Gestion des communications et des notifications

Using Messaging for SMS Messaging

Objective

After completing this lesson, you will be able to configurez les options d'accès et de consentement de Messagerie.

Messagerie pour une communication améliorée avec les candidats

La messagerie est un outil précieux au sein de SmartRecruiters qui permet aux recruteurs d’interagir avec les candidats par SMS et WhatsApp, ce qui permet d’accélérer les temps de réponse et d’améliorer la communication.

La messagerie permet d'embaucher des équipes pour envoyer des messages aux candidats par SMS et WhatsApp directement dans SmartRecruiters, sans avoir besoin de téléphones personnels. Il centralise les conversations, permet aux membres de l'équipe d'embauche de gérer les communications directement dans le système de recrutement, accélère les réponses et prend en charge les modèles et le reporting pour une communication conforme à l'échelle.

L'onglet Communication s'affiche avec l'exemple de message du candidat par SMS.

Avantages clés de l'utilisation de la messagerie

  • Communication bidirectionnelle et individuelle avec les candidats et les prospects dans les pays bénéficiant d'un soutien.
  • Débloquez la possibilité d'utiliser des numéros locaux et internationaux pour les SMS conformes au monde ; les canaux WhatsApp pour la messagerie mondiale.
  • Centralisez les messages dans Ma boîte de réception et dans l'onglet Communication du Profil du candidat, avec des notifications pour les messages entrants.
  • Envoyez des invitations à des entretiens et des rappels par SMS ou WhatsApp.
  • Reporting d'utilisation par utilisateur et par pays.
  • Créez et gérez des modèles SMS/WhatsApp avec des champs de fusion.

Messagerie pour un environnement

La mise en place de Messagerie, ou l’ajout d’un canal ou d’un pays, ne peut se faire qu’avec l’assistance d’un Consultant d’Onboarding SmartRecruiters. Contactez votre AM ou CSM SmartRecruiters pour en discuter, car il ne s’agit pas d’une implémentation en libre-service.

Avant d'activer et d'activer la messagerie, vous devez être prêt à indiquer le(s) canal(s) à activer et les pays à prendre en charge.

Délai d'implémentation

Le temps nécessaire à l'implémentation de la messagerie varie en fonction de la configuration du pays :

Délai d'implémentationEnvoi de numéros de lieux
~ 3 semainesUS, CA, GB, NL, SE ou AU
~ 7 semainesFR, DE, AT, PL, IL, EE, BE, FL, PR, PH, CH, DK, IE ou avec WhatsApp

Configuration administrative : octroi de l'accès

​Avant d'utiliser la messagerie, les administrateurs doivent configurer les autorisations d'accès pour s'assurer que seuls les utilisateurs autorisés peuvent envoyer des messages via celle-ci.

Recommandations de configuration :

  • Les administrateurs doivent activer le consentement séparé pour SMS/WhatsApp. Cela garantit que les candidats ont la possibilité de donner leur consentement aux messages lorsqu'ils soumettent leur candidature ou lorsqu'une demande de consentement est envoyée.
  • Les administrateurs peuvent configurer des paramètres d’adhésion par SMS spécifiques au pays dans Paramètres globaux de conformité.
  • Les administrateurs doivent accorder l'accès à la messagerie aux membres de leur équipe d'embauche. Cette opération peut être effectuée individuellement dans la gestion des utilisateurs ou à l'échelle à l'aide du téléchargement et du chargement en masse des utilisateurs. Les administrateurs peuvent réattribuer des places aux utilisateurs à tout moment si les utilisateurs n’utilisent pas la fonctionnalité.

Attribuer des droits d'accès à la messagerie aux utilisateurs

Étapes

  1. Accédez à Options.

  2. Sélectionnez Gestion des utilisateurs dans la section Autorisations.

  3. Recherchez l'utilisateur pour lequel vous souhaitez accorder des autorisations et sélectionnez Modifier l'utilisateur.

  4. Dans la liste Accès, cochez la case Messagerie.

  5. Sélectionnez Sauvegarder.

    Écran Accès rôle utilisateur affiché avec les boutons Messagerie, CRM, E-mail/Mot de passe et Sauvegarder sélectionnés.

    Remarque

    Cet accès fonctionne conjointement avec les autorisations de l'onglet Communications sur un profil de candidat et l'accès général aux candidats en fonction de l'appartenance à l'équipe d'embauche ou du rôle dans le système.

Opt-in et consentement du candidat à l’échelle mondiale

Il est essentiel de garantir la conformité aux réglementations régionales lors de l'utilisation des SMS pour la communication. S'inscrire à une conversation par SMS avec un mot-clé peut être une exigence de conformité dans certains pays, tandis que dans d'autres, il peut seulement exiger que les informations d'identification soient incluses dans le premier SMS. Il incombe aux équipes de recrutement de comprendre et de respecter les lois locales en matière de messagerie.

Les paramètres d’adhésion à MS peuvent être configurés dans Paramètres globaux de conformité en sélectionnant un pays et en activant ou désactivant les paramètres d’opt-in SMS de messagerie.

Bouton Paramètres d'opt-in SMS de messagerie sélectionné au centre de la page

Ces paramètres de pays de conformité globale sont mis en correspondance avec le numéro de téléphone d’un candidat et la langue du message d’adhésion est déterminée par la publicité pour l’emploi. Cela garantit que chaque candidat joignable par SMS recevra le bon message de conformité dans la bonne langue. Nous recommandons aux équipes de recrutement de se familiariser avec les lois et réglementations locales en matière de conformité aux SMS avant de supprimer l’exigence d’adhésion aux SMS dans n’importe quel pays.

SmartRecruiters fournit un paramètre pour gérer les préférences d’adhésion des candidats :

  1. Conditions d'adhésion :
    • Désactivé : (positionné à gauche, de couleur grise) - Nécessite un double opt-in ; les candidats doivent répondre START au message initial pour que les communications se poursuivent.
    • Activé : (positionné à droite, de couleur verte) - Ne nécessite qu'un seul opt-in, un message par défaut sera envoyé (en indiquant votre nom, votre entreprise et l'objectif de communication), mais vous permet d'envoyer un message au candidat immédiatement sans l'obliger à s'inscrire.
  2. Options spécifiques au pays : définissez les options d'opt-in par pays pour vous conformer aux différentes réglementations régionales. Consultez votre service juridique ou examinez les exigences régionales avant de configurer ce paramètre.

Gestion du consentement du candidat

Le consentement est toujours requis pour commencer les conversations avec les candidats, quel que soit l'emplacement, le canal de messagerie ou le modèle d'adhésion. La fenêtre de conversation restera verrouillée jusqu’à ce que le candidat donne son consentement.

Assurez-vous d'exiger le consentement lors de la demande de SMS/WhatsApp, afin que les candidats puissent donner leur consentement pendant le processus de candidature. Le consentement peut également être demandé par l'équipe d'embauche et remis au candidat par e-mail sous forme de lien.

Vous pouvez demander un consentement au-dessus de l'éditeur de texte enrichi dans l'onglet Communication ou Ma boîte de réception, ou dans le volet Statut du consentement d'un profil de candidat.

Affichage du lien Demander le consentement sous l'option Envoyer par SMS

Dans la candidature du candidat, vous pouvez également afficher le statut du consentement pour voir si un candidat a donné son consentement à la messagerie (ou à d'autres modules qui utilisent des communications).

Le statut de consentement de SmartRecruit, CRM et Messagerie (SMS) est affiché.

Messages aux candidats utilisant l'onglet Communication

Une fois la configuration administrative terminée, un candidat a accepté de recevoir des SMS de messagerie ou des messages WhatsApp, et les équipes de recrutement peuvent utiliser la messagerie pour commencer à envoyer des communications aux candidats.

Étapes

  1. Accédez à Candidat en sélectionnant l'onglet Tâches, en sélectionnant le poste pertinent et en sélectionnant le nom du candidat.

  2. Dans le profil du candidat, sélectionnez l'onglet Communication.

  3. Sélectionnez Option de messagerie. Selon votre configuration, vous verrez des options pour SMS, WhatsApp ou les deux.

    1. Envoyer via WhatsApp : Si vous utilisez WhatsApp, le candidat doit vous avoir contacté au cours des dernières 24 heures. Vous pouvez envoyer un message les invitant à répondre pour lancer la conversation.

    2. Envoyer par SMS : Si l’opt-in est requis, le candidat doit répondre DÉMARRER avant de pouvoir envoyer d’autres messages.

    3. Envoyer par SMS : Si l'opt-in n'est pas requis, un message par défaut sera envoyé et vous pourrez poursuivre la conversation immédiatement.

    Affichage des options de communication à l'aide de Messagerie – Envoyer par e-mail, Envoyer par SMS et Envoyer via WhatsApp.

    Remarque

    Actuellement, SmartRecruiters n’envoie pas de notifications par e-mail pour les réponses des candidats via Messagerie. Par conséquent, il est essentiel d'utiliser la fonctionnalité Boîte de réception pour rester à jour.

Messagerie pour la planification des entretiens

Lors de la planification d’un entretien ou de l’envoi de candidats pour programmer eux-mêmes leur propre entretien, les options SMS et WhatsApp sont disponibles sous la section Communication au candidat. Cela présentera des options pour le canal et le contenu du message à envoyer par SMS ou WhatsApp.

Les candidats pourront confirmer ou refuser lors de la planification ou sélectionner et confirmer les heures lors de l'auto-planification.

Les invitations à envoyer des entretiens par messagerie sont disponibles pour la planification et l'auto-planification traditionnelles, mais pas pour l'auto-planification en masse, les entretiens de groupe ou l'auto-planification automatique.

Exemple de communication par SMS WhatsApp Invite pour les entretiens.

Les rappels d’entretien par SMS ou WhatsApp peuvent être définis et configurés à partir de l’onglet Entretiens du candidat. Sélectionnez Rappeler pour un événement d’entretien planifié et configurez le nombre, le minutage et le verbiage du ou des rappels à envoyer. Si nécessaire, les rappels peuvent être supprimés ou recréés.

Fenêtre modale Planifier des rappels d’entretien avec le corps du message de rappel, le moment où envoyer le rappel et les boutons Annuler et Confirmer affichés.

Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus sur l'utilisation de la messagerie.

Cette vidéo est destinée à des fins de démonstration. Toutes les références faites dans cette vidéo aux vidéos précédentes ou ultérieures de ce cours (y compris les titres, les numéros, les liens ou la séquence) peuvent différer de la structure actuelle du cours. En outre, certaines fonctionnalités affichées peuvent avoir évolué au fil du temps en raison d'améliorations continues ou de décisions de gestion.

Synthèse

  • La messagerie permet aux recruteurs d'interagir avec les candidats par SMS et WhatsApp, ce qui permet d'accélérer les temps de réponse et d'améliorer la communication.
  • Les administrateurs doivent configurer les droits d'accès pour s'assurer que les utilisateurs appropriés disposent de l'accès dont ils ont besoin pour envoyer des messages via Messagerie.
  • Il est essentiel de garantir la conformité aux réglementations régionales lors de l'utilisation des SMS pour la communication.
  • Le consentement est toujours requis pour commencer les conversations avec les candidats, quel que soit l'emplacement, le canal de messagerie ou le modèle d'adhésion.
  • Lors de la planification d’un entretien ou de l’envoi de candidats pour programmer eux-mêmes leur propre entretien, les options SMS et WhatsApp sont disponibles sous la section Communication.
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