Suivi du statut
La question la plus courante posée par les utilisateurs de Concur Expense est la suivante : « Où est mon argent ? » ou "quand est-ce que je suis remboursé ?" De nombreux utilisateurs posent ces questions à leur responsable, à l’équipe de comptabilité interne et à la communauté SAP Concur, ce qui leur permet de prendre le temps de répondre à ces questions.
La bonne nouvelle, c'est que tu n'es pas obligé de faire ça. Le système Concur Expense propose un certain nombre de méthodes que vous pouvez utiliser pour trouver ces informations par vous-même, sans même vous connecter au système.
E-mails générés par le système
Dans votre profil, vous avez la possibilité d'activer et de désactiver certains e-mails générés par le système. Pour accéder à ces paramètres, accédez à Profil→Paramètres du profil→Préférences dépense.
Activation de l'option Le statut des modifications d'un décompte des frais signifie que vous recevrez un e-mail chaque fois que le statut d'un décompte des frais change. Cela inclut tout moment pendant lequel votre décompte des frais est approuvé par un réviseur, ainsi qu'une fois que le processus de remboursement automatisé démarre.
L'activation de ces e-mails signifie que vous êtes toujours tenu au courant de vos dépenses simplement en cochant votre boîte de réception. Vous pouvez même créer une règle dans votre système de messagerie pour déplacer tous les e-mails Concur Expense vers le même dossier, ce qui les rend faciles à trouver lorsque vous en avez besoin.
Bibliothèque de rapports
La bibliothèque de notes de frais affiche le statut actuel de toutes vos notes de frais. Par défaut, elle affiche uniquement vos notes de frais actives, mais la vue peut être modifiée pour afficher l'historique complet des notes de frais. Pour accéder à la bibliothèque de notes de frais, sélectionnez Notes de frais dans la zone Applications du menu Accueil.
Chaque note de frais affiche le nom de la note de frais, sa date de soumission, le total de la note de frais et le statut actuel. Le statut indique où se trouve ce décompte des frais dans le processus d'approbation.
Voici de brèves descriptions de certains statuts courants :
- Soumis et en attente d'approbation : la note de frais est soumise et en attente de l'approbation d'un responsable, généralement votre responsable. Il s'agit généralement de la première étape du processus d'approbation.
- Approuvé et en cours de vérification comptable : la note de frais est en attente d’approbation de l’équipe comptable. Il s'agit généralement de la dernière étape du processus d'approbation.
- Traitement du paiement : la note de frais a été entièrement approuvée et le processus de remboursement a commencé. Dans la plupart des cas, cela signifie que vous aurez votre argent dans quelques jours ouvrables.
- Extrait pour paiement : les données de cette note de frais ont été extraites de Concur Expense et envoyées à votre société pour comptabilisation dans les systèmes comptables de votre société.
- Paiement confirmé : le processus d'approbation est terminé. Tu devrais avoir ton argent sur ton compte bancaire.
Remarque
Certaines sociétés choisissent de modifier les libellés de ces statuts ou d'ajuster l'ordre d'exécution des étapes d'approbation manuelles. Par conséquent, vous pouvez voir des valeurs différentes sur votre site. Contactez votre administrateur système pour obtenir plus de détails sur le processus d'approbation de votre société et ses statuts associés.
Piste de vérification
La dernière option consiste à vérifier l’historique des modifications d’une note de frais spécifique. Chaque note de frais dispose d'un historique des modifications qui affiche chaque étape du processus d'approbation en détail. Vos auditeurs internes peuvent utiliser ces informations pour s'assurer que votre société suit tous les processus définis. Vous pouvez utiliser ces informations pour voir où se trouve votre décompte des frais dans le processus ainsi que quand il a terminé chaque étape dans le passé.
Caveats
Les scénarios précédents sont valides pour la plupart des utilisateurs, mais la configuration de votre société peut modifier la manière dont vous interagissez avec vos systèmes SAP Concur. Lorsque vous avez des questions sur ce que vous voyez dans Concur Expense, le meilleur endroit pour obtenir des réponses est les administrateurs SAP Concur internes de votre société.
Vous savez maintenant quand attendre votre argent. Ensuite, nous résumerons les choses et examinerons quelques ressources supplémentaires.