Eingangs- und Ausgangszahlungen verarbeiten

Im Web-Client von SAP Business One sieht ein typischer manueller Zahlungsprozess wie folgt aus:

• Die Kunden bezahlen ihre Verbindlichkeiten, d.h. die offenen Ausgangsrechnungen, die auf vereinbarten Zahlungsbedingungen basieren, z.B. Barmittel, Raten, Netto 30.
• Die Zahlung wird im Eingangszahlungsbeleg dokumentiert.

Es gibt mindestens vier Zahlungsmethoden für Eingangszahlungen.

Maria, die Buchhalterin bei OEC Computers, befasst sich jeden Nachmittag mit Eingangszahlungen. Sie prüft:

• Das Bankkonto des Unternehmens online, um eingehende Zahlungen anzuzeigen, die von Kunden per Überweisung eingegangen sind.
• Das Bar- und Scheckkonto des Unternehmens, um die vom Zoll erhaltenen Beträge und die Beträge anzuzeigen, die bei der Bank steuerlich eingezahlt werden sollten.
• Die Kreditkartenkonten (Visa und MasterCard), um den Betrag der Kreditkarteneingangszahlungen anzuzeigen, die am Verkaufsort des Geschäfts und im Kundenservicecenter während des Tages ausgestellt wurden.

Betrachten wir zunächst die drei Zahlungsmethoden, die in der Regel einen zweistufigen Prozess haben: Bargeld, Scheck und Kreditkarte.

• Unabhängig von der Zahlungsmethode wird die offene Rechnung auf dem Kundenkonto aufgelöst, wenn Sie eine vollständige Eingangszahlung ausstellen.
• Barzahlungen, Scheckzahlungen und Kreditkartenzahlungen werden auf ein Clearing- oder temporäres Konto gebucht. Beachten Sie, dass der Begriff "Clearing" ein lokalisierter Begriff in den USA ist. In anderen Lokalisierungen könnte der Begriff "Zwischenkonto" oder "Zwischenkonto" sein. Die Verrechnungskonten werden bei der Einrichtung vordefiniert.
• In der vorherigen Abbildung zeigt Eingangszahlung auf der linken Seite 105, wodurch die folgende automatische Journalbuchung generiert wird:
  • Belastung eines Verrechnungskontos – Kassenbestand/Kreditkarte/erhaltene Schecks.
  • Gutschrift auf Debitorenkonto.
  • Externe Werkzeuge wie das Point-of-Sale-System und die Autorisierung von Kreditkartentransaktionen können in den Standardprozess integriert werden.
• Das System ruft die Zahlungsmittel und die erhaltenen Schecks aus dem Fenster Kontenfindung Sachkonten in SAP Business One ab.
• Auf der rechten Seite wird die zweite Buchung aus einem Depotbeleg verwendet, um die Mittel vom Verrechnungskonto auf das Hausbankkonto umzubuchen und das Verrechnungskonto auszugleichen.

Eine weitere Möglichkeit für die Zahlungsmethode ist die Überweisung.

Wenn ein Kunde mit der Zahlungsmethode Überweisung zahlt, handelt es sich bei der Transaktion in den meisten Fällen NICHT um ein Verrechnungskonto. Der Kunde überweist die Zahlung direkt an Ihre Hausbank.

Im vorherigen Bild erfolgt eine Lastschrift auf dem Hausbankkonto und eine Gutschrift auf dem Kundenkonto.

Die Arbeit mit Ausgangszahlungen ähnelt Eingangszahlungen, nur dass Sie Geld anstatt Geld erhalten.

Wenn Sie eine Ausgangszahlung anlegen, erfolgt eine Lastschrift auf dem Kreditorenkonto und eine Gutschrift auf dem Bankkonto.

In den meisten Fällen umfasst der Prozess des manuellen Zahlungsausgangs weder den Ausgleich noch temporäre Konten für Kreditkarten, Schecks und Überweisungen. Stattdessen erfolgt die Habenbuchung direkt auf dem Bankkonto. Wenn Sie ein Verrechnungskonto oder ein temporäres Konto verwenden möchten (z.B. wenn der Kontoauszug noch nicht verfügbar ist), kann im Fenster Zahlungsmethoden manuell ein Zwischenkonto in das Feld Sachkonto eingefügt werden. Wenn die Zahlung von der Bank reduziert wird, sollte eine manuelle Buchung angelegt werden, um das Zwischenkonto zu belasten und das Bankkonto zu entlasten.

• Legen Sie Eingangszahlungen von Kunden an, um offene Ausgangsrechnungen mit verschiedenen Zahlungsmethoden wie Bargeld, Scheck, Kreditkarte oder Überweisung auszugleichen.
• Legen Sie Ausgangszahlungen an Lieferanten an, um offene Eingangsrechnungen zu bezahlen, die in der Regel direkt auf dem Bankkonto gutgeschrieben werden.
• Eingangs- und Ausgangszahlungen können an mehreren Stellen angelegt werden, einschließlich Zahlungslistensichten, Geschäftspartnerdatensätzen und Ein- oder Ausgangsrechnungen.
• Verwenden Sie Listenansichten, um Eingangs- und Ausgangszahlungen nach Zahlungsmethoden und anderen Kriterien zu überwachen, zu filtern und zu analysieren.