Die Grundlagen der Budget-Dashboards erkunden

Nachdem Sie die Menüoption Budget-Dashboards ausgewählt haben, wird die Seite Budgetübersicht angezeigt.

Auf der Seite Budgetübersicht zeigen farbcodierte Balkendiagramme die Prozentsätze des Budgets an, die ausgegeben wurden, ausstehen oder verbleiben:

• Grün - entspricht 80 % oder weniger
• Gelb - entspricht 80-99 %
• Rot - entspricht 100 % oder mehr

Wenn ein Administrator die Funktion „Nicht abgerechnete Beträge" in den Budgeteinstellungen aktiviert, bietet sie eine zusätzliche Ebene der Finanzübersicht für Ausgabenbudgeteigentümer. Mit dieser Funktion können Budgeteigentümer Werte für Ausgaben anzeigen, die erfasst, aber noch nicht zur Genehmigung oder Erstattung eingereicht wurden, was eine umfassendere Sicht auf die finanziellen Obligos der Organisation bietet.

Für Benutzer mit Kreditkartentransaktionen stehen zusätzliche Funktionen zur Verfügung, um die Nachverfolgung und das Reporting dieser Transaktionen zu verbessern. Benutzern wird eine dedizierte Kreditkartenspalte in der Exportdatei angezeigt, wenn sie Daten für den Export definiert haben und Kreditkartentransaktionen haben. Diese Spalte hilft bei der Unterscheidung und Detaillierung von Ausgaben, die über Firmenkreditkarten oder private Kreditkarten angefallen sind, und bietet klarere Einblicke in die Verwendung von Mitteln.

Wenn das verbleibende Budget unter dem Warnungsprozentsatz liegt, wird es grün angezeigt, was darauf hinweist, dass die Ausgaben innerhalb eines Sicherheitslimits liegen.

Wenn das verbleibende Budget zwischen dem Warnungsprozentsatz und dem Kontrollgrenzwert liegt, wird es gelb angezeigt, was darauf hinweist, dass das Budget an seinem Limit liegt.

Wenn das verbleibende Budget die Kontrollgrenze in Prozent überschreitet, wird es rot angezeigt, was darauf hinweist, dass das Budget überschritten wurde und sofortige Aufmerksamkeit erfordert.

Budgeteigentümer können Budgetinformationen mit anderen Benutzern teilen, indem sie An Excel senden auf der Seite Budgetübersicht des Budget-Dashboards auswählen. Sie können dieselben Daten exportieren, die in der Listenansichtsoption des Budget-Dashboards verfügbar sind, sowie zusätzliche Felder wie Originalbudgetbetrag, Angepasster Budgetbetrag, Periodenart, Budgetkategorie und Budgetart.

Mit der Filterfunktion können Benutzer Budgets nach Budgetbeschreibung, Budgeteigentümer und Budgetkategorie filtern. Dies ist sehr nützlich, insbesondere für Budget-Dashboards mit mehreren Seiten mit Budgeteinträgen. Die Filterfunktion ist auf den Seiten Budgetübersicht und Budgetdetails der Dashboards verfügbar.

Das Ändern von Budgetperioden erfordert keine Navigation zurück zur Seite Budgetübersicht der Dashboards. Wenn der Filtersatz einen Budgeteintrag zurückgibt, bleibt der Benutzer auf der Seite Budgetdetails. Wenn der Filter mehrere Elemente zurückgibt, wird das Ergebnis auf der Seite Budgetübersicht angezeigt.

Budgeteigentümer können ihren Budgets aus den Budget-Dashboards Anpassungen hinzufügen, um ihre Budgets zu verwalten und Budgetadministratoren dabei zu unterstützen, effizienter zu arbeiten. Um diese Option zu aktivieren, wechseln Sie zur Registerkarte Budgeteinstellungen, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anpassungen der Budgeteigentümer aktivieren.

Budgeteigentümer können ihr Budget mit mehreren Budgetgenehmigern/-managern und Budgetanzeigern teilen, z. B. direkt unterstellten Mitarbeitern, Vorgesetzten und Projektmitgliedern. Um diese Funktion zu aktivieren, weisen Sie Benutzern, die Zugriff auf geteilte Budgets benötigen, die Rolle Budgetanzeiger zu. Fügen Sie diese Benutzer anschließend zu vorhandenen Budgets im Konfigurationsbereich hinzu.

Durch den Export nicht abgerechneter Beträge können Budgeteigentümer den Saldo der nicht eingereichten Ausgabeneinträge anzeigen. Zu den ausstehenden Transaktionen gehören nicht gesendete Kostenabrechnungen, Kostenabrechnungen, die gesendet, aber noch nicht genehmigt wurden, und verfügbare Ausgaben, die noch nicht an eine Kostenabrechnung angehängt sind. Verwenden Sie die Einstellung Nicht gesendete Ausgaben anzeigen, um nicht abgerechnete Daten zu erfassen und in das Budget umzuwandeln.

Mit der Funktion An Excel senden der Budgeteintragslisten und der Budget-Dashboards-Exportfunktion werden Excel-Dateien mit der Dateierweiterung .xlsx erstellt, die bis zu eine Million Zeilen unterstützen. Dies ist besonders nützlich für Kunden, die mit vielen Budget- und Ausgabeneinträgen arbeiten, da sie sie effizient nach Excel exportieren können. Sie ist auch nützlich für die Massenexport-UI, die als zentraler Ort für alle Exportbudgetangebote dient.

Teambudgets ermöglichen es Budgeteigentümern, Budgets für ihre Teams zu erstellen und selbst zu verwalten. Dies ist nützlich für untergeordnete Manager, die ein informelles Budget von ihrer direkten Führungskraft erhalten, aber keine Möglichkeit haben, die Ausgaben ihres Teams zu verfolgen. Mit Teambudgets können sie Ausgaben im Laufe der Zeit mit einem festgelegten Betrag abgleichen.

Schritte zum Erstellen eines Teambudgets:

1. Wählen Sie Teambudget hinzufügen im Budget-Dashboard.
2. Geben Sie die erforderlichen Informationen in die Felder Budgetname, Budgetanzeigename, Budgeteigentümer, Periodentyp, Geschäftsjahr und Währung ein. Standardmäßig ist die Budgetart auf Teamkonto gesetzt.
3. Geben Sie den Budgetbetrag ein.
4. Wählen Sie Sichern, um diese Änderungen zu übernehmen.

Zeigen Sie auf der Seite Budgetübersicht in Budget-Dashboards Budgetausgaben des laufenden Jahres mithilfe der Karten- oder Listenansichtsoptionen an. Bei monatlichen und vierteljährlichen Budgets berücksichtigt der Budgetbetrag den Budgetbetrag der aktuellen Periode sowie die Beträge aus vorherigen Budgetperioden des aktuellen Geschäftsjahres.

Diese Funktion bietet Kunden einen besseren Überblick über die Budgetausgaben vom Beginn des Geschäftsjahres bis heute. Jahresbudgets und Datumsbereichsbudgets enthalten keine Sicht für das laufende Jahr.