Configurer les paramètres d’entretien

Implementing Individual and Group Interview Self-Scheduling

Objective

After completing this lesson, you will be able to configurez des outils d'auto-planification individuels et en masse pour coordonner l'ordonnancement dirigé par les candidats et les événements d'entretien de groupe.

Auto-planification

Avec l'outil d'auto-planification de SmartRecruiters, les candidats peuvent être invités à sélectionner un créneau horaire pour planifier leur entretien. L'auto-planification permet une planification flexible des candidats, ce qui permet de gagner du temps et des efforts dans le processus d'embauche.

Nous recommandons d’utiliser l’intégration active du calendrier avec l’auto-planification, car elle permet à SmartRecruiters d’afficher automatiquement la disponibilité en temps réel des personnes chargées de l’entretien et d’éviter les conflits avec les événements de calendrier externes existants. Sans intégration, les plages horaires doivent être gérées manuellement, ce qui peut entraîner une double réservation ou une planification inexacte si les engagements externes ne sont pas soigneusement pris en compte.

Remarque

Il est essentiel que l’organisation s’efforce d’assurer la précision du calendrier pour les personnes chargées de l’entrevue. Le risque est une expérience candidat très médiocre et une perte de temps de reprogrammation si la personne chargée de l’entretien n’est pas réellement disponible. En outre, il est également important de sensibiliser les utilisateurs, en particulier les personnes chargées des entretiens potentiels, à la configuration et à la mise à jour de leurs préférences de planification sous Mon compte dans Paramètres.

Inviter les candidats à planifier eux-mêmes un entretien

Étapes

  1. Accédez à Auto-planification :

    1. Sélectionnez la flèche déroulante en regard de SCHEDULE dans l’onglet Entretiens d’un candidat.

    2. Sélectionnez Inviter à l'auto-planification.

  2. Saisissez les détails de l’entretien :

    1. Confirmez les détails requis et facultatifs de l’entretien, tels que le titre de l’événement, le type d’entretien, la durée du créneau, l’étape de recrutement, la marge, les restrictions de réservation d’heure avancée, le format et le lieu.

  3. Sélectionner l’équipe d’embauche et mettre en évidence la disponibilité :

    1. Sélectionnez la ou les personnes chargées de l’entretien, puis cliquez et faites glisser le calendrier pour mettre en évidence la disponibilité. Vous pouvez également créer des créneaux d'espace réservé pour réserver du temps sans tenir compte des événements de calendrier existants.

  4. Envoyer un message au candidat :

    1. Envoyez au candidat un lien d’auto-planification par e-mail ou SMS/WhatsApp (si la messagerie a été achetée par l’organisation).

    2. Utilisez la zone de fusion [self_schedule_url] ou un bouton Auto-planification dans votre message.

    Exemple de cas d’utilisation : le recruteur décide que le candidat doit passer un entretien. Il invite donc le candidat par e-mail et lui permet de choisir un créneau disponible dans le calendrier de la personne chargée de l’entretien.

    À prendre en compte : lorsque la personne chargée de l’entretien et le type d’entretien sont standardisés, un flux de travaux du processus d’embauche peut automatiquement inviter les candidats à un auto-planning à une étape spécifique. Cela peut faire gagner énormément de temps aux utilisateurs lors de la planification de plusieurs entretiens, tels que les appels de présélection de recruteurs.

    Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus sur la planification automatique des entretiens.

    Cette vidéo est destinée à des fins de démonstration. Toutes les références faites dans cette vidéo aux vidéos précédentes ou ultérieures de ce cours (y compris les titres, les numéros, les liens ou la séquence) peuvent différer de la structure actuelle du cours. En outre, certaines fonctionnalités affichées peuvent avoir évolué au fil du temps en raison d'améliorations continues ou de décisions de gestion.

Auto-planification en masse

L'outil d'auto-planification en masse de SmartRecruiters facilite l'automatisation de la planification. Avec l’auto-planification en masse, jusqu’à 300 candidats peuvent être invités en masse à sélectionner un créneau horaire pour planifier un entretien.

Les planificateurs sont souvent chargés de prendre des mesures en bloc pour planifier de nombreux postulants avec un ou plusieurs intervieweurs afin que le processus d’entrevue des postulants devienne moins répétitif. L’action groupée d’invitation de candidats à un auto-ordonnancement est désormais prise en charge pour tous les utilisateurs qui ont l’autorisation d’inviter des candidats à des entretiens sur un poste donné.

L'intégration active du calendrier est une condition préalable à cette fonctionnalité. Cela vous permet d’afficher les calendriers de vos chargés d’entretien et d’envoyer des suggestions de blocages de temps d’entretien aux candidats en fonction de la disponibilité de ces personnes. Cela nécessite que le planificateur et les personnes chargées des entretiens utilisent le même compte intégré au calendrier actif, car le planificateur d’entretiens doit avoir l’autorisation d’afficher le calendrier de la personne chargée de l’entretien sélectionnée.

Remarque

Si vous utilisez des autorisations déléguées Office 365, l’accès du planificateur d’entretiens sera basé sur la configuration du compte délégué et non sur l’utilisateur individuel.

Lancer l'auto-planification en masse

Étapes

  1. Lancer l'auto-planification en masse :

    1. Accédez à la page du poste et sélectionnez les candidats que vous voulez inviter.

    2. Utilisez l'action en masse Inviter à s'auto-planifier.

  2. Indiquer les détails de l’entretien :

    1. Indiquez le type d'entretien, la durée, les membres de l'équipe et les modèles d'invitation.

  3. Sélectionner des créneaux horaires :

    1. Choisissez des créneaux horaires proportionnels au nombre de candidats que vous invitez.

Entretiens de groupe/Gestion des créneaux

La gestion des entretiens du groupe de planificateurs d'entretiens de SmartRecruiters facilite la réservation et la confirmation d'événements d'entretien avec jusqu'à 100 participants. Outre l'auto-planification en masse, notre fonctionnalité de planification prend en charge les scénarios dans lesquels vous devez inviter plusieurs candidats à être interrogés par la même équipe à la fois. Cela est utile pour planifier des événements d'entretien, tels que les heures de café dans les salons de la carrière universitaire, les journées de carrière dans les magasins de détail, et bien plus encore.

Il vous suffit de lancer un workflow d'auto-planification en masse comme décrit précédemment et d'indiquer la capacité maximale d'un créneau horaire d'entretien. La limite supérieure est de 100 participants par événement d'entretien. Par conséquent, le créneau continuera d'apparaître comme disponible pour les candidats jusqu'à ce que la limite de capacité soit atteinte.

Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus sur l’envoi et la gestion des entretiens de groupe.

Cette vidéo est destinée à des fins de démonstration. Toutes les références faites dans cette vidéo aux vidéos précédentes ou ultérieures de ce cours (y compris les titres, les numéros, les liens ou la séquence) peuvent différer de la structure actuelle du cours. En outre, certaines fonctionnalités affichées peuvent avoir évolué au fil du temps en raison d'améliorations continues ou de décisions de gestion.

Synthèse

  • Autonomiser les candidats avec le libre-service : l'outil d'auto-planification permet aux candidats de choisir leur propre durée d'entretien, ce qui réduit considérablement l'effort de coordination manuelle, en particulier lorsqu'ils sont associés à une intégration active du calendrier pour garantir une disponibilité en temps réel.
  • Mise à l'échelle avec des outils à grand volume : les recruteurs peuvent utiliser l'auto-planification en masse pour inviter jusqu'à 300 candidats à la fois, ou coordonner des entretiens de groupe qui prennent en charge jusqu'à 100 participants par créneau pour des événements tels que des salons de l'emploi.
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