Une fois le cadre administratif défini, les recruteurs interagissent avec les agences via le workflow de demande de recrutement standard. Les recruteurs utilisent le workflow de l'agence pour publier des demandes de recrutement auprès de partenaires externes, communiquer via une boîte de réception et un chat centralisés et gérer les soumissions de candidats avec une visibilité claire tout au long du processus d'embauche.
Managing Agency Job Publishing and Communication
Objective
After completing this lesson, you will be able to publier des jobs pour les agences et gérer les soumissions.
Collaboration et flux de travaux de l’agence
Diffusion d’offres d’emploi auprès d’agences
Pour publier une demande de recrutement pour des agences externes, ouvrez-la et sélectionnez Ajouter Agence externe. Dans cet espace de travail, vous pouvez vérifier les agences disponibles, sélectionner des agences individuelles ou des listes d'agences et préparer le job pour la collaboration externe.
Outils de navigation et de configuration supérieurs
En haut de la page, l’administrateur peut accéder aux outils pour personnaliser l’expérience de l’agence pour ce rôle spécifique :
- Vue : Emploi d'agence : Cette fonctionnalité vous permet de voir un aperçu précis de l'apparence d'un poste vacant à vos partenaires, offrant un espace dédié pour inclure des "informations spécifiques à l'agence" qui restent strictement cachées de votre site de carrières public. Cette vue privée est conçue pour contenir des détails internes sensibles, tels que des fourchettes de rémunération spécifiques ou des points de vente exclusifs, garantissant que les partenaires de recrutement reçoivent le contexte dont ils ont besoin sans exposer ces informations aux candidats généraux.
- Étapes d’emploi d’agence : la sélection de cette option ouvre l’interface de mise en correspondance des phases, dans laquelle vous pouvez aligner vos étapes ATS internes sur les catégories visibles sur le portail de l’agence (Introduit, Entretien, Proposé et Embauché). Ici, les administrateurs peuvent adapter le workflow pour ce job spécifique, en écrasant les options globales.
- Recherche et listes : une barre de recherche vous permet de trouver des agences spécifiques par nom, tandis que le menu déroulant Listes d'agences vous permet de sélectionner ou de remplacer rapidement des groupes entiers de partenaires, tels que "Fournisseurs privilégiés" ou "Spécialistes informatiques".
Outils opérationnels
La section Outils fournit des actions globales pour toutes les agences affectées à la tâche :
- Message diffusé : Cette fonctionnalité vous permet d'envoyer une seule mise à jour (telle qu'un changement de salaire ou une nouvelle échéance) à chaque agence travaillant sur le poste en une seule fois ou des mises à jour plus larges, telles qu'un gel de l'embauche ou une prolongation de délai. Les agences reçoivent immédiatement une notification par e-mail chaque fois qu'un message leur est envoyé.
- Gérer les balises : permet d'ajouter des identifiants au niveau du job, tels que "Priorité élevée", pour faciliter l'organisation de vos jobs.
- Tâche en attente : bascule qui met en pause l’activité d’agence pour cette demande ; cliquer à nouveau dessus permet de rétablir le statut actif du poste.
Tableau de vue d’ensemble de l’agence
La table principale affiche une liste des agences disponibles avec des points de données critiques pour informer votre sélection :
- Icônes de nom et de statut : à côté de chaque nom d'agence se trouve un indicateur de statut. Une coche indique que l'agence a accepté son invitation et son contrat, tandis qu'une icône d'horloge signifie que l'invitation est toujours en attente. Bien que vous puissiez toujours envoyer des offres d'emploi à des agences en attente, elles ne peuvent pas les voir tant qu'elles n'ont pas accepté vos conditions.
- Contrat et type de travail : cette colonne identifie le contrat-cadre appliqué à l'agence (par exemple, "UK Agencies") et la nature de l'engagement, comme Permanent ou Freelance.
- Structure des frais : affiche les conditions commerciales convenues (standard ou personnalisées).
- Listes d’agence : indique à quelles listes internes le partenaire appartient actuellement.
- Évaluation : afficher la mesure de performance en fonction des données de réussite du placement et du délai de recrutement.
En bas de l'écran, le système suit le nombre d'agences sélectionnées. Une fois les agences souhaitées vérifiées, l’administrateur sélectionne Confirmer ma sélection pour publier officiellement le poste auprès de ces agences, déclenchant ainsi une notification immédiate à leurs hubs respectifs.
La boîte de réception de l’agence
La plateforme facilite la communication contextuelle via le chat d’agence, qui est accessible directement à partir de l’onglet de communication du profil du candidat ou d’une boîte de réception centralisée de l’agence.
La Boîte de réception de l'agence sert de plateforme unifiée pour les interactions générales et spécifiques au candidat :
- Afficher et gérer les listes d’agences : vous pouvez voir une liste de vos agences sur le côté gauche, ce qui facilite la sélection d’un partenaire spécifique pour la communication.
- Participer à des conversations directes : vous pouvez échanger des messages généraux avec une agence qui n'est pas liée à un candidat spécifique.
- Participer à des discussions en direct spécifiques aux candidats : en sélectionnant un candidat spécifique dans la liste, vous pouvez communiquer sur sa candidature particulière. Si vous envoyez un message à un candidat, la boîte de réception affiche automatiquement les messages précédents du profil de ce candidat, afin que vous puissiez poursuivre la conversation en toute transparence.
- Gérer les documents partagés : vous pouvez accéder aux fichiers partagés lors de vos conversations.
Remarque
Les documents partagés dans les conversations directes sont uniquement sauvegardés dans la boîte de réception, tandis que ceux partagés dans les discussions spécifiques aux candidats sont également visibles sur le profil du candidat pour l'équipe d'embauche. - Suivi de l'historique des communications : tout l'historique des discussions en direct est stocké en permanence dans la plateforme, fournissant une piste d'audit fiable à des fins de conformité et de feedback.
Pour que ces fonctionnalités soient disponibles, votre rôle interne doit être configuré avec des autorisations Interact/Admin pour le module Chat dans les Paramètres du portail de l’agence.
Gérer la communication avec l’agence
Pour accéder à la boîte de réception de l’agence et gérer vos communications avec les agences de recrutement, suivez ces étapes et profitez des fonctionnalités de messagerie centralisée :
Étapes
Sélectionnez l'icône Boîte de réception dans le coin supérieur droit de l'écran en regard de la barre de recherche.
Sélectionnez Ma boîte de réception dans le menu à gauche de la page.
Sélectionnez Corbeille d'arrivée de l'agence dans le menu déroulant pour ouvrir les communications avec les partenaires.
Suivi de la soumission de l’agence
Les candidats soumis par l’agence sont faciles à identifier dans le pipeline à l’aide de balises d’agence automatiques, qui peuvent inclure le nom et les frais de l’agence, ainsi que des suffixes de nom facultatifs configurés dans les paramètres. Les recruteurs peuvent consulter les notes du candidat qui incluent des détails sur la rémunération, tels que le salaire de base mensuel, la rémunération au 13e mois, les budgets de mobilité et des explications sur l'adéquation du candidat au rôle. Au fur et à mesure que les candidats passent par les phases d'embauche, le système met automatiquement à jour le tableau de bord de l'agence et envoie des notifications, donnant ainsi aux agences une visibilité claire sur l'avancement sans nécessiter de mise à jour manuelle du statut.
Visionnez cette vidéo pour savoir comment envoyer des emplois et des communications aux agences à l’aide du Portail de l’Agence.
Cette vidéo est destinée à des fins de démonstration. Toutes les références faites dans cette vidéo aux vidéos précédentes ou ultérieures de ce cours (y compris les titres, les numéros, les liens ou la séquence) peuvent différer de la structure actuelle du cours. En outre, certaines fonctionnalités affichées peuvent avoir évolué au fil du temps en raison d'améliorations continues ou de décisions de gestion.
Synthèse
- Publiez les demandes de recrutement pour les agences sélectionnées à partir de l’espace de travail Ajouter une agence externe.
- Utilisez les outils de l’agence pour prévisualiser les emplois, cartographier les étapes, envoyer des mises à jour et gérer les paramètres des tâches.
- Gérer la communication avec l’agence via la Boîte de réception de l’agence pour les conversations générales et spécifiques au candidat.
- Suivez les candidats soumis par l’agence à l’aide de balises, de remarques, de mises à jour du tableau de bord et de notifications automatiques.