Seguimiento de sus reembolsos

La pregunta más común que hacen los usuarios de Concur Expense es alguna variación de "¿dónde está mi dinero?" o "¿cuándo se me reembolsa?" Muchos usuarios formulan estas preguntas a su gerente, al equipo contable interno y a la comunidad de SAP Concur, lo que hace que esas personas se tomen tiempo para responder esas preguntas.

La buena noticia es que no tienes que hacer esto. El sistema Concur Expense ofrece una serie de métodos que puede utilizar para encontrar esta información por su cuenta, quizás sin siquiera iniciar sesión en el sistema.

En su perfil, tiene la opción de activar y desactivar algunos correos electrónicos generados por el sistema. Para encontrar esta configuración, vaya a Perfil→Configuración de perfil→Preferencias de gastos.

Activar la parametrización El estado de un informe de gastos cambia significa que recibirá un correo electrónico cada vez que cambie el estado de un informe de gastos. Esto incluye cualquier momento en que un revisor apruebe su informe de gastos, así como una vez que comience el proceso de reembolso automatizado.

Si tiene estos correos electrónicos activados, siempre estará al día de sus gastos marcando su bandeja de entrada. Incluso puede crear una regla en su sistema de correo electrónico para mover todos los correos electrónicos de Concur Expense a la misma carpeta, lo que facilita su búsqueda cuando los necesita.

La Biblioteca de informes muestra el estado actual de todos sus informes de gastos. De forma predeterminada, solo muestra sus informes activos, pero la vista se puede modificar para ver un historial completo del informe de gastos. Para acceder a la Biblioteca de informes, seleccione Gastos en el área Aplicaciones del menú Inicio.

Cada informe de gastos muestra el nombre del informe de gastos, la fecha en que se envió, el total del informe y el estado actual. El estado indica dónde se encuentra el informe de gastos en el proceso de aprobación.

Estas son descripciones breves de algunos estados comunes:

• Enviado y pendiente de aprobación: el informe de gastos se envía y está pendiente de la aprobación de un gerente, normalmente su gerente. Por lo general, este es el primer paso del proceso de aprobación.
• Aprobado y en revisión contable: el informe de gastos está pendiente de la aprobación del equipo de contabilidad. Normalmente, este es el último paso del proceso de aprobación.
• Procesando pago: el informe de gastos se ha aprobado por completo y se ha iniciado el proceso de reembolso. En la mayoría de los casos, esto significa que tendrá su dinero en unos pocos días hábiles.
• Extraído para pago: los datos de este informe de gastos se han extraído de Concur Expense y se han enviado a su empresa para que se puedan contabilizar en los sistemas de contabilidad de su empresa.
• Pago confirmado: El proceso de aprobación se ha completado. Deberías tener tu dinero en tu cuenta bancaria.

La última opción es revisar el seguimiento de auditoría de un informe de gastos específico. Cada informe de gastos tiene un registro de auditoría que muestra cada paso del proceso de aprobación en detalle. Sus auditores internos pueden utilizar esta información para asegurarse de que su empresa sigue todos sus procesos definidos. Puede utilizar esta información para ver dónde se encuentra su informe de gastos en el proceso, así como cuándo se completó cada paso en el pasado.

Los escenarios anteriores son válidos para la mayoría de los usuarios, pero la configuración de su empresa puede alterar la forma en que interactúa con sus sistemas SAP Concur. Cuando tenga preguntas sobre lo que ve en Concur Expense, el mejor lugar para buscar respuestas son los administradores internos de SAP Concur de su empresa.

Ahora sabes cuándo esperar tu dinero. A continuación, terminaremos las cosas y revisaremos algunos recursos adicionales.