Gestion du processus d'offre

Integrating Offer Templates with DocuSign

Objective

After completing this lesson, you will be able to intégrez les modèles d'offres DocuSign pour automatiser les signatures électroniques et accélérer la finalisation des embauches.

Intégration DocuSign pour les modèles de lettre d’offre

L'intégration de DocuSign réduit considérablement le temps nécessaire pour finaliser une embauche. Les recruteurs peuvent déclencher la lettre d’offre depuis SmartRecruiters et l’envoyer au candidat pour vérification et signature électronique sur n’importe quel appareil. Cette rapidité est cruciale sur un marché des talents compétitif, aidant les entreprises à sécuriser les meilleurs candidats avant qu'ils n'acceptent une offre concurrente.

SmartRecruiters s'intègre à DocuSign pour faciliter la signature électronique des lettres d'offre, créant ainsi le processus rationalisé suivant pour les recruteurs et les candidats :

  1. Configurer des modèles DocuSign : ajoutez des champs DocuSign (tels que des champs de signature et des champs de date) à vos modèles d'offre. Ces zones se trouvent dans l'Espace Aide SmartRecruiters. Il est recommandé de rendre le texte blanc afin que seule l'icône de signature soit visible.
  2. Envoi via DocuSign : les utilisateurs disposant d’une licence DocuSign liée à leur compte SmartRecruiters verront l’option Envoyer avec DocuSign.
  3. Vérification et envoi : vous serez redirigé vers l'interface DocuSign, où vous pourrez examiner l'offre, ajouter des champs supplémentaires si nécessaire, puis l'envoyer au candidat.
  4. Expérience du candidat : le candidat reçoit une notification par e-mail et peut vérifier le document et ajouter sa signature électronique.

Créer des modèles d’offre pour l’intégration DocuSign

Les administrateurs peuvent créer de nouveaux modèles pour l'envoi d'offres par e-mail à l'aide de différents formats d'éditeur de texte. Les types de fichiers acceptables sont .DOC et .DOCX (Microsoft Word), et.ODT fichiers utilisés par LibreOffice et d'autres standards de documents ouverts.

Remarque

Les documents Google Docs peuvent être convertis en .DOCX et .ODT. Les documents PDF ne peuvent pas être acceptés.

Pour gagner du temps ultérieurement, ajoutez du texte d'ancrage DocuSign (en blanc) aux modèles. DocuSign reconnaîtra ce texte et insérera des champs dans l’offre pour recueillir les signatures, initiales, dates, etc. auprès des candidats ou des cadres.

Étant donné que vous créez un modèle unique pour faire des offres pour plusieurs candidats, vous devez inclure des espaces réservés pour les informations spécifiques au candidat. Pour ce faire, vous pouvez insérer des zones de fusion dans le texte de l'offre. Celles-ci sont générées par SmartRecruiters en fonction des champs de candidat et d’emploi de votre compte. Vous pouvez uniquement effectuer une sélection dans la liste des champs de fusion disponibles dans votre compte SmartRecruiters.

Étapes

  1. Utilisez un éditeur de documents (par exemple Word) pour créer le modèle de lettre d'offre.

  2. Identifiez toutes les informations qui doivent être personnalisées pour chaque candidat. Il s'agit de zones de saisie telles que le salaire, le bureau et les options sur actions.

  3. Vérifiez votre liste de champs de fusion personnalisés pour vous assurer qu'il en existe un pour chaque champ d'entrée.

  4. Recherchez votre liste de champs de fusion. S’il manque des données, créez d’abord un champ candidat personnalisé.

  5. Ajoutez des champs de fusion.

  6. Remplacez chaque zone de saisie dans le modèle par sa zone de fusion correspondante. Pour ajouter un champ de fusion dans le modèle, utilisez ce format :

    Le modèle de lettre d’offre affichant des espaces réservés de champ de fusion pour la date, le nom du postulant, le titre, la date de début, le salaire annuel, le responsable du recrutement et la signature.

  7. Ajoutez des champs DocuSign au modèle.

    1. Pour placer automatiquement des champs DocuSign pour les candidats ou les cadres dirigeants, vous pouvez ajouter un texte d'ancrage spécifique au modèle Microsoft Word. Lorsque DocuSign génère la lettre d’offre pour aperçu et signature, il détecte automatiquement le texte d’ancrage et place les champs.

    2. Il existe deux ensembles de texte d'ancrage pour les modèles d'offre, un pour les candidats et un pour les cadres :

      Les deux tables répertoriant les noms des zones de texte du candidat et de l'ancre exécutive : signe, date, initiale, nom, données, case à cocher, pièce jointe sont affichées.

  8. Ajoutez des champs DocuSign pour les candidats et les signataires exécutifs en ajoutant le texte d’ancrage approprié au modèle. Par exemple :

    1. Ajoutez candidate_sig où un candidat doit signer.
    2. Ajoutez executive_sig où un cadre dirigeant doit signer.

    Remarque

    Aucune mise en forme spéciale n'est requise. Il vous suffit de saisir le texte d'ancrage dans le document Word et de modifier la couleur du texte d'ancrage en blanc pour éviter qu'il n'apparaisse dans l'offre.

    Remarque

    Dans l'exemple ci-dessous, le texte blanc est entouré d'un surlignage gris pour le contraste.
    La zone de signature de la lettre d’offre affiche des espaces réservés pour les signatures des candidats et des cadres dirigeants, ainsi que les dates sous les instructions d’acceptation.

    Astuce

    Meilleures pratiques - Lors de l'intégration de DocuSign à SmartRecruiters, utilisez un compte de service dédié pour l'intégration. Si l'intégration est liée à un compte utilisateur individuel et que cet utilisateur quitte l'organisation, l'adresse e-mail associée peut être désactivée, ce qui entraîne l'échec de l'intégration DocuSign.

Charger le modèle d’offre DocuSign

Une fois que vous avez créé votre modèle, vous pouvez l'activer en le téléchargeant dans SmartRecruiters.

Étapes

  1. Chargez le modèle dans Options→Modèles d'offre.

  2. Sélectionnez Charger modèle.

  3. Sélectionnez votre modèle.

    La page Modèles d'offre affiche la zone de chargement, la zone de recherche et un modèle de démonstration répertorié au format de date.

  4. Sélectionnez l'icône représentant un crayon pour affecter le modèle d'offre à des zones d'organisation spécifiques.

    1. Pour rendre le modèle d'offre disponible pour toutes les fonctions, laissez Tout sélectionné pour chaque zone d'organisation.

    2. Pour rendre le modèle disponible uniquement pour des fonctions spécifiques, sélectionnez des valeurs spécifiques pour une ou plusieurs zones d'organisation. Vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs dans chaque zone.

      La fenêtre modale Modifier le modèle d'offre affiche le nom du modèle, le format de date, met en surbrillance les champs d'organisation et les sélections de pays, et inclut les boutons Supprimer le modèle et Enregistrer.

  5. Sélectionnez l'icône de lettre en regard du nouveau modèle d'offre pour en afficher un aperçu.

    1. En cas d'erreurs, supprimez le modèle, modifiez le fichier d'origine et chargez-le à nouveau.

    2. Une fois que vous avez chargé le modèle, vous pouvez définir le format de date ou le rendre disponible pour des jobs spécifiques en sélectionnant l'icône Modifier.

      L’aperçu du modèle affiche la lettre d’offre avec des espaces réservés pour la date, le nom du postulant, l’intitulé du poste et le salaire.

Résultat

Lorsque le modèle est utilisé pour créer une offre, DocuSign détecte et renseigne automatiquement les zones d'ancrage :

L'écran Étiqueter et envoyer affichant l'aperçu de l'offre avec des espaces réservés de signature, une palette de zones, des documents, un bouton Envoyer est visible.

Remarque

Utilisez l’étape de processus d’embauche Offre SmartRecruiters acceptée, car elle est intégrée à DocuSign lorsqu’un postulant accepte l’offre via DocuSign.

Pour en savoir plus sur la création d'offres à l'aide de DocuSign, visionnez cette vidéo.

Cette vidéo est destinée à des fins de démonstration. Toutes les références faites dans cette vidéo aux vidéos précédentes ou ultérieures de ce cours (y compris les titres, les numéros, les liens ou la séquence) peuvent différer de la structure actuelle du cours. En outre, certaines fonctionnalités affichées peuvent avoir évolué au fil du temps en raison d'améliorations continues ou de décisions de gestion.

Synthèse

  • L'intégration de DocuSign à SmartRecruiters rationalise le processus de lettre d'offre en activant les signatures électroniques.
  • Les recruteurs peuvent déclencher des lettres d’offre à partir de SmartRecruiters, en les envoyant instantanément aux candidats pour qu’ils examinent et signent n’importe quel appareil.
  • Le texte d'ancrage DocuSign peut être ajouté aux modèles d'offre afin de placer automatiquement des champs à signer par les candidats ou les cadres dirigeants.
  • Les types de fichiers acceptables pour les modèles d'offres sont .DOC, .DOCX et .ODT.
  • Les utilisateurs disposant d’une licence DocuSign liée à leur compte SmartRecruiters verront l’option Envoyer avec DocuSign.
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