Explorando os fundamentos dos dashboards de orçamento

Depois de selecionar a opção de menu Dashboards de orçamento, você verá a página Visão geral do orçamento.

Na página Visão geral do orçamento, os gráficos de barras codificados por cores exibem as porcentagens do orçamento gasto, pendente ou restante:

• Verde - igual a 80% ou menos
• Amarelo - igual a 80-99%
• Vermelho - igual a 100% ou mais

Quando um administrador ativa o recurso Valores não contabilizados nas Configurações do orçamento, ele fornece uma camada adicional de supervisão financeira para os detentores do orçamento do Expense. Esse recurso permite que os detentores do orçamento vejam valores para despesas que foram registradas, mas ainda não foram enviadas para aprovação ou reembolso, fornecendo uma visão mais abrangente dos compromissos financeiros da organização.

Para usuários que têm transações com cartão de crédito, estão disponíveis funcionalidades adicionais para ampliar o rastreamento e o relatório dessas transações. Os usuários verão uma coluna Cartão de crédito dedicada no arquivo de exportação se tiverem dados definidos para exportação e tiverem transações com cartão de crédito. Essa coluna ajudará a distinguir e detalhar as despesas incorridas por meio de cartões de crédito corporativos ou pessoais, oferecendo insights mais claros sobre como os fundos estão sendo utilizados.

Se o orçamento restante estiver abaixo do percentual do limite de alerta, ele será exibido em verde, indicando que o gasto está dentro de um limite seguro.

Se o orçamento restante estiver entre o percentual de limite de alerta e o percentual de limite de controle, ele será exibido em amarelo, indicando cautela quando o orçamento se aproximar do limite.

Se o orçamento restante exceder o percentual do limite de controle, ele será exibido em vermelho, indicando que o orçamento foi excedido e requer atenção imediata.

Os detentores de orçamento podem compartilhar informações de orçamento com outros usuários clicando em Enviar para o Excel na página Visão geral do orçamento do Dashboard do orçamento. Eles podem exportar os mesmos dados disponíveis na opção de exibição de lista do Dashboard do orçamento, além de campos adicionais, como Valor do orçamento original, Valor do orçamento ajustado, Tipo de período, Categoria de orçamento e Tipo de orçamento.

O recurso de filtro permite que os usuários filtrem orçamentos por descrição do orçamento, detentor do orçamento e categoria do orçamento. É muito útil, especialmente para painéis de orçamento com várias páginas de itens de orçamento. O recurso de filtro está disponível nas páginas Visão geral do orçamento e Detalhes do orçamento dos painéis.

A alteração de períodos de orçamento não requer navegação de volta para a página Visão geral do orçamento do dashboard. Se o conjunto de filtros retornar um item de orçamento, o usuário permanecerá na página Orçamento detalhado. Se o filtro retornar vários itens, o resultado será exibido na página Visão geral do orçamento.

Os detentores de orçamento podem adicionar ajustes a seus orçamentos a partir dos dashboards de orçamento para gerenciar seus orçamentos e ajudar os administradores de orçamento a trabalhar com mais eficiência. Para ativar essa opção, vá para a guia Configurações de orçamento e marque a caixa de seleção Ativar ajustes de detentores de orçamento.

Os detentores de orçamento podem compartilhar seu orçamento com vários aprovadores/gerentes de orçamento e visualizadores de orçamento, como subordinados diretos, gerentes e membros do projeto. Para ativar esse recurso, atribua a função Visualizador de orçamento aos usuários que precisam acessar os orçamentos compartilhados. Em seguida, adicione esses usuários aos orçamentos existentes na área de configuração.

A exportação de valores não contabilizados permite que os detentores de orçamento visualizem o saldo de itens de despesa que não foram enviados. As transações pendentes incluem relatórios de despesas não enviados, relatórios de despesas que foram enviados, mas ainda não aprovados, e despesas disponíveis ainda não anexadas a um relatório de despesas. Use a configuração Mostrar despesa não enviada para capturar dados não contabilizados e transformá-los em orçamento.

O recurso Enviar para Excel para listas de itens de orçamento e a função de exportação Dashboards de orçamento criam arquivos Excel com a extensão de arquivo .xlsx, que suporta até um milhão de linhas. Isso é especialmente útil para clientes que trabalham com muitos itens de orçamento e despesas, pois podem exportá-los de forma eficiente para o Excel. Ele também é valioso para a IU de exportação em massa, que serve como local central para todas as ofertas de orçamento de exportação.

Os orçamentos de equipe permitem que os detentores de orçamento criem e autogerenciem orçamentos para suas equipes. Isso é útil para gerentes de nível inferior que recebem um orçamento informal de seu gerente direto, mas não têm uma forma de controlar os gastos da equipe. Com orçamentos de equipe, eles podem monitorar os gastos em relação a um determinado montante ao longo do tempo.

Etapas para criar um orçamento de equipe:

1. Selecione Adicionar orçamento da equipe no Dashboard do orçamento.
2. Insira as informações necessárias nos campos: Nome do orçamento, Nome de exibição do orçamento, Detentor do orçamento, Tipo de período, Ano fiscal e Moeda. Por padrão, o Tipo de orçamento é definido como Conta de equipe.
3. Insira o Valor do orçamento.
4. Selecione Salvar para aplicar essas modificações.

Na página Visão geral do orçamento, em Painéis de orçamento, visualize os gastos do orçamento acumulados no ano usando as opções de cartão ou visão de lista. Para orçamentos mensais e trimestrais, o montante do orçamento considera o montante do orçamento do período atual, bem como os montantes de períodos de orçamento anteriores do exercício corrente.

Esse recurso fornece aos clientes uma visão mais clara das despesas do orçamento desde o início do exercício fiscal até hoje. Orçamentos anuais e de intervalo de datas não incluem uma visão de acumulado anual.