Configuration du processus d'embauche

Managing Hiring Processes

Objective

After completing this lesson, you will be able to gérez les processus d’embauche dans SmartRecruiters.

Processus d'embauche

La gestion du processus de recrutement est cruciale pour attirer et sécuriser les meilleurs talents. SmartRecruiters offre des outils robustes pour personnaliser et automatiser ces processus, garantissant ainsi une expérience fluide et efficace pour les candidats et les équipes de recrutement.

Les processus d’embauche dans SmartRecruiters offrent une approche structurée de la gestion des candidats à travers différentes étapes de recrutement. Un processus d'embauche est visible sur une fonction sous l'onglet Processus d'embauche.

L'écran Traiter le processus d'embauche de SmartRecruiters s'affiche avec les étapes Nouveau, En cours d'évaluation, Entretien, Offre et une vignette pour chaque étape de ces étapes.

Un processus d'embauche détermine les étapes (de niveau supérieur) et les étapes (y compris les étapes personnalisées) suivies par un candidat, de la candidature initiale à l'embauche. Vous pouvez adapter les processus d'embauche aux zones organisationnelles, en vous assurant que chaque type de fonction suit un workflow spécifique pertinent. Un processus d'embauche par défaut est également disponible pour toutes les fonctions qui ne répondent aux critères d'aucun autre processus défini. Le processus d'embauche est visible sur le profil du candidat, indiquant son stade actuel dans le parcours de recrutement.

​Toutes les instances SmartRecruiters ont un processus d’embauche par défaut que les administrateurs peuvent personnaliser en ajoutant ou en supprimant des étapes dans les phases principales d’évaluation, d’entretien et d’offre. Une fois qu'un processus d'embauche est configuré, les membres de l'équipe d'embauche peuvent déplacer chaque candidat par étapes telles que la vérification du CV, les évaluations et les entretiens, et analyser le nombre de candidats à chaque étape au fil du temps afin d'identifier les opportunités d'amélioration.

Considérations relatives à la gestion des processus d'embauche

  • 120 processus d'embauche au maximum peuvent être créés.
  • Vous ne pouvez pas renommer les étapes d’embauche standard. Vous pouvez uniquement ajouter, supprimer et réorganiser les étapes d'embauche standard.
  • Vous pouvez créer des étapes d'embauche personnalisées dans chacune des étapes d'embauche standard (En cours d'évaluation, Entretien, Offre).

Personnaliser le processus d’embauche par défaut

Étapes

  1. Accédez à Options.

  2. Sélectionnez Processus d'embauche dans la section Configuration.

  3. Sélectionnez Modifier au-dessus du processus d’embauche.

  4. Sélectionnez Ajouter étape au-dessus de l'une des catégories de statuts disponibles pour ouvrir une liste des étapes disponibles à ajouter.

    La page Modifier le processus d'embauche s'affiche avec les colonnes d'étape et les boutons Ajouter une étape sont mis en surbrillance pour la personnalisation.

  5. Sélectionnez une étape à ajouter dans la liste.

    Vous pouvez également sélectionner Ajouter Personnalisé pour ajouter une nouvelle étape.

  6. Pour supprimer une étape, cliquez sur l'icône X dans le coin de la vignette de l'étape.

  7. Pour réorganiser une étape, sélectionnez la partie inférieure de l'étape et faites-la glisser vers la zone souhaitée.

  8. Sélectionnez Enregistrer le processus d’embauche.

Créer un processus d’embauche

Étapes

  1. Accédez à Options.

  2. Sélectionnez Processus d'embauche dans la section Configuration.

  3. Sélectionnez +Nouveau processus d’embauche.

  4. Donnez un nom au processus d’embauche.

  5. Sélectionnez Ajouter une étape en regard d'une étape pour ouvrir une liste des étapes disponibles pour cette étape.

    Sélectionnez Ajouter personnalisé dans la liste pour créer une étape personnalisée et lui donner un nom.

    Astuce

    Meilleure pratique : pour prendre en charge le reporting et l'analyse, assurez-vous que les étapes personnalisées ajoutées à plusieurs processus d'embauche utilisent exactement la même orthographe et la même majuscule.

  6. Continuez à remplir chaque étape avec des étapes standard ou personnalisées selon vos besoins.

  7. Sélectionnez Sauvegarder.

    Affiche le processus Modifier l’embauche, en mettant en surbrillance l’étape Entretien et les options Ajouter une étape : Écran de l’équipe d’embauche, Évaluation du C.V., Soumis au responsable.

    Remarque

    Pour chaque étape d'un processus d'embauche, il est possible d'avoir jusqu'à 15 étapes d'embauche.

Affecter un processus d'embauche à des fonctions

Au lieu d'affecter un processus d'embauche personnalisé à des fonctions individuelles, vous l'affectez à des valeurs spécifiques dans vos zones organisationnelles.

Les règles suivantes déterminent le processus d'embauche qui est appliqué.

Lorsqu'une personne de votre société crée une tâche et sélectionne des valeurs de champ d'organisation :

  • Si les valeurs des champs d'organisation sélectionnées correspondent à celles affectées à un processus d'embauche personnalisé, ce processus d'embauche est automatiquement appliqué à la tâche.
  • Si les valeurs des champs d'organisation sélectionnées ne correspondent à aucun processus d'embauche personnalisé, le processus d'embauche par défaut est appliqué.
  • Un seul processus d’embauche peut postuler à un poste. Par conséquent, si vous avez (ou prévoyez d'avoir) plusieurs processus d'embauche, vous devez vous assurer que leurs valeurs de zone organisationnelles affectées ne se chevauchent pas.

Étapes

  1. Accédez à Options.

  2. Sélectionnez Processus d'embauche dans la section Configuration.

  3. Sélectionnez le processus d’embauche personnalisé que vous souhaitez affecter à des emplois.

  4. Dans la section Appliquer à, sélectionnez les zones d'organisation auxquelles affecter le processus d'embauche.

    La page Modifier le processus d'embauche s'affiche avec les vignettes d'étape et la section Appliquer aux marques et au pays est mise en surbrillance.

  5. Sélectionnez Enregistrer le processus d’embauche.

  6. Si vous souhaitez appliquer les modifications aux jobs existants, sélectionnez Sauvegarder et corriger à nouveau.

    Remarque

    Lorsqu'un nouveau processus est affecté et qu'il existe des étapes de l'ancien processus qui ne sont pas également présentes dans le nouveau processus, les équipes d'embauche peuvent voir une icône d'information dans le coin supérieur droit de cette étape qui les informe qu'il s'agit d'une étape d'un processus d'embauche précédent et que les candidats à cette étape doivent être réaffectés si nécessaire à une étape valide dans le processus d'embauche actuel.
    La fenêtre contextuelle affiche le nombre de phases de l’offre et un avertissement : réaffectez les candidats aux étapes correspondantes après avoir appliqué un nouveau processus d’embauche.

Fonctionnalités de configuration du processus d’embauche

Workflows, évaluations et notifications

Les workflows, les évaluations et les notifications peuvent être ajoutés à des étapes individuelles de votre processus d'embauche. Lorsque vous cliquez sur les étapes et les étapes, une fenêtre pop-up s'affiche pour vous permettre de configurer ces options pour chaque étape.

SmartRecruiters Modifier le processus d’embauche avec les étapes ; l’étape Entretien d’équipe sélectionnée affiche le bouton à bascule Obligatoire, les flux de traitement, les évaluations, les notifications.

Toute étape des étapes En cours d’évaluation, Entretien ou Offre peut être marquée comme requise. Lorsqu’une étape est requise, les candidats ne peuvent pas avancer dans le processus d’embauche tant qu’ils n’ont pas atteint cette étape. Ils ne peuvent pas être ignorés.

Gestion des évaluations

Les évaluations peuvent être intégrées au processus d'embauche pour évaluer les compétences et les compétences des candidats.

  • Ajouter des évaluations : cliquez sur une étape et sélectionnez Évaluation.
  • Choix d'un fournisseur d'évaluation : sélectionnez le fournisseur d'évaluation dans la liste (nécessite la configuration de l'intégration).
  • Déclencheur automatique : s’il est disponible, le déclencheur automatique peut être activé pour envoyer automatiquement l’évaluation au candidat une fois qu’il a atteint l’étape.

Intégration de l'évaluation

Si votre organisation utilise des outils d'évaluation tiers, vous pouvez les intégrer au processus d'embauche. Après avoir configuré l'intégration dans la section Applications et intégrations, vous pouvez ajouter des évaluations en ligne à des étapes spécifiques.

Notifications

Pour chaque étape, vous pouvez activer une notification pour le responsable du recrutement. Lorsque cette option est activée, le responsable du recrutement est informé lorsqu’un candidat entre dans cette étape.

Exemple de cas d'utilisation : standardisation du processus de recrutement global de l'entreprise B

La société B est une multinationale de services financiers qui opère en Amérique du Nord, en Europe et en Asie. Leur équipe de recrutement est confrontée à un défi : différentes régions et différents services utilisent des processus d'embauche incohérents, ce qui entraîne de la confusion, des retards d'embauche et une mauvaise expérience des candidats.

Le défi :

  • Les rôles d'entreprise nécessitent des vérifications approfondies des antécédents et des contrôles de conformité.
  • Les postes d'entrée dans la banque de détail ont besoin de délais d'exécution rapides.
  • Les recrues de cadres supérieurs impliquent plusieurs entretiens avec les parties prenantes et les approbations du conseil d'administration.
  • Les responsables régionaux du recrutement créent des processus ad hoc, ce qui rend impossible un suivi cohérent des métriques.

La solution :

Le Global Talent Acquisition (TA) Director collabore avec les responsables régionaux pour créer trois processus de recrutement standardisés.

  1. Processus des rôles d'entreprise et de conformité
    • Affecté aux services : fonctions internes, juridique, conformité
    • Étapes personnalisées ajoutées : Vérification des antécédents réglementaires, Vérification de la conformité
    • Marqué comme requis : étape de contrôle des références
  2. Banque de détail - Processus en masse
    • Affecté aux services : Banque de détail | Niveau d’emploi : Niveau d’entrée
    • Rationalisé avec moins d'étapes pour plus de rapidité
    • Déclenchement automatique de l'évaluation activé à l'étape Évaluation des compétences
  3. Processus de leadership exécutif
    • Affecté à : Niveau du poste : Cadre, VP
    • Étapes personnalisées ajoutées : entretien des membres du comité de direction, évaluation du comité de direction
    • Notifications du responsable du recrutement activées aux points de décision clés

L'écran Résultat :

Désormais, lorsqu'un recruteur crée un nouvel emploi, SmartRecruiters applique automatiquement le processus d'embauche approprié en fonction du service et du niveau d'emploi sélectionnés, garantissant ainsi la cohérence, la conformité et l'efficacité dans toutes les activités d'embauche globales de l'entreprise B.

En outre, l'entreprise sera en mesure de générer des rapports plus cohérents sur des métriques telles que le temps passé dans l'étape.

Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus sur la création d’un processus d’embauche.

Cette vidéo est destinée à des fins de démonstration. Toutes les références faites dans cette vidéo aux vidéos précédentes ou ultérieures de ce cours (y compris les titres, les numéros, les liens ou la séquence) peuvent différer de la structure actuelle du cours. En outre, certaines fonctionnalités affichées peuvent avoir évolué au fil du temps en raison d'améliorations continues ou de décisions de gestion.

Synthèse

  • Les processus d’embauche dans SmartRecruiters offrent une approche structurée de la gestion des candidats à travers différentes étapes de recrutement.
  • Vous pouvez adapter différents processus d'embauche en fonction des zones organisationnelles.
  • Un processus d'embauche par défaut est disponible pour les fonctions qui ne répondent aux critères d'aucun autre processus défini. Ce processus par défaut peut également être personnalisé.
  • Les processus d'embauche personnalisés sont affectés à des fonctions en leur affectant certaines valeurs pour vos zones d'organisation.
  • Les workflows, les évaluations et les notifications peuvent être ajoutés aux différentes étapes de votre processus d'embauche.
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