Verfolgen Ihrer Rückerstattungen

Die am häufigsten von Concur-Expense-Benutzern gestellte Frage ist eine Variation von "Wo ist mein Geld?". oder "wann werde ich erstattet?" Viele Benutzer stellen diese Fragen an ihren Vorgesetzten, das interne Buchhaltungsteam und die SAP-Concur-Community, sodass sich diese Personen Zeit nehmen, diese Fragen zu beantworten.

Die gute Nachricht ist, dass du das nicht tun musst. Das Concur-Expense-System bietet eine Reihe von Methoden, mit denen Sie diese Informationen selbst finden können, möglicherweise ohne sich sogar am System anzumelden.

In Ihrem Profil haben Sie die Möglichkeit, einige systemgenerierte E-Mails ein- und auszuschalten. Diese Einstellungen finden Sie unter Profil→Profileinstellungen→Ausgabeneinstellungen.

Wenn Sie die Einstellung Der Status einer Spesenabrechnung ändert sich, erhalten Sie jederzeit eine E-Mail, wenn sich der Status einer Spesenabrechnung ändert. Dies umfasst jedes Mal, wenn Ihre Spesenabrechnung von einem Prüfer genehmigt wird, sowie nach dem Start des automatischen Rückerstattungsprozesses.

Wenn Sie diese E-Mails aktiviert haben, werden Sie immer über Ihre Spesen auf dem Laufenden gehalten, indem Sie Ihren Posteingang prüfen. Sie können sogar eine Regel in Ihrem E-Mail-System erstellen, um alle Concur-Expense-E-Mails in denselben Ordner zu verschieben, sodass sie leicht zu finden sind, wenn Sie sie benötigen.

In der Abrechnungsbibliothek wird der aktuelle Status all Ihrer Kostenabrechnungen angezeigt. Standardmäßig werden nur Ihre aktiven Abrechnungen angezeigt, aber die Sicht kann geändert werden, um einen vollständigen Kostenabrechnungsverlauf anzuzeigen. Um auf die Abrechnungsbibliothek zuzugreifen, wählen Sie im Bereich Anwendungen des Menüs Startseite die Option Abrechnungen aus.

Jede Kostenabrechnung enthält den Namen der Kostenabrechnung, das Sendedatum, die Abrechnungssumme und den aktuellen Status. Der Status gibt an, wo sich die Spesenabrechnung im Genehmigungsprozess befindet.

Im Folgenden finden Sie kurze Beschreibungen einiger allgemeiner Status:

• Eingereicht und Genehmigung ausstehend: Die Kostenabrechnung wird gesendet und muss noch von einem Vorgesetzten, in der Regel Ihrem Vorgesetzten, genehmigt werden. Dies ist in der Regel der erste Schritt des Genehmigungsprozesses.
• Genehmigt und in Buchhaltungsprüfung: Für die Kostenabrechnung steht die Genehmigung des Buchhaltungsteams aus. Dies ist in der Regel der letzte Schritt des Genehmigungsprozesses.
• Bearbeitung der Zahlung: Die Kostenabrechnung wurde vollständig genehmigt, und der Erstattungsprozess wurde gestartet. In den meisten Fällen bedeutet dies, dass Sie Ihr Geld in ein paar Werktagen haben werden.
• Zur Zahlung extrahiert: Die Daten für diese Kostenabrechnung wurden aus Concur Expense extrahiert und an Ihr Unternehmen gesendet, damit sie in den Buchhaltungssystemen Ihres Unternehmens gebucht werden können.
• Zahlung bestätigt: Der Genehmigungsprozess wurde abgeschlossen. Sie sollten Ihr Geld auf Ihrem Bankkonto haben.

Die letzte Option besteht darin, den Prüfpfad einer bestimmten Kostenabrechnung zu überprüfen. Jede Spesenabrechnung verfügt über einen Prüfpfad, der jeden Schritt des Genehmigungsprozesses im Detail anzeigt. Ihre internen Auditoren können diese Informationen verwenden, um sicherzustellen, dass Ihre Gesellschaft alle definierten Prozesse einhält. Anhand dieser Informationen können Sie sehen, wo sich Ihre Spesenabrechnung im Prozess befindet und wann sie die einzelnen Schritte in der Vergangenheit abgeschlossen hat.

Die vorherigen Szenarios gelten für die meisten Benutzer, aber die Konfiguration Ihres Unternehmens kann die Art und Weise ändern, wie Sie mit Ihren SAP-Concur-Systemen interagieren. Wenn Sie Fragen dazu haben, was Sie in Concur Expense sehen, können Sie am besten die internen SAP-Concur-Administratoren Ihres Unternehmens beantworten.

Sie wissen jetzt, wann Sie mit Ihrem Geld rechnen können. Als Nächstes fassen wir die Dinge zusammen und überprüfen einige zusätzliche Ressourcen.