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Setting Up Your Calendar Integration

Objective

After completing this lesson, you will be able to configurez l'intégration du calendrier et la planification des entretiens pour rationaliser la gestion des entretiens et des temps.

Intégration du calendrier dans SmartRecruiters

Une intégration active du calendrier avec SmartRecruiters permet aux coordinateurs, aux chargés d’entretien et aux responsables du recrutement de rationaliser leur planification.

L'intégration du calendrier permet d'automatiser la planification des entretiens et de s'assurer qu'il n'y a pas de conflits de planification, ce qui permet aux utilisateurs système (recruteurs, responsables du recrutement et autres) de se concentrer sur la tâche en cours.

Avantages de la connexion des calendriers à votre ATS

  1. Planification automatique : votre calendrier connecté planifie automatiquement les entretiens, ce qui empêche la double réservation et garantit que la disponibilité est reflétée avec précision.
  2. Gestion efficace du temps : grâce à l'intégration de votre calendrier, vous pouvez gérer votre calendrier d'entretien et vos rendez-vous personnels en toute transparence, le tout au même endroit.
  3. Processus rationalisé : en connectant votre calendrier, la planification devient plus fluide et vous évitez de mettre à jour manuellement la disponibilité des personnes chargées de l’entretien chaque fois qu’un entretien est réservé.
  4. Expérience des candidats : les candidats signalent une expérience positive avec moins de va-et-vient lors de la planification.
  5. Intégration au niveau de l'entreprise et de l'utilisateur : les administrateurs ont la possibilité de configurer l'intégration du calendrier au niveau de l'entreprise et de l'utilisateur individuel :
  • Intégration au niveau de l'entreprise : les administrateurs peuvent configurer une intégration de calendrier par défaut pour l'ensemble de l'organisation. Les utilisateurs n'ont pas besoin d'effectuer de configuration supplémentaire pour intégrer leur calendrier si cette option est sélectionnée.
  • Intégration au niveau de l’utilisateur : les administrateurs peuvent autoriser les utilisateurs individuels à choisir le fournisseur de calendrier qu’ils souhaitent intégrer à SmartRecruiters (Google, Microsoft ou les deux). Cette option est idéale pour les utilisateurs qui peuvent avoir une adresse e-mail de calendrier différente de celle de leur compte SmartRecruiters.

Astuce

Meilleure pratique : réfléchissez à la manière de déployer l'exactitude et la responsabilité du calendrier à tous les chargés d'entretien pour garantir l'exactitude des informations.

Types d'intégration du calendrier

Utilisateur intégré au calendrier : utilisateur dont le compte SmartRecruiters est lié au même domaine que l’intégration du calendrier. Par exemple, si l'intégration du calendrier de votre organisation est configurée avec le domaine @smartrecruiters.com, le compte SmartRecruiters de l'utilisateur intégré au calendrier utilisera également ce domaine.

Exemple de calendrier utilisateur intégré - Semaine du 5 au 11 mai affichant les disponibilités, les événements et les temps bloqués avec des filtres.​

Utilisateur non intégré au calendrier : utilisateur dont le compte SmartRecruiters est lié à un domaine différent de celui utilisé pour l’intégration du calendrier. Par exemple, un utilisateur avec une adresse e-mail sur @gmail.com ou @exemple.com sera considéré comme un utilisateur non intégré au calendrier si l'intégration du calendrier est configurée pour @smartrecruiters.com.

Exemple d'utilisateur de calendrier non intégré Calendrier d'embauche hebdomadaire en GMT+2 affiche un entretien ; plusieurs calendriers d'équipe sont sélectionnables.​

Intégration du calendrier par utilisateur : identité d'e-mail distincte pour l'intégration du calendrier

L’intégration du calendrier permet aux utilisateurs de configurer une adresse e-mail distincte pour leur calendrier qui ne doit pas nécessairement correspondre à l’adresse e-mail de leur compte SmartRecruiters. Cette amélioration garantit que les utilisateurs avec des adresses e-mail différentes pour leur compte SmartRecruiters et leur calendrier (par exemple, Google ou Microsoft Calendar) peuvent toujours bénéficier d’une intégration transparente.

SmartRecruiters attribue la bonne adresse e-mail pour l’intégration du calendrier, ce qui évite les conflits ou les erreurs. L'intégration récupère de manière fiable des informations libres/occupées, crée ou met à jour des événements de calendrier et reçoit des mises à jour d'événements via des webhooks sans problème, même lorsque l'e-mail du calendrier de l'utilisateur diffère de son e-mail SmartRecruiters.

Fonctionnalités intégrées de planification des entretiens

E-mail d’invitation à l’entretien :

Si l’organisateur/coordinateur est un utilisateur intégré au calendrier (tel que Google, Office 365 ou Exchange), les personnes chargées des entretiens recevront une invitation par e-mail du fournisseur d’intégration du calendrier, et non de SmartRecruiters. Cette invitation inclut généralement un fichier ICS qui peut être ajouté directement au calendrier de la personne chargée de l’entretien.

Réservation directe : la plage horaire est réservée directement dans le calendrier intégré de l'organisateur. Les chargés d’entretien peuvent facilement accepter ou refuser l’invitation via plusieurs canaux :

  • Depuis l'interface utilisateur : vous pouvez gérer votre statut d'entretien directement depuis votre page d'accueil SmartRecruiters, sous Entretiens en attente en bas à droite.
  • À partir du calendrier : les chargés d’entretien peuvent accepter ou refuser l’entretien directement à partir de leur calendrier intégré.
  • Dans l’e-mail : les personnes chargées de l’entrevue peuvent également accepter ou refuser directement à partir de la notification par e-mail qu’elles reçoivent.

Si l’organisateur/coordinateur est un utilisateur non intégré au calendrier, les personnes chargées des entretiens recevront une invitation par e-mail de SmartRecruiters avec les détails de l’entretien et un lien permettant d’accepter ou de refuser l’entretien. Le calendrier de la personne chargée de l’entretien ne sera pas synchronisé automatiquement, sauf s’il accepte l’invitation.

Auto-ordonnanceur :

Avec l'intégration du calendrier actif, les utilisateurs intégrés au calendrier et non intégrés au calendrier peuvent accéder à l'auto-ordonnanceur. Voici comment cela fonctionne :

  • Pour les utilisateurs intégrés au calendrier : ces utilisateurs peuvent voir la disponibilité d'autres utilisateurs intégrés au calendrier sur l'auto-planificateur. En outre, leurs événements de calendrier sont affichés, offrant ainsi une expérience de planification fluide.
  • Pour les utilisateurs non intégrés au calendrier : ces utilisateurs ne peuvent pas voir la disponibilité des autres utilisateurs. Cependant, une exception s'applique lorsque l'entreprise utilise l'intégration du calendrier Office 365 avec des autorisations déléguées, ce qui permet aux utilisateurs non intégrés au calendrier d'afficher la disponibilité des utilisateurs intégrés au calendrier.

Synchronisation bidirectionnelle du calendrier :

Les horaires des entretiens changent souvent à la dernière minute, en particulier lorsque la disponibilité de la personne chargée de l’entretien change de façon inattendue. Dans de nombreux cas, les organisateurs d’entretiens effectuent ces changements directement dans leur calendrier (Google, Office 365 ou Exchange).

La synchronisation bidirectionnelle du calendrier offre aux entreprises la flexibilité de gérer automatiquement ces mises à jour. Lorsque cette option est activée, les modifications apportées dans le calendrier, telles que l’ajout ou la suppression de personnes chargées de l’entretien, peuvent être synchronisées à nouveau dans SmartRecruiters, ce qui réduit la coordination manuelle et évite les mauvaises communications.

Configuration de l'intégration du calendrier

Étapes

  1. Accédez à la page Options.

  2. Sélectionnez Applications et intégration.

  3. Sélectionnez Intégration du calendrier parmi les intégrations disponibles.

    La page Applications et intégrations affiche les paramètres, mettant l'accent sur l'intégration active du calendrier pour configurer des préférences unifiées ou individuelles.​

  4. Vérifier les types d’intégration disponibles

    1. Sélectionnez le type d'intégration du calendrier. Assurez-vous que l'option appropriée est sélectionnée pour votre organisation.

    2. Sélectionnez le fournisseur de calendrier dans la liste disponible fournie. Un seul type peut être sélectionné parmi les options suivantes :

      • Microsoft 365 ou Microsoft 365 (autorisations déléguées)
      • Microsoft Exchange
      • Google
      La boîte de dialogue Modifier l'intégration s'affiche pour sélectionner le type d'intégration du calendrier et le fournisseur ; les options À l'échelle de la société et Microsoft 365 sont sélectionnées.​

  5. Sélectionnez Suite.

  6. Sélectionnez l'un des deux types d'intégration disponibles et complétez l'écran de configuration :

    1. À l'échelle de l'entreprise : dans ce cas, un type d'intégration sera appliqué à tous les utilisateurs.

    2. Intégration par utilisateur : permet aux utilisateurs de connecter individuellement leur propre calendrier.

  7. Complétez les écrans de configuration dans lesquels vous pouvez activer l'intégration.

  8. Lorsque vous réduisez la zone Paramètres pour les calendriers Google ou Microsoft 365, sélectionnez Activer pour les types de calendrier que vous voulez mettre à la disposition des utilisateurs de votre société pour qu'ils se connectent individuellement.

Synthèse

  • L’intégration du calendrier dans SmartRecruiters rationalise le processus de planification des entretiens et évite les conflits de planification.
  • Les administrateurs peuvent configurer l'intégration du calendrier au niveau de l'entreprise et au niveau de l'utilisateur individuel.
  • SmartRecruiters prend en charge les utilisateurs intégrés au calendrier et non intégrés au calendrier.
  • Avec l'intégration du calendrier actif, les deux types d'utilisateurs peuvent accéder à l'auto-planificateur.
  • La synchronisation bidirectionnelle du calendrier permet aux modifications apportées au calendrier de se synchroniser à nouveau automatiquement dans SmartRecruiters.
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