Exploration du système SmartRecruiters

Working with the Employee Portal

Objective

After completing this lesson, you will be able to gère le portail des employés pour la découverte de postes internes, le suivi des candidatures, les recommandations de candidats et la configuration administrative.

Portail employé

Le portail employé est la destination centrale des salariés pour découvrir des emplois publics ou internes, postuler et suivre leurs candidatures ou orienter des personnes vers des postes. Avec le portail des employés, SmartRecruiters permet aux entreprises de conserver leurs talents prisés.

SmartRecruiters Employee Portal avec un tableau de bord de recherche d'emploi avec des filtres, une barre de recherche et une liste de postes vacants indiquant la société, l'emplacement, la date de publication et la disponibilité des recommandations.

Fonctionnalités clés du portail employé

  • Recherche et découverte d’offres d’emploi : le portail affiche les offres d’emploi publiques et internes, avec des options de filtrage pour affiner la recherche en fonction de critères tels que l’emplacement, l’expérience et le type d’emploi. Les salariés peuvent également utiliser des mots-clés ou des ID de référence de fonction pour rechercher des postes spécifiques.
  • Bascule Postes internes uniquement : les employés peuvent facilement filtrer les offres d’emploi pour afficher uniquement les opportunités internes, en veillant à ce qu’ils se concentrent sur les rôles exclusivement disponibles pour les candidats internes.
Le portail d'offres d'emploi répertorie les rôles à l'échelle mondiale ; affiche les fonctions, le type à temps plein, les balises de parrainage, les dates de publication, avec une barre de recherche et des filtres.
  • Détails du poste et candidature : un clic sur un poste ouvre une vue détaillée avec la description du poste, les compétences requises et les informations sur l'équipe d'embauche. Les salariés peuvent postuler directement via le portail, avec leurs informations de profil pré-renseignées dans le formulaire de candidature.
  • Programme de recommandation : le portail permet aux employés de recommander des candidats externes pour des postes ouverts, en promouvant l'implication des employés et en élargissant le pool de talents. Les offres d’emploi qui autorisent les recommandations sont signalées par un badge Recommandation disponible. Lors de la sélection d'un poste autorisant les recommandations, l'employé peut renseigner les informations de la recommandation en sélectionnant Recommander un ami ou obtenir un lien de recommandation à envoyer à sa recommandation.
  • Mes candidatures : les employés peuvent suivre le statut de leurs candidatures, afficher les descriptions de poste et ajouter des pièces jointes. Cette fonctionnalité offre de la transparence et tient les salariés informés tout au long du processus d'embauche.
  • Mes recommandations : Les employés peuvent suivre leurs recommandations, qui sont répertoriées par ordre décroissant par date de parrainage (la plus récente en premier).
  • Mon profil : les employés peuvent gérer leurs profils, en veillant à ce que leurs coordonnées, leur expérience professionnelle et leur formation soient à jour. Ces informations sont utilisées pour pré-remplir les formulaires de demande, ce qui rationalise le processus de demande. Mon profil est accessible depuis le coin supérieur droit en sélectionnant l'avatar de l'utilisateur.
  • Alertes d’emploi : les employés peuvent créer des alertes d’emploi personnalisées en fonction de leurs intérêts et de leurs préférences en sélectionnant l’icône Alerte d’emploi dans le coin supérieur droit pour recevoir des notifications lorsque des rôles pertinents sont publiés.

Personnalisation du portail employé

Les administrateurs peuvent personnaliser le portail employé pour répondre aux besoins de leur organisation. Cela inclut la sélection des filtres de fonction que les salariés peuvent utiliser et la décision d'afficher les détails du recruteur ou du responsable du recrutement.

Accès aux options du portail des employés

Les utilisateurs administrateurs peuvent accéder aux paramètres du portail employé sous Paramètres→Configuration de la page Carrière→Portail des employés.

Ajout et suppression de filtres

Les administrateurs peuvent sélectionner les filtres de fonctions disponibles pour les salariés, ce qui améliore l'expérience de recherche. Les filtres sont alimentés par les champs de poste et d’organisation enregistrés dans les paramètres de l’entreprise. Chaque zone de fonction et d'organisation peut être ajoutée comme filtre lorsque tous les critères suivants sont vrais :

  • La zone est active.
  • La visibilité du champ est configurée comme publique.
  • Le type de champ est configuré sur Sélection unique.

Les administrateurs peuvent également supprimer des filtres du portail employé, y compris les filtres par défaut tels que Lieu, Expérience, Type d’emploi, Marque et Service. Pour supprimer un filtre, accédez aux options du portail employé et sélectionnez le X en regard du filtre que vous voulez supprimer.

Modification de l'ordre des filtres

L'ordre d'affichage des filtres dans le portail employé peut être personnalisé, ce qui permet aux administrateurs de hiérarchiser les critères de recherche les plus pertinents. Pour réorganiser les filtres, faites glisser l'icône des lignes horizontales en regard d'un filtre pour le réorganiser.

Pilotage de la visibilité des zones

Si votre organisation décide de ne pas afficher les informations du responsable du recrutement ou du recruteur pour les postes internes, un administrateur peut désactiver cette visibilité dans la configuration du système, de sorte que ces détails n’apparaissent plus pour les employés.

Écran de tableau de bord SmartRecruiters Employee Portal affichant les options de filtre et les paramètres de visibilité des champs avec des cases à cocher dans un portail employé.

Accès au job sur le portail de l'employé

Il existe deux façons d'accorder aux salariés l'accès au portail Employés pour s'assurer qu'aucun candidat externe ne peut postuler à des rôles internes dans le portail :

  1. Affectation du rôle système du salarié

    Les utilisateurs auxquels le rôle système Employé est affecté sont connectés directement au portail Salarié et ne peuvent pas accéder au reste du système.

  2. Authentification déléguée

    Pour les organisations qui souhaitent intégrer des offres d’emploi internes dans leurs portails Web internes existants, la fonctionnalité Authentification déléguée permet aux employés de postuler à des postes sans connexion SmartRecruiters. Cela est utile pour les organisations qui souhaitent rendre les offres d’emploi internes disponibles sur leur propre site Web interne sécurisé via le widget Emploi ou l’API. Au lieu d’ajouter tous les employés en tant qu’utilisateurs, cette fonctionnalité permet aux organisations de marquer les postulants internes à l’aide de leur authentification d’utilisateur interne. Pour activer cette fonctionnalité, un ticket de support doit être soumis.

Processus de candidature dans le portail de l’employé

Lorsqu'un utilisateur sélectionne une tâche, une vue détaillée s'ouvre à droite de la page. Dans cette vue, l'utilisateur peut lire la description de la fonction, examiner les détails de la fonction clé et voir les noms du responsable du recrutement et du recruteur.

En bas de la vue d'offre d'emploi, l'utilisateur peut sélectionner Postuler ou Recommander un ami (si les recommandations sont activées). Si vous sélectionnez Appliquer, le formulaire d'application s'ouvre, qui sera pré-rempli avec toutes les informations déjà enregistrées dans le profil de l'utilisateur. L'utilisateur peut mettre à jour ou ajouter des informations, charger un curriculum vitae, puis soumettre la candidature. Après la soumission, l'application apparaît sous l'onglet Mes applications en haut de la page.

Toutes les candidatures soumises via le portail, que ce soit pour un ou plusieurs emplois, sont répertoriées sur la page Mes candidatures avec leur statut actuel. À partir de cette page, l’utilisateur peut sélectionner une candidature pour afficher plus de détails sur son stade actuel dans le processus d’embauche. L'onglet Mes applications permet également à l'utilisateur de rouvrir la description du job et de charger des pièces jointes supplémentaires dans son application.

SmartRecruiters Employee Portal avec des filtres, une liste d'emplois et un volet de droite affichant une description de poste avec les boutons Appliquer et Recommander.

Processus de recommandation dans le portail de l’employé

Lorsque vous utilisez le formulaire de recommandation ou le lien de parrainage dans une offre d'emploi, les deux options dirigent les candidats vers l'offre d'emploi publique, et non vers l'offre d'emploi interne. Vous pouvez remplir le formulaire de parrainage (en utilisant le bouton Recommander un ami) ou copier et partager un lien de parrainage.

Lorsqu’une recommandation est créée, un e-mail est envoyé à la fois à l’employé ayant recommandé et au candidat recommandé. Lorsque le candidat postule, l’employé référent reçoit une notification et le postulant reçoit un e-mail de confirmation de candidature avec un lien de suivi.

Si les paramètres du RGPD sont activés et que le candidat recommandé ne postule pas dans les 30 jours, la recommandation et le profil du candidat recommandé sont supprimés. Lorsqu’un candidat recommandé postule, son statut passe de LEAD à NEW.

Toute personne qui postule à l'aide d'un lien de parrainage est créditée comme une recommandation à l'employé qui a généré ce lien. Cependant, si un candidat a déjà postulé pour le poste, puis tente de postuler à nouveau à l’aide d’un lien de recommandation ou du formulaire Recommander un ami :

  • La source de leur candidature n'est pas remplacée par une recommandation.
  • Aucun e-mail de confirmation n'est envoyé.

Remplir le formulaire de recommandation

Étapes

  1. Trouvez un emploi avec une recommandation disponible.

  2. Sélectionnez Recommander un ami.

  3. Répondez aux questions de recommandation dans l'écran suivant.

  4. Confirmez que vous avez l'autorisation de fournir leurs détails avec SmartRecruiters (en fonction de la configuration client).

  5. Soumettez une recommandation et consultez le portail de l'employé et l'e-mail pour connaître les mises à jour.

    Remarque

    Lors du partage d'un lien de parrainage, le lien est lié à la personne qui l'a généré.

Créer et modifier des alertes de poste

Les employés peuvent créer des alertes de poste personnalisées en fonction de leurs intérêts et de leurs préférences, en recevant des notifications lorsque les postes pertinents sont publiés.

Pour créer une alerte de poste :

Étapes

  1. Sélectionnez Alerte d’emploi dans le coin supérieur droit.

  2. Saisissez les critères d'alerte d'emploi, y compris les mots-clés pour les fonctions qui vous intéressent, ainsi que des filtres, tels que le niveau d'expérience, le site de l'emploi et le type d'emploi.

  3. Sélectionnez Sauvegarder.

Étapes suivantes

Pour modifier une alerte d’emploi :

  1. Accédez à l'avatar utilisateur dans le coin supérieur droit.
  2. Sélectionnez Mes alertes de poste.
  3. Sélectionnez dans la liste les alertes d’emploi que vous souhaitez modifier.
  4. Sélectionnez les trois points à droite de l’alerte d’emploi pour modifier l’alerte, la supprimer ou afficher les tâches qui correspondent à ce critère.
  5. Pour suspendre une alerte d'emploi plutôt que de la supprimer, désactivez le bouton à bascule Actif. Cela suspendra toutes les alertes pour ce critère jusqu'à ce que vous le réactiviez.

Notifications par e-mail d’alerte d’emploi

Les notifications d’alerte d’emploi sont envoyées une fois par jour au moment où l’alerte a été créée à l’origine. Chaque e-mail inclut toutes les offres d’emploi nouvellement publiées qui correspondent aux critères de l’alerte. Si aucun nouvel emploi ne correspond aux critères, aucun e-mail d’alerte d’emploi n’est envoyé.

Dans l'e-mail, les utilisateurs peuvent cliquer sur une fonction spécifique pour l'ouvrir dans le portail des employés et compléter une candidature. Vous pouvez également sélectionner Afficher les jobs correspondants pour ouvrir la page des postes et afficher tous les postes qui répondent aux critères de l'alerte.

L’e-mail de notification inclut également des liens de pied de page qui permettent aux utilisateurs de se désinscrire de l’alerte ou d’accéder à la page Mes alertes d’emploi.

Cette vidéo fournit plus de détails sur le portail employé.

Cette vidéo est destinée à des fins de démonstration. Toutes les références faites dans cette vidéo aux vidéos précédentes ou ultérieures de ce cours (y compris les titres, les numéros, les liens ou la séquence) peuvent différer de la structure actuelle du cours. En outre, certaines fonctionnalités affichées peuvent avoir évolué au fil du temps en raison d'améliorations continues ou de décisions de gestion.

Synthèse

  • Le portail SmartRecruiters Employee Portal est un hub centralisé permettant aux employés de découvrir des emplois publics ou internes, de postuler et de suivre leurs candidatures, ou de diriger des personnes vers des postes.
  • Le portail offre des fonctionnalités telles que la recherche d'emploi, le suivi des candidatures, les programmes de recommandation et la gestion des profils.
  • Les utilisateurs peuvent créer et gérer des alertes de poste.
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