

      La fenêtre modale Modifier le modèle d'offre s'affiche avec des champs pour le nom, le format de date, les marques, le pays, la suppression et l'enregistrement.

Limitations du modèle d'offre

Les noms des modèles d'offre sont limités à 400 caractères. Étant donné que les options de filtrage sont de base, telles que l'ordre alphabétique, l'activité récente ou la recherche par mots-clés, il est recommandé d'utiliser une convention d'appellation claire et cohérente pour faciliter la recherche et la gestion des modèles.

Lors de la mise à jour des modèles d’offre, vous devrez peut-être masquer temporairement une version aux utilisateurs jusqu’à ce qu’elle soit officiellement prête à être utilisée (par exemple, lors d’une mise à jour de la synchronisation de l’embauche). Pour ce faire, vous pouvez affecter le modèle à un pays qui n'est pas utilisé actuellement.

Le nombre de champs de candidats n’est pas limité. Cependant, lors de la création du modèle Word, assurez-vous que les en-têtes et les images sont entièrement envoyés au dos, et pas seulement renvoyés en arrière, pour éviter les problèmes de mise en page.

Lorsque vous utilisez des clauses, collez toujours des extraits de code de clause en utilisant Conserver le texte ou la mise en forme sourceuniquement pour éviter les problèmes de mise en forme. Supprimez le contenu en double et supprimez toute option Non inutile.

Tenez compte de la taille du fichier et des limites de quantité. La taille de fichier maximale pour un modèle d’offre est de 2 Mo. Chaque modèle d'offre peut inclure jusqu'à 20 clauses et chaque clause ne doit pas dépasser 30 Ko. La taille combinée d'un modèle d'offre et de ses clauses doit également rester dans la limite de 2 Mo.

Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus sur la création d'une offre.

Cette vidéo est destinée à des fins de démonstration. Toutes les références faites dans cette vidéo aux vidéos précédentes ou ultérieures de ce cours (y compris les titres, les numéros, les liens ou la séquence) peuvent différer de la structure actuelle du cours. En outre, certaines fonctionnalités affichées peuvent avoir évolué au fil du temps en raison d'améliorations continues ou de décisions de gestion.

Synthèse

  • SmartRecruiters centralise la gestion des offres au sein de la candidature, en rationalisant le processus de création et d’envoi d’offres d’emploi personnalisées.
  • Les administrateurs peuvent créer et charger de nouveaux modèles d'offres à l'aide de divers formats d'éditeur de texte et les charger dans SmartRecruiters.
  • Les zones de fusion sont utilisées pour inclure des informations spécifiques au candidat dans les modèles d'offre, garantissant ainsi la personnalisation de chaque offre.
Learning

SAP FacebookSAP YoutubeSAP LinkedIn