Setting Up Job Approvals

Les approbations de postes dans SmartRecruiters fournissent un moyen structuré de gérer le processus d’embauche en veillant à ce que les bonnes personnes examinent et approuvent les offres d’emploi avant leur publication. Les jobs nécessitant une approbation ne peuvent pas être publiés tant que tous les approbateurs désignés n'ont pas accordé l'autorisation. Les approbateurs reçoivent une notification par e-mail et peuvent vérifier les détails de la tâche directement à partir de la notification ou en se connectant au système.

Par défaut, les approbateurs se voient accorder un accès administrateur temporaire à la tâche, qui peut être configurée pour rétablir leurs autorisations standard une fois l'approbation terminée. Ces contrôles permettent de maintenir la cohérence, la conformité et la qualité tout au long du processus d'embauche.

La configuration de l'approbation est un processus en deux étapes :

1. Créez le set et sélectionnez les fonctions auxquelles il doit s'appliquer à l'aide des valeurs des zones organisationnelles.
2. Ajoutez la chaîne d'approbation.

   Il existe trois options de chaîne d'approbation :

   • Configurez une chaîne séquentielle dans laquelle les approbateurs reçoivent les demandes et approuvent dans l'ordre.
   • Configurer une chaîne d'approbation parallèle dans laquelle tous les approbateurs reçoivent les demandes d'approbation en même temps et peuvent approuver indépendamment. Lors de la configuration d'une chaîne parallèle, il existe deux options : tous les approbateurs doivent approuver le job ou au moins un approbateur doit l'approuver.
   • Configurez une chaîne d'approbation d'intégration qui permet à l'intégration de récupérer et de gérer les demandes d'approbation pour le compte de l'utilisateur système.

Les administrateurs définissent les jobs qui nécessitent une approbation en affectant une combinaison unique de valeurs de zones organisationnelles à une chaîne d'approbation. Par exemple, un workflow d'approbation de fonction peut être appliqué uniquement aux fonctions d'un pays spécifique à l'aide de la zone d'organisation Pays/Région standard. Cette logique basée sur les champs d'organisation s'applique à toutes les chaînes d'approbation, à l'exception des chaînes d'approbation d'intégration, qui ne sont pas limitées par des combinaisons de champs d'organisation.

SmartRecruiters informe les approbateurs de la chaîne d'approbation par e-mail récapitulatif lorsqu'un utilisateur soumet une tâche pour approbation lors de la création de la tâche. Les approbateurs peuvent vérifier les détails du job et les approuver directement à partir de l'e-mail ou en se connectant à SmartRecruiters. Les tâches qui nécessitent une approbation ne peuvent pas être publiées tant que tous les approbateurs désignés n'ont pas approuvé le job.

Les approbateurs ne verront la tâche dans la liste des tâches que s'ils font partie de l'équipe d'embauche ou disposent d'un rôle utilisateur spécial. Il est recommandé aux approbateurs d'utiliser l'e-mail récapitulatif pour lancer leur processus d'approbation.

Lors de la création d'une tâche, en particulier dans un service avec une chaîne d'approbation configurée, l'option de chaîne d'approbation apparaît lors du processus de création de tâche. Si une chaîne d'approbation prédéfinie n'a pas été configurée, vous pouvez en configurer une lors de la création du job. Vous pouvez choisir entre des approbations séquentielles ou parallèles et nommer les approbateurs.

Une fois la chaîne d'approbation définie, l'utilisateur peut soumettre le job pour approbation. Les utilisateurs ayant accès à l'onglet des détails de la tâche peuvent vérifier le statut des approbateurs. Le statut est mis à jour à mesure que chaque approbateur soumet son approbation, indiquée par des coches vertes. Une fois que tous les approbateurs ont approuvé le job, il est prêt à être publié.

Les chaînes de réception se déclinent en quatre types :

• Par chaîne de tâches : permet aux créateurs de postes tels que les responsables du recrutement et les recruteurs de choisir des approbateurs pour chaque tâche. Cela donne plus de flexibilité au créateur de jobs.
• Chaîne parallèle : permet aux administrateurs de désigner un pool d'approbateurs à l'avance.
• Chaîne séquentielle : permet aux administrateurs de désigner une séquence stricte d'approbateurs.
• Chaîne d'intégration : permet à l'administrateur de désigner qu'un processus d'approbation sera géré par une intégration.

Par séquence de jobs

Pour permettre au créateur de jobs de sélectionner des approbateurs pour chaque job lors de la création du job, laissez Prédéfinir une chaîne d'approbation désactivé et sélectionnez Sauvegarder. Les créateurs de postes peuvent sélectionner leurs propres approbateurs à l'étape Équipe d'embauche de l'assistant Offre d'emploi.

Chaîne parallèle

Créez une chaîne d'approbation parallèle pour définir un pool d'approbateurs à l'avance tout en offrant de la flexibilité dans la manière dont les approbations sont accordées.

Dans une chaîne d'approbation parallèle :

• Tous les approbateurs reçoivent les demandes d'approbation simultanément.
• Les approbateurs peuvent les vérifier et les approuver indépendamment.

Contrairement aux chaînes séquentielles, une chaîne parallèle peut être configurée de sorte que tous les approbateurs doivent approuver le job ou qu'un seul approbateur soit requis pour l'approuver. Dans ce dernier cas, la demande est approuvée tant qu'un seul approbateur donne son approbation, même si un (ou tous) les autres approbateurs refusent.

Chaîne séquentielle

Utilisez une chaîne d'approbation séquentielle lorsque les approbations doivent avoir lieu dans un ordre spécifique. Dans cette configuration, chaque approbateur reçoit la demande d'approbation uniquement après que l'approbateur précédent a approuvé la tâche. Le job ne peut pas être publié tant que chaque approbateur ne l'a pas approuvé dans l'ordre.

Dans cet exemple, le responsable du recrutement recevra la première demande d'approbation. Lorsqu'il approuve, le recruteur reçoit une demande d'approbation.

Chaîne d'intégration

Avec l'introduction de l'utilisateur système, les identifiants de l'API sont désormais associés à ce rôle. Les références d'identification de l'API peuvent récupérer les approbations appartenant à l'utilisateur système et prendre en charge les clients qui souhaitent créer une intégration d'approbation.

• Les administrateurs qui configurent les modèles d'approbation de jobs peuvent définir une intégration comme approbateur initial dans Paramètres/Admin→Approbations de jobs.
• L’intégration renvoie une liste d’approbateurs utilisant des règles métier d’un autre système, tel qu’un système d’information sur les ressources humaines (SIRH).

Le processus d'approbation de l'intégration est généralement utilisé lorsque la logique des champs d'organisation ne correspond pas aux exigences d'approbation du client.

Si la mauvaise application est sélectionnée dans la liste déroulante, la chaîne d'approbation sera créée avec uniquement cet utilisateur d'intégration affecté. Étant donné que l’intégration ne remplit pas la chaîne d’approbation, l’approbation de la tâche démarre, mais ne peut pas être terminée.

Si un administrateur sélectionne la mauvaise intégration et que la chaîne d'approbation est sélectionnée par un job actif, la correction sur la page Options d'approbation ne déclenche pas automatiquement à nouveau le processus d'approbation. Le job devra être modifié et, une fois terminé, l’intégration s’exécutera comme prévu.

Cette intégration utilise l'API d'approbation GET/Approvals.

Vous pouvez également modifier les paramètres d'approbation du job pour personnaliser davantage le processus d'approbation. Ces paramètres peuvent être gérés dans l'onglet Paramètres d'approbation de job de la page Approbations de jobs.

Ces options incluent :

• Suppression de l'accès de l'approbateur : déterminez si les approbateurs conservent l'accès à la tâche après son approbation.

  Remarque

  Par défaut, les approbateurs de postes reçoivent un accès administrateur complet à une tâche, même s'ils ne font pas partie de l'équipe d'embauche. Si le bouton à bascule Paramètres d'approbation de tâche est activé, cet accès administrateur est temporaire et est supprimé immédiatement après l'approbation de la tâche. Leur accès revient alors à leurs autorisations de rôle standard, qui peuvent être limitées ou inexistantes si elles ne disposent pas de droits plus larges.
• Délégation des approbations : permet aux approbateurs de déléguer leur approbation à un autre utilisateur.
• Authentification : demandez aux utilisateurs de se connecter à SmartRecruiters pour approuver la tâche.

La fonctionnalité Déléguer les approbations ​améliore le processus d'approbation des tâches en permettant aux utilisateurs de sélectionner un approbateur délégué pour intervenir lorsqu'ils sont absents, ou pour qu'un administrateur délègue une approbation d'un utilisateur à un autre pour une tâche spécifique.

La fonctionnalité Déléguer les approbations ajoute une fonctionnalité importante à l'ensemble de fonctionnalités d'approbation de tâches. Il existe deux cas d'utilisation principaux.

1. Permettre à un utilisateur (utilisateur A) de sélectionner un approbateur délégué (utilisateur B) à remplir alors que l'utilisateur A est absent de son bureau. Avec ce cas d'utilisation, l'utilisateur A sélectionne une durée spécifique (plage de dates) pour la délégation à appliquer. Pendant ce temps, toutes les approbations de tâches destinées à l'utilisateur A sont transmises à l'utilisateur B.
2. Permettre à un administrateur de déléguer une tâche spécifique d'un utilisateur à un autre. Cela ne permet pas à l’administrateur de définir une plage de dates. Cette approche serait utilisée si l'utilisateur A est déjà absent du bureau.

• Les approbations de postes dans SmartRecruiters fournissent un processus structuré pour gérer l’embauche en s’assurant que les offres d’emploi sont examinées et approuvées avant leur publication.
• Les chaînes d'approbation peuvent être configurées comme parallèles, séquentielles, par tâche ou intégrées pour répondre à différents besoins organisationnels.
• Les administrateurs peuvent affecter des chaînes d'approbation à des jobs spécifiques en fonction des zones organisationnelles, garantissant ainsi l'application du workflow approprié.
• SmartRecruiters informe les approbateurs des approbations en attente et les tâches ne peuvent pas être publiées tant que toutes les approbations requises ne sont pas obtenues.
• Les paramètres d'approbation des tâches permettent la personnalisation, y compris la suppression de l'accès des approbateurs après approbation et la délégation des approbations à d'autres utilisateurs.