Configuration du processus d'embauche

Creating Workflows for Hiring

Objective

After completing this lesson, you will be able to configurez les workflows d'embauche pour automatiser les tâches et garantir la cohérence des processus.

Règles de workflow dans le processus d’embauche

Les workflows permettent aux administrateurs de configurer et d’activer l’automatisation des workflows pour le processus d’embauche. Ces workflows peuvent créer automatiquement des tâches de suivi, faire progresser automatiquement des candidats, affecter la propriété des tâches, envoyer des e-mails et définir des accords sur le niveau de service.

Les règles de workflow qui constituent les étapes d'un processus d'embauche appartiennent à l'une des deux catégories suivantes :

  • Règles de workflow standard
  • Règles de workflow automatisées

Règles de workflow standard

Les règles de flux de travail standard dans SmartRecruiters sont une fonctionnalité d'automatisation centrale qui impose automatiquement la cohérence et l'efficacité dans chaque processus d'embauche. Elles fonctionnent comme des règles prédéfinies à l'échelle du système qui exécutent des actions en fonction de conditions ou d'événements spécifiques dans le parcours du candidat.

Les règles de workflow suivantes sont disponibles pour l'activation :

  • Coordonner l'entretien : affecte une tâche à un membre de l'équipe d'embauche pour planifier un entretien avec un candidat.
  • Envoyer un auto-planning : affecte une tâche à un membre de l'équipe d'embauche afin d'envoyer un lien de planification automatique à un candidat.
  • Rappel d’entretien du candidat : créez des tâches pour permettre aux recruteurs de suivre les candidats qui n’ont pas confirmé d’entretien après le nombre de jours spécifié.
  • Collecter les commentaires sur l’entretien : attribue une tâche à la ou aux personnes chargées de l’entretien pour rédiger une évaluation et fournir des commentaires une fois l’entretien terminé.
  • Créer une offre : affecte une tâche à un membre de l'équipe d'embauche pour préparer une nouvelle offre.
  • Rappel d’approbation de l’offre : invite un membre de l’équipe d’embauche à suivre les approbations en attente.
  • Refuser le candidat : affecte une tâche pour qu'un membre de l'équipe d'embauche rejette un candidat en fonction de l'évaluation par étoiles moyenne dans l'étape de processus d'embauche en cours.
  • Nettoyage du pipeline : rappelle un membre de l'équipe d'embauche lorsqu'un candidat est laissé inactif à une étape d'embauche pour une durée déterminée.

Remarque

Seuls les administrateurs peuvent configurer de nouveaux workflows pour des étapes spécifiques du processus d’embauche. Les actions de workflow peuvent s'appliquer à tout utilisateur identifié comme propriétaire dans l'étape du workflow.

Règles de workflow automatisées

Les règles de workflow automatisées suivantes peuvent être configurées :

  • Règle de déplacement vers l’avant : la règle Déplacer vers l’avant déplace automatiquement les candidats vers l’avant dans le processus d’embauche en fonction des paramètres sélectionnés.
  • Règle d’envoi de message : La règle Envoyer un message peut être utilisée pour envoyer des messages aux candidats, aux membres des différents rôles de l’équipe d’embauche ou à un utilisateur nommé lorsqu’un postulant entre dans une étape d’embauche ou après X jours.
  • Règle d'auto-planification automatique : la règle d'auto-planification automatique peut être utilisée pour envoyer automatiquement un lien au candidat pour sélectionner une heure d'entretien.
  • Règle de rejet automatique : les règles peuvent automatiquement rejeter des candidats en fonction d'un large éventail de conditions, ce qui rationalise les tâches de rejet répétitives et réduit considérablement la charge de travail manuelle dans les environnements d'embauche en masse pour une plus grande efficacité.
  • Règle d’événement Inviter à embaucher : la règle de workflow Inviter à l’événement d’embauche est conçue pour automatiser et rationaliser le processus d’invitation de candidats à des événements d’embauche planifiés.

Structure du workflow

Les workflows du processus d’embauche sont configurés en fonction d’une étape du processus d’embauche, telle que En cours d’évaluation/Écran téléphonique. Ils sont appliqués à toutes les fonctions ou candidatures associées à cette étape du processus d'embauche. Les administrateurs pourront définir des workflows en plusieurs étapes et en une seule étape.

Chaque étape (règle de workflow) du workflow inclut les propriétés suivantes :

  • Règles de filtre : des règles de filtrage peuvent être appliquées à chaque règle de flux de traitement pour personnaliser un ensemble de candidats pour lesquels l’étape du flux de traitement doit être exécutée.
  • Actions : chaque règle entraîne une action pour le système. Cette action peut être la création automatique d'une tâche, l'envoi d'une notification ou la modification du statut d'un objet.
  • Propriétaire(s) : il s'agit de la personne responsable de toute action résultant de la règle de workflow configurée. Pour les règles de workflow qui créent une tâche, le propriétaire sera défini comme responsable de la tâche.
  • ENS : communément appelé Accord sur le niveau de service, il s'agit d'une propriété de minuterie qui peut être définie pour déterminer quand une action particulière devra être effectuée. Pour les règles de workflow dans lesquelles une tâche est créée, la Date d'échéance est définie en fonction du SLA.

Pour aider les utilisateurs à commencer à configurer un workflow, une galerie de règles de workflow prédéfinies est disponible. Les administrateurs peuvent configurer leur workflow en faisant glisser une étape de workflow prédéfinie depuis la galerie et en ajustant ses propriétés.

La première règle du workflow est immédiatement lancée lorsqu’un candidat entre dans une étape du processus d’embauche. L'action du candidat entrant dans l'étape de processus d'embauche est le déclencheur du workflow. Lorsque le workflow est défini pour commencer après un certain temps, l'entrée du candidat dans l'étape de processus d'embauche déclenche le temporisateur.

Propriétaires de workflow

Les règles de workflow requièrent un responsable de règle affecté pour garantir la responsabilité des actions déclenchées. Le propriétaire peut être défini de l'une des deux façons suivantes : en tant que rôle spécifique de l'équipe d'embauche ou en tant qu'utilisateur nommé spécifique.

Si l'action d'une règle de workflow est configurée pour créer automatiquement une tâche, le propriétaire de la règle de workflow devient le responsable de la tâche.

Gestion des rôles de l'équipe de recrutement (N'IMPORTE QUE TOUT)

Lorsqu'un rôle d'équipe d'embauche (tel que recruteur ou responsable du recrutement) est sélectionné comme propriétaire de la règle, vous avez la possibilité de définir le périmètre d'achèvement requis :

  • ANY : sélectionner ANY signifie que la tâche créée est affectée à tous les utilisateurs qui possèdent ce rôle dans l'équipe d'embauche, mais qu'un seul de ces responsables doit terminer la tâche pour satisfaire aux exigences du workflow.
  • TOUT : sélectionner TOUT signifie que la tâche créée est affectée à tous les utilisateurs qui possèdent ce rôle dans l'équipe d'embauche et que chaque responsable doit terminer la tâche pour que l'exigence de workflow soit remplie.

Lorsque des rôles d'équipe d'embauche sont utilisés dans des workflows, il est essentiel de s'assurer que le rôle d'équipe d'embauche sélectionné est renseigné avec le personnel. Lorsqu’aucun utilisateur n’est actuellement affecté au rôle de l’équipe d’embauche sélectionné pour la tâche spécifique, la règle de workflow ne s’exécute pas. Cet événement d'échec sera enregistré et journalisé dans le flux d'activités de tâche à des fins d'audit et de dépannage. Réfléchissez à la manière dont le groupe d'utilisateurs sera formé pour s'assurer que ces rôles sont terminés pour chaque job.

Configurer un nouveau workflow

Étapes

  1. Accédez à Options.

  2. Sélectionnez Processus d’embauche dans la liste Configuration.

  3. Sur la page Processus d'embauche personnalisé, recherchez un processus d'embauche dans lequel vous souhaitez ajouter le workflow et sélectionnez Modifier.

    La liste Processus d'embauche personnalisé affiche deux processus (Par défaut, Embauche standard Amérique du Nord) avec des actions de recherche, de création, de modification et de suppression. Mise en surbrillance de l'action de l'icône Crayon Modifier.

  4. Sélectionnez l'étape à laquelle vous voulez ajouter un workflow, puis sélectionnez Workflows dans la liste déroulante. Dans l'écran suivant, vous verrez la galerie d'étapes de workflow prédéfinie à gauche et le workflow que vous souhaitez configurer pour ce processus d'embauche à droite.

    L'écran Traiter processus d'embauche affiche les étapes avec des cartes d'étape (écran de téléphone, entretiens, contrôles), le menu des workflows et le bouton Sauvegarder. Mise en surbrillance de l'étape de l'écran Recruteur avec une liste déroulante incluant les workflows.

  5. Glissez-déplacez les étapes du flux d'opérations sélectionnées du panneau de gauche vers l'écran du générateur de flux d'opérations à droite. Vous pouvez ajouter jusqu'à 20 règles de workflow du même type au sein d'un même workflow.

  6. Ajustez les propriétés du workflow selon vos besoins. Celles-ci diffèrent selon la règle de workflow.

  7. N'oubliez pas de sélectionner Enregistrer si vous modifiez les propriétés du workflow.

Exemple de cas d'utilisation : rationalisation de la mobilité interne pour le service informatique de l'entreprise A

L'entreprise A souhaite encourager la mobilité interne et reconnaît que les employés actuels postulant pour des rôles informatiques n'ont pas besoin du même processus de présélection que les candidats externes. Leur équipe d'acquisition de talents décide de créer un processus de recrutement dédié pour les postes informatiques qui s'adapte efficacement aux candidats internes et externes.

Le défi :

Les candidats internes comprennent déjà la culture de l’entreprise A et ont des antécédents éprouvés, mais ils doivent effectuer les mêmes longues étapes de présélection que les candidats externes. Cela engendre un travail inutile et des retards pour les recruteurs et les candidats.

La solution :

Pour améliorer l'efficacité, l'équipe décide que les employés internes qui postulent pour ces rôles doivent ignorer les étapes de présélection initiales et passer directement à l'étape Soumis au responsable. Pour ce faire, ils utilisent le workflow Avancer au statut Nouveau avec la condition Si le badge de l'employé est Oui. Par conséquent, tous les nouveaux postulants internes passent automatiquement à l’étape Soumis au responsable.

Écran avec règle Déplacer vers l’avant : si le badge Employé est défini sur Oui, avancer automatiquement le candidat à Soumis au gestionnaire lors du passage à l’étape NOUVEAU/NOUVEAU ; enregistrer et supprimer.

Considérations relatives à la confidentialité

La fonctionnalité actuelle peut être considérée comme un profilage automatisé ou une prise de décision en vertu des lois applicables en matière de protection des données. SmartRecruiters recommande d’examiner la confidentialité et les implications juridiques de cette fonctionnalité avec vos équipes juridiques et/ou de protection de la vie privée avant de l’activer.

SmartRecruiters, en tant que processeur de données, ne détermine pas la manière dont les données sont traitées; il traite les données de ses clients conformément aux instructions figurant dans l'addendum à la protection des données.

Dans ce cas, vous avez respecté les réglementations applicables en matière de protection des données et effectué les étapes requises avant d'activer cette fonctionnalité. SmartRecruiters ne peut être tenu responsable des réclamations et/ou demandes des candidats des clients qui sont impactés par l’activation de la fonctionnalité.

Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus sur la configuration des flux de traitement du processus d’embauche.

Cette vidéo est destinée à des fins de démonstration. Toutes les références faites dans cette vidéo aux vidéos précédentes ou ultérieures de ce cours (y compris les titres, les numéros, les liens ou la séquence) peuvent différer de la structure actuelle du cours. En outre, certaines fonctionnalités affichées peuvent avoir évolué au fil du temps en raison d'améliorations continues ou de décisions de gestion.

Synthèse

  • Les règles de workflow dans SmartRecruiters automatisent les tâches et renforcent la cohérence dans le processus d’embauche.
  • Les règles de workflow standard incluent des actions telles que la coordination des entretiens, l'envoi de liens auto-programmés, la collecte de commentaires sur les entretiens et le refus des candidats.
  • Les règles de workflow automatisées incluent le déplacement des candidats, l'envoi de messages, l'auto-planification automatique, le rejet automatique des candidats et l'invitation de candidats à des événements d'embauche.
  • Les workflows sont configurés par rapport à une étape du processus d’embauche et appliqués à tous les postes ou candidatures associés à cette étape.
  • Chaque étape du workflow inclut des propriétés telles que les règles de filtre, les actions, les responsables et les SLA.
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