Explorar los aspectos básicos de la función Presupuesto
Navegación por los paneles de presupuesto

Exploración de los aspectos básicos de los paneles de control de presupuesto

Objective

After completing this lesson, you will be able to explicar el propósito y los beneficios de utilizar los paneles de presupuesto.

Aspectos básicos de los paneles de presupuesto

La función Paneles de control de presupuesto de SAP Concur, integrada con Presupuesto, proporciona una vista integral y en tiempo real de sus patrones de gasto, lo que le permite tomar decisiones fundamentadas y mantener el control financiero. Esta potente herramienta combina las sólidas capacidades de gestión de gastos de SAP Concur con un seguimiento y análisis detallados del presupuesto, lo que optimiza el proceso de presupuestación y mejora la transparencia financiera.

Los paneles de control de presupuesto se encuentran en la pestaña Informes y proporcionan un resumen gráfico con la capacidad de ver presupuestos con información de gastos detallada. Muestra cuánto está pendiente y gastado hasta la fecha, el presupuesto restante y otros detalles.

La imagen es una captura de pantalla de la interfaz de SAP Concur que muestra un menú desplegable en Inicio. El menú desplegable tiene dos secciones principales: APLICACIONES y ADMINISTRACIÓN. La sección APLICACIONES contiene las siguientes opciones: Solicitudes, Gastos, Facturas, Aprobaciones, Informes y Paneles de control de presupuesto (resaltados en amarillo). La sección ADMINISTRACIÓN incluye Empresa, Administrador de la empresa, Herramientas, Solicitud, Gastos y Factura. El logotipo de SAP Concur está visible en la parte inferior de la captura de pantalla.

Experiencia de usuario

Resumen de presupuesto

Una vez que seleccione la opción de menú Paneles de control de presupuesto, verá una página Resumen de presupuesto.

En la página Resumen de presupuesto, los gráficos de barras codificados por colores muestran los porcentajes del presupuesto gastado, pendiente o restante:

  • Verde: es igual o inferior al 80%
  • Amarillo - igual a 80-99%
  • Rojo: igual o superior al 100%
La imagen muestra un panel de presupuesto con las secciones Mis presupuestos y Presupuestos compartidos. Ambas secciones incluyen mosaicos con presupuestos. Cada presupuesto incluye detalles como el nombre, el total, el gasto, el pendiente y el restante, y tiene indicadores visuales para los gastos y los saldos. Hay un botón Añadir presupuesto de equipo.

Si selecciona cualquiera de los presupuestos que se muestran en la página, se mostrarán los detalles de ese presupuesto.

La imagen es una captura de pantalla de la página Resumen de presupuesto en la sección Paneles de control de presupuesto para el presupuesto Equipo 2023 en SAP Concur. La página proporciona una vista detallada del estado del presupuesto para el ejercicio fiscal 2023 en USD. Se muestran métricas de presupuesto clave que incluyen: Presupuesto total, Gastado, Pendiente y Restante. Debajo de estas métricas, hay una sección de gráfico que incluye Desglose de presupuesto, Categorías de envío principales, Tendencia de gasto. En la parte inferior de la página hay pestañas: Transacciones pendientes, Transacciones gastadas, Categorías de gasto, Ajustes de presupuesto y Filtros.

Importes no cargados

Cuando un administrador habilita la función Importes no cargados en Configuración de presupuesto, proporciona una capa adicional de supervisión financiera para los propietarios del presupuesto de gastos. Esta función permite a los propietarios de presupuestos ver los valores de los gastos que se han registrado pero que aún no se han enviado para su aprobación o reembolso, proporcionando una vista más completa de los compromisos financieros de la organización.

La imagen es una captura de pantalla de la página Resumen de presupuesto en Paneles de control de presupuesto para el presupuesto Entretenimiento 2023 en SAP Concur. Proporciona información detallada del presupuesto para el ejercicio 2023 en USD. La página muestra varias métricas clave: Presupuesto, Gastado, Pendiente, Restante y No cargado (resaltado en amarillo). Debajo de estas métricas, hay una sección de gráfico que incluye Desglose de presupuesto, Categorías de envío principales, Tendencia de gasto. En la parte inferior de la página hay pestañas: Transacciones pendientes, Transacciones gastadas, Categorías de gasto, Ajustes de presupuesto y Filtros.

Transacciones de tarjeta de crédito

Para los usuarios que tienen transacciones de tarjeta de crédito, hay funcionalidades adicionales disponibles para mejorar el seguimiento y la generación de informes de estas transacciones. Los usuarios verán una columna Tarjeta de crédito dedicada en el archivo de exportación si han definido datos para exportar y tienen transacciones de tarjeta de crédito. Esta columna ayudará a distinguir y detallar los gastos incurridos a través de tarjetas de crédito corporativas o personales, ofreciendo información más clara sobre cómo se utilizan los fondos.

Experiencia del aprobador

Un administrador puede habilitar las siguientes opciones en Configuración del presupuesto:

  • Porcentaje de límite de alerta: muestra un indicador verde visual cuando el consumo de presupuesto alcanza el 80% de forma predeterminada.
  • Porcentaje de límite de control: desencadena un indicador rojo cuando el consumo de presupuesto alcanza el 100% por defecto.

El propietario del presupuesto verá estos indicadores cuando el presupuesto se consuma más allá de estos porcentajes. Se visualizará un indicador amarillo cuando el consumo se encuentre entre los dos.

Cuando los usuarios envían informes de gastos, facturas, solicitudes de compra o solicitudes de autorización, el aprobador verá un enlace Ver presupuesto en la página Aprobaciones. En función de los porcentajes de límite de control y alerta y el importe de la solicitud enviada, las alertas codificadas por colores permitirán al aprobador identificar rápidamente el estado del presupuesto:

Escenario 1

Si el presupuesto restante está por debajo del Porcentaje de límite de alerta, se mostrará en verde, lo que indica que el gasto se encuentra dentro de un límite seguro.

La imagen muestra una sección Mi presupuesto para el equipo 2023 con un presupuesto total de 50.000,00 $ para el ejercicio 2023 en USD. Presenta un desglose de gastos con $0.00 gastados, $21.000,00 pendientes y $29.000,00 restantes, junto con un gráfico de barras visual que indica estos montos. Hay un enlace Ver detalles del presupuesto del equipo 2023 resaltado en amarillo. A continuación, una tabla enumera los gastos detallados por partida individual, incluida una entrada para la Expo 2023 solicitada por Jack Aranda, con 100,00 $ asignados, que es el 0,20 % del presupuesto. El lado derecho de la imagen muestra un resumen detallado del presupuesto con las mismas métricas financieras, gráficos circulares para las categorías de gastos principales y el desglose de presupuesto que resalta los importes gastados, pendientes y restantes. Las cifras financieras se resaltan en verde.

Escenario 2

Si el presupuesto restante se encuentra entre el Porcentaje de límite de alerta y el Porcentaje de límite de control, se mostrará en amarillo, lo que indica precaución a medida que el presupuesto se acerca a su límite.

La imagen muestra un resumen del presupuesto para Viaje por división 2023 con un presupuesto total de 100.000,00 $ para el ejercicio 2023 en USD. A la izquierda, la sección Mi presupuesto muestra un gráfico de barras visual con importes que indican $0,00 gastados, $84.900,00 pendientes y $15.100,00 restantes. El enlace Ver viaje por división 2023 Detalles de presupuesto resaltado está presente encima de una tabla detallada con un único elemento de línea: Capacitación 2023 solicitada por Hugo First, con una asignación de $19.000,00 (19,00% del presupuesto). A la derecha, la página de presupuesto detallada para Viaje por división 2023 muestra métricas similares con un desglose visual de los gastos, incluido un gráfico de barras de desglose de presupuesto y un gráfico de Categorías de gasto principales, que indican la distribución de fondos. Las cifras financieras se resaltan en amarillo.

Escenario 3

Si el presupuesto restante supera el Porcentaje de límite de control, se mostrará en rojo, lo que indica que se ha excedido el presupuesto y requiere atención inmediata.

La imagen muestra un resumen del presupuesto para Viaje por división 2023 con un presupuesto total de 100.000,00 $ para el ejercicio 2023 en USD. A la izquierda, la sección Mi presupuesto presenta un gráfico de barras que indica que se han gastado 0,00 $, 105.900,00 $ pendientes y que el presupuesto ha superado 5.900,00 $ (resaltado en rojo). El enlace Ver viaje de división 2023 Detalles de presupuesto está presente encima de una tabla de gastos detallada que muestra un elemento de línea: Team Building 2023 solicitado por Hugo First, con $21,000.00 asignados (21,00 % del presupuesto). A la derecha, la página de presupuesto detallada para Viaje por división 2023 refleja estas métricas, mostrando un gráfico de barras de desglose de presupuesto y un gráfico de Categorías de gasto principales. Las cifras financieras se resaltan en rojo.

Estos indicadores visuales ayudan a los responsables y aprobadores de presupuestos a evaluar rápidamente el estado del presupuesto y a tomar decisiones fundamentadas.

Características de los paneles de presupuesto

Compartir resumen de presupuesto mediante exportación

Los propietarios de presupuesto pueden compartir información de presupuesto con otros usuarios seleccionando Enviar a Excel en la página Resumen de presupuesto del Panel de control de presupuesto. Pueden exportar los mismos datos disponibles en la opción de vista de lista del Panel de control de presupuesto, además de campos adicionales como Importe de presupuesto original, Importe de presupuesto ajustado, Tipo de período, Categoría de presupuesto y Tipo de presupuesto.

La imagen representa un panel de Presupuestos compartidos para el período 2023, que muestra cinco artículos gestionados por Hugo First y Simon Sais. Se muestran resúmenes de presupuesto para Equipo 2023 (presupuesto de 50.000 USD, gasto de 4.000 USD), Simon Sais 2023 (2.000 USD sin gastar totalmente), Viaje 2023 (presupuesto de 10.000 USD, gasto de 4.500 USD) y Creación de equipo de 2023 (todo un presupuesto de 2.000 $ pendiente y que da lugar a un saldo no cargado negativo). Debajo del panel, hay una tabla financiera con detalles específicos del presupuesto, como el tipo, la moneda y los importes para las categorías de ajustes, gastos, pendientes y no cargados. Hay disponibles opciones para enviar datos a Excel (resaltados en amarillo), cambiar las vistas de período y añadir nuevos presupuestos de equipo.

Función de filtros en las páginas Resumen de presupuesto y Detalles de presupuesto

La función de filtro permite a los usuarios filtrar presupuestos por descripción de presupuesto, propietario de presupuesto y categoría de presupuesto. Es muy útil, especialmente para los paneles de control de presupuesto con varias páginas de elementos de presupuesto. La función de filtro está disponible en las páginas Resumen de presupuesto y Detalles de presupuesto de los paneles de control.

La modificación de períodos de presupuesto no requiere volver a la página Resumen de presupuesto de los paneles de control. Si el conjunto de filtros devuelve un elemento de presupuesto, el usuario permanece en la página Detalles de presupuesto. Si el filtro devuelve varios elementos, el resultado aparece en la página Resumen de presupuesto.

La imagen muestra una ventana emergente Filtrar por calendario para gestionar presupuestos compartidos, con opciones para filtrar por Presupuestos de período o Presupuestos de intervalo de fechas. La selección actual se establece en 2023 - Presupuestos de período anual, con opciones navegables para años pasados (2020 a 2022) y meses futuros dentro de 2023. La interfaz incluye opciones de filtro Anual, trimestral (T1 a T4) y mensual (de abril a marzo). El diseño incluye los botones Buscar y Cancelar para aplicar o descartar los filtros seleccionados.

Propietarios de presupuesto Implementar ajustes de presupuesto

Los propietarios de presupuestos pueden añadir ajustes a sus presupuestos desde los paneles de control de presupuesto para gestionar sus presupuestos y ayudar a los administradores de presupuestos a trabajar de forma más eficiente. Para habilitar esta opción, vaya a la pestaña Configuración de presupuesto y seleccione la casilla Habilitar ajustes de propietarios de presupuesto.

La imagen muestra el panel de presupuesto y usted puede agregar ajustes

Propietarios de presupuesto comparten presupuesto con visores de presupuesto

Los propietarios de presupuesto pueden compartir su presupuesto con varios aprobadores/gerentes de presupuesto y visualizadores de presupuesto, como informes directos, gerentes y miembros del proyecto. Para activar esta función, asigne el rol Visor de presupuesto a los usuarios que necesitan acceso a presupuestos compartidos. A continuación, añada estos usuarios a los presupuestos existentes en el área de configuración.

La imagen muestra un resumen de la tabla Presupuestos compartidos para el período anual de 2023, que enumera 5 elementos de presupuesto. Incluye columnas para Propiedad de, Nombre de presupuesto, Importe de presupuesto, Gastado, Pendiente y Restante. Hugo First gestiona Entertainment 2023 con un presupuesto de $ 5.000 y un saldo restante de $ 500, Equipo 2023 con un presupuesto de $ 50.000 y $ 46.000 restantes, y Team building 2023 con un presupuesto de $ 2.000 y un negativo $ 2.500 restantes. Simon Sais gestiona Simon Sais 2023 con un presupuesto de 2.000 $ por completo restante y Viajes 2023 con un presupuesto de 10.000 $ y 5.500 $ restantes. La interfaz ofrece opciones para filtrar, buscar, enviar datos a Excel y ajustar vistas.

Exportación de datos no cargados de propietarios de presupuesto

La exportación de importes no cargados permite a los propietarios del presupuesto ver el saldo de los elementos de gastos que no se han enviado. Las transacciones pendientes incluyen informes de gastos no enviados, informes de gastos que se han enviado pero aún no se han aprobado y gastos disponibles que aún no se han adjuntado a un informe de gastos. Utilice la configuración Mostrar gastos no enviados para capturar datos no cargados y convertirlos en el presupuesto.

La imagen presenta una vista detallada del presupuesto Equipo 2023, que muestra un presupuesto total de 50.000 $ en USD para el ejercicio 2023. De esto, se han gastado 4.000 dólares, con 0 dólares pendientes, quedando 46.000 dólares restantes y 0 dólares sin gastar. La sección incluye gráficos para el desglose de presupuesto, categorías de gastos principales (no disponibles) y un gráfico de tendencia de gastos. La interfaz incluye pestañas para transacciones pendientes, transacciones gastadas, categorías de gastos, ajustes de presupuesto y filtros, junto con una opción para exportar datos (resaltados en amarillo). La disposición incluye elementos como la navegación y una barra de búsqueda.

Enviar a Excel Función Utiliza Extensión de Archivo .xlsx

La función Enviar a Excel de las listas de elementos de presupuesto y la función de exportación Paneles de control de presupuesto crean archivos Excel con la extensión de archivo .xlsx, que admite hasta un millón de filas. Esto es especialmente útil para los clientes que trabajan con muchos artículos de presupuesto y gasto, ya que pueden exportarlos de manera eficiente a Excel. También es valioso para la IU de exportación en masa, que sirve como ubicación central para todas las ofertas de presupuesto de exportación.

La imagen presenta un resumen del panel Presupuestos compartidos para 2023, que muestra cinco elementos presupuestarios gestionados por Hugo First y Simon Sais. Cada tarjeta indica el nombre del presupuesto, el importe total del presupuesto y la moneda del ejercicio. Para Equipo 2023, el presupuesto es de 50.000 $ con 4.000 $ gastados; Simon Sais 2023 tiene un presupuesto de 2.000 $ totalmente sin gastar; Viaje 2023 tiene un presupuesto de 10.000 $ con 4.500 $ gastados; la creación de equipos de 2023 supera el presupuesto con 2.000 $ pendientes, lo que muestra importes negativos no cargados. La interfaz permite cambiar las vistas a Período: Mensual a Anual, añadir nuevos presupuestos de equipo y exportar datos a Excel (resaltados en amarillo), con funcionalidades de búsqueda y filtro.

Agregar presupuestos de equipos

Los presupuestos de equipo permiten a los propietarios de presupuestos crear y autogestionar presupuestos para sus equipos. Esto es útil para los gerentes de nivel inferior que reciben un presupuesto informal de su gerente directo, pero que carecen de una manera de realizar un seguimiento de los gastos de su equipo. Con los presupuestos de equipo, pueden supervisar los gastos en función de una cantidad determinada a lo largo del tiempo.

Atención

Un gerente puede crear tantos presupuestos de equipo como quieran. Sin embargo, solo pueden crear presupuestos de equipo para su propio equipo.

Pasos para crear un presupuesto de equipo:

  1. Seleccione Agregar presupuesto de equipo en el Panel de control de presupuesto.
  2. Introduzca la información necesaria en los campos: Nombre del presupuesto, Nombre de visualización del presupuesto, Propietario del presupuesto, Tipo de período, Año fiscal y Moneda. De forma predeterminada, el Tipo de presupuesto se fija en Cuenta de equipo.
  3. Ingrese el Importe de presupuesto.
  4. Seleccione Guardar para aplicar estos cambios.
La imagen presenta un resumen del panel Presupuestos compartidos para 2023, que muestra cinco elementos presupuestarios gestionados por Hugo First y Simon Sais. Cada tarjeta indica el nombre del presupuesto, el importe total del presupuesto y la moneda del ejercicio. Para Equipo 2023, el presupuesto es de 50.000 $ con 4.000 $ gastados; Simon Sais 2023 tiene un presupuesto de 2.000 $ totalmente sin gastar; Viaje 2023 tiene un presupuesto de 10.000 $ con 4.500 $ gastados; la creación de equipos de 2023 supera el presupuesto con 2.000 $ pendientes, lo que muestra importes negativos no cargados. La interfaz permite cambiar vistas a Periodo: Mensual a Anual, añadir nuevos presupuestos de equipo (resaltados en amarillo) y exportar datos a Excel, con funcionalidades de búsqueda y filtro.

Nota

Una vez que guarde el presupuesto de equipo, la pestaña Ajustes estará disponible.

La pestaña Miembros del equipo enumera todos los empleados para los que el propietario del presupuesto aprueba elementos de gastos. Esta información se extrae automáticamente cuando se crea el presupuesto del equipo. Los miembros del equipo pueden participar en un presupuesto:

  • Todo el tiempo - participar en el presupuesto.
  • Período de tiempo: entre las fechas que se muestran en las columnas De y A.
  • No inscrito: no participa en el presupuesto.

Las alertas se pueden crear cuando:

  • Se ha añadido un nuevo empleado a un equipo después de crear el presupuesto de equipo.
  • Un empleado ha abandonado el equipo, pero aún se muestra como participante en un presupuesto.

Ver gastos de presupuesto del año hasta la fecha en paneles de control de presupuesto

En la página Resumen de presupuesto en Paneles de control de presupuesto, visualice los gastos de presupuesto anuales acumulados utilizando las opciones de vista de lista o tarjeta. Para los presupuestos mensuales y trimestrales, el importe de presupuesto tiene en cuenta el importe de presupuesto del período actual, así como los importes de períodos de presupuesto anteriores del ejercicio en curso.

Esta función proporciona a los clientes una vista más clara de los gastos presupuestarios desde el inicio del año fiscal hasta hoy. Los presupuestos anuales y de intervalo de fechas no incluyen una vista anual acumulada.

La imagen muestra un resumen del presupuesto de 2023 para los presupuestos compartidos gestionados por Hugo First y Simon Sais, que detalla los importes presupuestados, gastados, pendientes y restantes. Notablemente, Entertainment 2023 de Hugo First está mayormente pendiente, y Team Building 2023 muestra un saldo restante negativo. La interfaz ofrece funcionalidades como ordenar, expandir secciones, enviar datos a Excel y una opción Vista YTD (resaltada en amarillo).

Resumen

La función Paneles de control de presupuesto en SAP Concur:

  • Proporciona una vista gráfica en tiempo real de los presupuestos y los patrones de gasto.
  • Muestra los importes de presupuesto pendientes, gastados y restantes para facilitar el seguimiento.
  • Mejora la toma de decisiones financieras con herramientas de generación de informes y análisis detallados del presupuesto.
  • Optimiza la gestión de presupuestos integrando los datos de gastos y presupuestos en una sola ubicación.
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