Objective
Le portail de l'agence est conçu pour soutenir votre équipe de recrutement en créant une connexion fluide entre votre organisation et les agences externes. Elle centralise la communication, contribue à renforcer la confiance et accélère le processus d'embauche.
Cette leçon explique les principaux domaines du portail, les informations requises et la manière dont ces informations s'affichent à la fois pour les recruteurs et les partenaires de l'agence.
Le tableau de bord est le premier écran que les utilisateurs d'agence voient après la connexion. Il leur fournit une synthèse rapide de leur charge de travail et de leurs métriques de performance actuelles.
Métriques KPI : les compteurs numériques affichent les points de données clés, y compris les jobs disponibles, le nombre total d'entreprises, les candidats chargés et les candidats en cours de traitement.
Répartition du pipeline : le tableau de bord indique où se trouvent les candidats dans le processus de recrutement, y compris l'étape 1, l'entretien 2 et +, les offres et les placements.
Notifications : une section dédiée Nouvelles notifications de poste alerte immédiatement les agences sur les nouvelles opportunités.
Suivi des activités : les sections Action requise et À venir aident les agences à hiérarchiser les tâches quotidiennes.
L'espace de travail Jobs sert de hub central aux agences pour parcourir, filtrer et gérer les postes vacants spécifiques que votre organisation a partagés avec elles. Cette vue est conçue pour fournir aux agences tout le contexte nécessaire pour trouver et proposer le talent approprié tout en suivant leurs propres niveaux d'engagement pour chaque rôle.
En haut de l'écran, l'utilisateur peut naviguer entre trois onglets principaux pour organiser sa charge de travail : Tous les jobs, Notifications de job et En cours de traitement.
Pour aider les agences à identifier rapidement les rôles pertinents dans un large portefeuille, l'espace de travail dispose d'un système complet de filtrage sur deux lignes :
Recherche principale : les partenaires peuvent effectuer une recherche par titre ou code et filtrer par domaine, ancienneté, lieu (par exemple, Amsterdam) et fourchette de salaires spécifique.
Exigences spécifiques : une deuxième ligne de filtres permet de restreindre les résultats par nom de société, options de parrainage de visa, type de travail (permanent ou indépendant), langue requise et options de déplacement.
Chaque poste vacant est représenté sous la forme d'une carte détaillée qui extrait des informations directement de votre ATS, y compris des "informations spécifiques à l'agence" qui restent cachées sur le site public de carrières. L'utilisateur peut voir les informations suivantes :
Identité et statut : le titre du poste est affiché à côté d'un badge « NOUVEAU » et d'une icône en forme de punaise pour les rôles à priorité élevée, avec le logo de l'employeur et de l'entreprise spécifiques clairement visibles. Pour soumettre le candidat, cliquez sur le titre du poste.
Logistique et contexte : la carte répertorie le type d'emploi, le site et le nombre minimum d'heures par semaine.
Qualifications et rémunération : bien que la capture d'écran affiche des espaces réservés, cette zone est conçue pour afficher les compétences requises et la plage de rémunération pour aider les agences à qualifier les candidats avant la soumission.
Le côté droit de chaque bon de travail fournit à l'agence un feedback en temps réel sur ses performances et ses gains potentiels pour cette demande spécifique :
Votre activité : trois compteurs suivent l'impact du partenaire sur le poste : Vues (nombre de fois qu'ils ont regardé la publication), Présenté (nombre total de candidats proposés) et En cours de traitement (candidats qui passent actuellement par les phases d'embauche).
Frais de placement : une barre verte visible affiche les conditions commerciales convenues du contrat-cadre, telles que « 5 % du salaire annuel ». Cela garantit une transparence totale concernant la récompense financière pour une embauche réussie avant le début du travail de l'agence.
Utilisez la page Détails de la tâche pour vérifier tout ce que vous devez savoir sur un rôle spécifique. Cette page regroupe les données emploi publiques et les détails de l'agence réservée aux recruteurs afin que vous puissiez comprendre le poste, le processus d'embauche et les étapes requises pour soumettre un candidat. La page Détails du poste sert de source d'informations définitive de l'agence.
Vérifiez l'intitulé du poste, la société d'embauche, le code emploi, le type d'emploi et le site en haut de la page.
Vérifiez l'intervalle de paiement et la section Rémunération et avantages sociaux pour comprendre les détails financiers du rôle.
Lisez la description du poste et les compétences requises pour évaluer si un candidat correspond bien.
Examinez les détails des partenaires uniquement, tels que les conditions de travail et la culture d'entreprise, pour mieux expliquer l'opportunité aux candidats.
Vérifiez la barre des frais de placement pour confirmer les conditions commerciales convenues avant de poursuivre.
Surveillez le compteur Points restants pour suivre vos crédits de soumission restants.
Cliquez sur Nommer un candidat pour lancer le processus structuré de soumission de candidat.
Utilisez le bouton J’ai une question pour ouvrir une discussion d’agence avec un recruteur si vous devez clarifier les détails du poste.
Consultez le calendrier du processus de candidature pour suivre la progression des candidats à chaque étape du recrutement.
Faites défiler jusqu'à la section Emplois similaires en bas de la page pour explorer d'autres postes vacants connexes.
Pour une transparence totale, l'interface dispose d'un calendrier visuel du processus de candidature qui correspond directement à l'ATS du recruteur, ce qui permet aux agences de suivre la progression en temps réel de leurs candidats à travers des étapes telles que Introduit, En revue, divers niveaux d'entretien, Offre et Embauché. À moins qu'ils ne soient spécifiquement masqués par l'employeur, les noms et les rôles de l'équipe d'embauche (tels que les responsables du recrutement) sont visibles, ce qui fournit un point de contact clair. Ce mappage garantit que les agences sont automatiquement informées des modifications de statut lorsque l'équipe interne prend des mesures, en maintenant une boucle de rétroaction fluide.
L'espace de travail Candidats est la base de données centrale de l'agence pour la gestion de son pool de talents et le suivi des candidatures actives. Cette interface permet aux partenaires de recrutement de maintenir une base de données propriétaires de candidats, qu’ils peuvent ensuite proposer à des offres d’emploi spécifiques partagées par votre organisation.
L'onglet Candidats comporte deux vues pour vous aider à organiser votre pool de talents :
Tous les candidats : affiche votre pool complet d'agences, où tous les profils de candidats sont stockés avant d'être liés à une ouverture de poste spécifique.
En cours de traitement : filtre la vue pour afficher uniquement les candidats actuellement actifs dans une phase d'embauche, tels que les entretiens ou les offres.
Pour trouver rapidement un candidat spécifique, utilisez les options de filtrage disponibles :
Filtres standard : recherche par nom, domaine (par exemple, support, marketing), ancienneté, lieu et statut.
Recherche de compétences — Saisissez des requêtes de type booléen (par exemple, "Scala OR Maven") pour rechercher des candidats ayant des compétences techniques spécifiques.
Plage de salaires : faites correspondre les attentes salariales des candidats avec le budget défini dans l'offre d'emploi.
Chaque enregistrement de candidat de la liste fournit un résumé instantané des données de profil analysées ou saisies manuellement par l'agence.
Chaque enregistrement de la liste inclut les détails suivants :
Nom et propriété : affiche le nom du candidat, ses initiales et le mot-clé « Créé par : moi » pour vous permettre d'identifier facilement quel recruteur de votre agence gère le profil.
Synthèse professionnelle — Affiche l'intitulé du poste actuel du candidat, son employeur et ses principaux domaines d'expertise (par exemple, l'analyste support ERP).
Lieu et salaire — Affiche l'emplacement du candidat et son salaire attendu.
Sélectionnez le bouton Proposer un emploi sur le profil d'un candidat. Vous accédez à l'écran Sélectionner un poste, où vous pouvez rechercher le poste vacant auquel vous voulez soumettre le candidat.
Recherchez un job à l'aide des filtres en haut de l'écran. Vous pouvez effectuer une recherche par :
| Filtre | Description |
|---|---|
| Intitulé ou code du poste | Saisissez un titre ou un code de référence. |
| Domaine | Sélectionnez un espace de travail pertinent. |
| Ancienneté | Filtrer par niveau d'expérience |
| Site | Saisir une ville ou une région |
| Plage de salaires | Définir un salaire minimum et maximum |
Cliquez sur la loupe verte tout à droite pour exécuter la recherche.
Sélectionnez le bouton vert Proposer un candidat sur le bon de travail correspondant pour commencer la soumission. La carte affiche le logo de l'entreprise et le site de l'emploi.
Lorsque vous cliquez sur le bouton Proposer un candidat, une nouvelle page Présenter le candidat s'ouvre et vous pouvez soumettre le candidat. Cette page identifie clairement le titre et l’employeur actuels du candidat, accompagnés d’un texte d’instructions précisant qu’il s’agit d’une soumission spécifique au poste et que toute modification apportée ici ne modifiera pas le profil par défaut du candidat.
La section Informations sur le candidat suit, affichant les principaux détails de contact tels que l'adresse e-mail du candidat et fournissant des champs pour vérifier son emplacement, son numéro de téléphone et son domaine professionnel.
Sous les détails du profil, la section Adaptation au poste fournit une grande zone de texte pour les commentaires, que les agences utilisent pour fournir des données qualitatives telles que l'explication de la correspondance et la motivation du candidat.
La zone d'ajustement de la rémunération permet à l'agence d'annuler ou de confirmer les attentes financières et tout budget de mobilité, tout en s'assurant que la devise correspond aux exigences de l'employeur. Avant de finaliser la soumission, l'utilisateur doit cocher une case de confirmation pour cinq points critiques (y compris le consentement du candidat, la sensibilisation de l'entreprise et l'accord sur la rémunération) avant de cliquer sur le bouton vert Proposer un candidat, qui affiche en évidence les crédits restants de l'agence pour encourager les soumissions de haute qualité.
L'utilisateur peut également soumettre le nouveau candidat qui n'est pas encore dans la base de données en cliquant sur le signe plus dans le coin inférieur droit. Les informations suivantes doivent être saisies sur cette page :
L'onglet Contrats sert de hub centralisé pour la gestion des accords juridiques et commerciaux avec plusieurs organisations clientes.
Le tableau de bord principal fournit des points de données généraux essentiels pour chaque partenariat, y compris le contrôle de version via un menu déroulant. Cette fonctionnalité garantit que l’agence et l’employeur sont toujours alignés sur les conditions juridiquement contraignantes les plus récentes (par exemple, « Version 1 - Accepté »). En outre, le système inclut le suivi de l'acceptation, qui affiche la date précise à laquelle chaque accord a été finalisé afin de fournir une piste d'audit claire du moment où le partenariat a été officiellement activé pour le partage de postes et les soumissions de candidats.
En cliquant sur le bouton Afficher les détails, les agences peuvent accéder à une analyse approfondie des conditions commerciales granulaires analysées à partir de leur contrat-cadre ou saisies manuellement lors du processus d'invitation. Cette vue détaillée affiche la structure des frais convenue (pourcentage, fixe ou personnalisé), la devise de transaction et des clauses de prestation spécifiques telles que les périodes de garantie, les pourcentages de restitution et les temps de remplacement. En outre, l'espace de travail facilite la gestion des documents en permettant aux agences de télécharger une copie de l'accord initialement signé et chargé directement pour leurs enregistrements.
L'onglet Boîte de réception agit comme un hub de communication centralisé où les agences gèrent toutes les interactions avec leurs clients. Elle remplace les chaînes d'e-mails fragmentées par un système de discussion en direct centralisé et auditable. Chaque interaction dans cet espace de travail est stockée en permanence, créant une piste d'audit fiable pour la conformité et la référence historique.
Dans la partie gauche, l'utilisateur peut voir une liste Sociétés, qui affiche tous les clients avec lesquels l'agence est actuellement en partenariat. Cette barre latérale inclut des bulles de notification vertes qui indiquent le nombre de messages non lus pour chaque société spécifique, garantissant ainsi qu'aucune mise à jour n'est manquée.
Le volet central organise la communication en deux catégories distinctes pour fournir un meilleur contexte pour la conversation :
À l'aide de ces fils contextuels, les agences peuvent demander des commentaires supplémentaires, fournir des mises à jour sur la disponibilité des candidats ou clarifier les exigences du poste directement dans la plateforme. Une barre de recherche en haut de l'interface permet à l'apprenant de trouver rapidement des messages spécifiques à l'aide de mots-clés ou de noms de candidats.
En bas de l'écran, la zone de texte "ÉCRITURE A MESSAGE..." permet à l'agence d'envoyer des mises à jour en temps réel qui circulent directement dans l'environnement SmartRecruiters du recruteur.
Une distinction importante pour l'utilisateur est la manière dont les fichiers partagés sont traités : les documents partagés dans les conversations directes restent uniquement dans la boîte de réception, tandis que ceux partagés dans les discussions spécifiques aux candidats sont également automatiquement visibles sur le profil du candidat pour l'équipe de recrutement du recruteur. Enfin, chaque interaction dans cet espace de travail est stockée en permanence, créant une piste d'audit fiable pour la conformité et la référence historique.
Utilisez le tableau de bord pour surveiller les métriques clés, les notifications et les tâches quotidiennes.
Utilisez l’onglet Emplois pour rechercher des offres d’emploi, consulter les détails du poste et suivre l’activité de l’agence et les frais de placement.
Examinez la page Détails du poste et le calendrier de candidature pour comprendre les exigences du rôle et la progression des candidats.
Utilisez l'onglet Candidats pour gérer les talents, soumettre des candidats et confirmer l'adéquation au poste et à la rémunération.
Utilisez les onglets Contrats et Boîte de réception pour vérifier les accords et communiquer avec les recruteurs au même endroit.