Sehen wir uns zwei Geschäftsszenarios an:
- Maria, die Buchhalterin bei OEC Computers, möchte einen Entwurf eines Buchungsbelegs sichern. Sie erfasst jeden Monat einen sehr langen Journaleintrag für Gehaltsausgaben und möchte den Eintrag jederzeit sichern und schließen können. Sie möchte sie später erneut öffnen, um weitere Daten hinzuzufügen, bevor sie sie in die permanente Buchungsbelegdatei bucht.
- Ein studentischer Praktikant hilft Maria, manuelle Journalbuchungen im Buchhaltungssystem zu erfassen. Frau Neudorf möchte die Buchungsbelege, die der Student erfasst, überprüfen, bevor sie dauerhaft in die Buchungsbelegdatei eingeschrieben werden.
Die Lösung für Maria sind vorerfasste Belege.
SAP Business One bietet ein zweistufiges Verfahren zum Anlegen von Journalbuchungen. Sie können die Buchungsbelege zuerst als Entwurf (d.h. vorerfasste Belege) anlegen, dann korrigieren und später buchen:
- Sie können mehrere Einträge in einem vorerfassten Beleg anlegen. Der vorerfasste Beleg ist im Grunde ein Ordner zum Speichern mehrerer geparkter Journalbuchungen.
- Sie können nicht ausgeglichene Journalbuchungen in einem vorerfassten Beleg sichern, solange sich der vorerfasste Beleg im Entwurfsmodus befindet. Dies ist nützlich, wenn Sie Einträge mit vielen Zeilen haben, die Sie während des Prozesses sichern möchten, bevor die Journalbuchung abgeschlossen und ausgeglichen ist.
- Sie können den Prozess für vorerfasste Belege verwenden, um die Prüfung und Bearbeitung von Buchungsbelegen durch einen anderen Benutzer zu ermöglichen.
- Sie können vorerfasste Belege ändern, solange sie noch nicht gebucht wurden. Sie können den vorerfassten Beleg aufrufen, erforderliche Korrekturen vornehmen und den vorerfassten Beleg buchen.
- Sie können einen vorerfassten Beleg entfernen oder einen Eintrag aus einem vorerfassten Beleg löschen, solange dieser noch nicht gebucht wurde.