払い戻しの追跡

Concur Expense ユーザーが尋ねる最も一般的な質問は、「自分のお金はどこにあるか」というバリエーションです。「いつ払い戻しを受けますか？」多くのユーザーは、マネージャー、内部会計チーム、および SAP Concur Community についてこれらの質問を行い、それらの質問に回答する時間を割きます。

いい知らせは、こんなことしなくていいから。Concur Expense システムには、たとえばシステムにログインしなくても、この情報を自分で検索するために使用できるさまざまな方法が用意されています。

プロファイルには、いくつかのシステム生成電子メールのオン/オフを切り替えるオプションがあります。これらの設定は、 [プロファイル→プロファイル設定→] [経費精算の優先設定] に移動すると確認できます。

設定経費精算レポートのステータスが変更されましたを有効化すると、経費精算レポートのステータスが変更されるたびに電子メールを受信します。これには、経費精算レポートが確認者によって承認された時間、および自動払戻プロセスが開始された後の時間が含まれます。

これらの電子メールをオンにしておくと、受信ボックスをチェックするだけで、常に経費を最新の状態に保つことができます。メールシステムでルールを作成して、すべての Concur Expense メールを同じフォルダに移動することもできます。これにより、必要なときに見つけやすくなります。

[レポートライブラリ] には、すべての経費精算レポートの現在のステータスが表示されます。既定では、アクティブなレポートのみが表示されますが、ビューを修正して完全な経費精算レポート履歴を表示することができます。[レポートライブラリ] にアクセスするには、 [ホーム] メニューの [アプリケーション] エリアから [経費] を選択します。

各経費精算レポートには、経費精算レポートの名前、提出日、レポート総計、および現在のステータスが表示されます。ステータスは、経費レポートが承認プロセスのどの段階にあるかを示します。

以下に、いくつかの一般的なステータスの簡単な説明を示します。

• 提出済および承認待ち: 経費精算レポートが提出され、マネージャー (通常はマネージャー) の承認待ちになります。通常、これは承認プロセスの最初のステップです。
• 承認済および経理レビュー中: 経費精算レポートは会計チームの承認待ちです。通常、これは承認プロセスの最後のステップです。
• 支払処理中: 経費精算レポートが完全に承認され、払戻処理が開始されました。ほとんどの場合、これは数営業日以内にお金がかかることを意味します。
• 支払抽出: この経費レポートのデータは Concur Expense から抽出され、会社の会計システムに転記できるように会社に送信されます。
• 支払確認済: 承認プロセスが完了しました。あなたは自分の銀行口座にお金をもっておくべきだ。

最後のオプションは、特定の経費精算レポートの監査証跡を確認することです。各経費精算レポートには、承認プロセスのすべてのステップを詳細に示す監査証跡があります。内部監査人は、この情報を使用して、会社が定義されているすべてのプロセスに従っていることを確認することができます。この情報を使用して、経費レポートがプロセスのどこにあるか、および過去の各ステップがいつ完了したかを確認することができます。

上記のシナリオはほとんどのユーザーに対して有効ですが、会社の設定によって SAP Concur システムとのやり取り方法が変更される場合があります。Concur Expense に表示される内容について質問がある場合は、会社の内部 SAP Concur 管理者が回答を行うのに最適な場所です。

これで、お金がいつ期待できるかがわかります。次に、概要をまとめ、追加リソースを確認します。