Exploration des notions de base des tableaux de bord de budget

Objective

After completing this lesson, you will be able to expliquez l'objectif et les avantages de l'utilisation de la fonctionnalité Budget.

Notions de base des tableaux de bord de budget

La fonctionnalité Tableaux de bord de budget de SAP Concur, intégrée à Budget, offre une vue complète et en temps réel de vos modèles de dépenses, ce qui vous permet de prendre des décisions avisées et de conserver un contrôle financier. Ce puissant outil combine les puissantes fonctionnalités de gestion des dépenses de SAP Concur avec un suivi et une analyse détaillés du budget, ce qui rationalise le processus de budgétisation et améliore la transparence financière.

Les tableaux de bord de budget se trouvent sous l’onglet Reporting et fournissent une synthèse graphique avec la possibilité d’afficher les budgets avec des informations détaillées sur les dépenses. Il affiche le montant en attente et dépensé à ce jour, le budget restant et d'autres détails.

Expérience utilisateur

Synthèse du budget

Une fois que vous avez sélectionné l’option de menu Tableaux de bord de budget, la page Synthèse du budget s’affiche.

Sur la page Synthèse du budget, les graphiques à barres à code couleur affichent les pourcentages du budget qui sont dépensés, en attente ou restants :

Vert : 80 % ou moins
Jaune - égal à 80-99 %
Rouge - égal ou supérieur à 100 %

L’image montre un tableau de bord de budget avec les sections Mes budgets et Budgets partagés. Les deux sections incluent des vignettes avec des budgets. Chaque budget inclut des détails tels que le nom, le total, les dépenses, les dépenses en attente et les dépenses restantes et comporte des indicateurs visuels pour les dépenses et les soldes. Le bouton Ajouter le budget de l’équipe est présent.

Si vous sélectionnez l’un des budgets affichés sur la page, les détails de ce budget s’afficheront.

L’image est une capture d’écran de la page « Synthèse du budget » sous la section « Tableaux de bord du budget » pour le budget « Équipement 2023 » dans SAP Concur. La page fournit une vue détaillée du statut du budget pour l'exercice comptable 2023 en USD. Les mesures budgétaires clés sont affichées, notamment : Budget total, Dépensé, En attente et Restant. Sous ces métriques, il existe une section de graphique avec Répartition du budget, Principales catégories envoyées, Tendance des dépenses. En bas de la page, vous trouverez des onglets : Transactions en attente, Transactions dépensées, Catégories de dépenses, Ajustements budgétaires et Filtres.

Montants non dépensés

Lorsqu’un administrateur active la fonctionnalité Montants non dépensés dans les Paramètres du budget, elle fournit une couche supplémentaire de supervision financière aux responsables du budget Expense. Cette fonctionnalité permet aux propriétaires de budget de voir les valeurs des dépenses qui ont été enregistrées mais qui n’ont pas encore été soumises pour approbation ou remboursement, offrant ainsi une vue plus complète des engagements financiers de l’organisation.

L’image est une capture d’écran de la page Synthèse du budget, sous Tableaux de bord de budget, pour le budget Divertissement 2023 dans SAP Concur. Il fournit des informations détaillées sur le budget pour l'exercice comptable 2023 en USD. La page affiche plusieurs indicateurs clés : Budget, Dépensé, En attente, Restant et Non dépensé (surligné en jaune). Sous ces métriques, il existe une section de graphique avec Répartition du budget, Principales catégories envoyées, Tendance des dépenses. En bas de la page, vous trouverez des onglets : Transactions en attente, Transactions dépensées, Catégories de dépenses, Ajustements budgétaires et Filtres.

Transactions par carte de crédit

Pour les utilisateurs disposant de transactions par carte de crédit, des fonctionnalités supplémentaires sont disponibles pour améliorer le suivi et le reporting de ces transactions. Les utilisateurs verront une colonne Carte de crédit dédiée dans le fichier d'exportation s'ils ont défini des données à exporter et ont des transactions par carte de crédit. Cette colonne permet de distinguer et de détailler les dépenses engagées via des cartes de crédit d’entreprise ou personnelles, offrant ainsi des informations plus claires sur la manière dont les fonds sont utilisés.

Expérience des approbateurs

Un administrateur peut activer les options suivantes dans Paramètres du budget :

Pourcentage de limite d'alerte : affiche un indicateur vert visuel lorsque l'utilisation du budget atteint 80 % par défaut.
Pourcentage de limite de contrôle : déclenche un indicateur rouge lorsque l'utilisation du budget atteint 100 % par défaut.

Le responsable du budget verra ces indicateurs lorsque le budget sera utilisé au-delà de ces pourcentages. Un indicateur jaune s'affiche lorsque la consommation se situe entre les deux.

Lorsque les utilisateurs soumettent des notes de frais, des factures, des demandes d’achat ou des demandes d’autorisation, l’approbateur voit un lien Afficher le budget sur la page Approbations. En fonction des pourcentages d’alerte et de limite de contrôle, et du montant de la demande soumise, les alertes à code couleur permettront à l’approbateur d’identifier rapidement le statut du budget :

scénario 1

Si le budget restant est inférieur au pourcentage de limite d'alerte, il sera affiché en vert, indiquant que les dépenses sont comprises dans une limite de sécurité.

L'image affiche une section Mon budget pour l'équipement 2023 avec un budget total de 50 000,00 $ pour l'exercice 2023 en USD. Il présente une répartition des dépenses avec 0,00 € dépensé, 21 000,00 € en attente et 29 000,00 € restants, à côté d'un histogramme visuel indiquant ces montants. Un lien Afficher les détails du budget de l’équipement 2023 est surligné en jaune. Ci-dessous, un tableau répertorie les dépenses détaillées par poste individuel, y compris une entrée pour Expo 2023 demandée par Jack Aranda, avec 100,00 $ alloués, soit 0,20 % du budget. Le côté droit de l'image affiche une synthèse détaillée du budget avec les mêmes métriques financières, des camemberts pour les meilleures catégories de dépenses et une répartition du budget mettant en surbrillance les montants dépensés, en attente et restants. Les chiffres financiers sont mis en surbrillance en vert.

Scénario 2

Si le budget restant est compris entre le pourcentage de limite d'alerte et le pourcentage de limite de contrôle, il est affiché en jaune, ce qui indique la prudence lorsque le budget approche de sa limite.

L'image affiche une synthèse du budget pour Division Travel 2023 avec un budget total de 100 000,00 $ pour l'exercice 2023 en USD. À gauche, la section Mon budget affiche un histogramme visuel avec des montants indiquant 0,00 € dépensé, 84 900,00 € en attente et 15 100,00 € restants. Un lien Afficher les détails du budget 2023 de Division Travel mis en surbrillance figure au-dessus d’un tableau détaillé comportant un seul poste : Formation 2023 demandée par Hugo First, avec une allocation de 19 000,00 $ (19,00 % du budget). À droite, la page détaillée du budget pour Division Travel 2023 affiche des métriques similaires avec une répartition visuelle des dépenses, y compris un diagramme à barres Répartition du budget et un graphique Catégories de dépenses principales, tous deux indiquant la répartition des fonds. Les chiffres financiers sont mis en surbrillance en jaune.

Scénario 3

Si le budget restant dépasse le pourcentage de limite de contrôle, il est affiché en rouge, indiquant que le budget a été dépassé et nécessite une attention immédiate.

Ces indicateurs visuels aident les responsables et approbateurs du budget à évaluer rapidement le statut du budget et à prendre des décisions éclairées.

Fonctionnalités des tableaux de bord de budget

Partager la synthèse du budget via l'exportation

Les responsables de budget peuvent partager des informations sur le budget avec d’autres utilisateurs en sélectionnant Envoyer vers Excel sur la page Synthèse du budget du tableau de bord de budget. Ils peuvent exporter les mêmes données que celles disponibles dans l’option d’affichage Liste du tableau de bord de budget, ainsi que des champs supplémentaires tels que Montant du budget d’origine, Montant du budget ajusté, Type de période, Catégorie budgétaire et Type de budget.

L'image représente un tableau de bord Budgets partagés pour la période 2023, affichant cinq éléments gérés par Hugo First et Simon Sais. Les synthèses du budget sont affichées pour Équipement 2023 (budget de 50 000 $, 4 000 $ dépensé), Simon Sais 2023 (2 000 $ entièrement non dépensé), Travel 2023 (budget de 10 000 $, 4 500 $ dépensé) et Team building 2023 (2 000 $ de budget entier en attente et entraînant un solde non dépensé négatif). Sous le tableau de bord, il existe un tableau financier avec des détails de budget spécifiques, tels que le type, la devise et les montants pour les catégories d’ajustements, dépensé, en attente et non dépensé. Des options permettant d’envoyer des données vers Excel (surlignées en jaune), de changer de vue de période et d’ajouter de nouveaux budgets d’équipe sont disponibles.

Fonctionnalité de filtres sur les pages Synthèse du budget et Détails du budget

La fonctionnalité de filtrage permet aux utilisateurs de filtrer les budgets par description du budget, responsable du budget et catégorie de budget. Il est très utile, en particulier pour les tableaux de bord de budget avec plusieurs pages d’éléments de budget. La fonctionnalité de filtre est disponible sur les pages Synthèse du budget et Détails du budget des tableaux de bord.

La modification des périodes budgétaires ne nécessite pas de revenir à la page Synthèse du budget du tableau de bord. Si l’ensemble de filtres renvoie un élément du budget, l’utilisateur reste sur la page Détails du budget. Si le filtre renvoie plusieurs éléments, le résultat apparaît sur la page Synthèse du budget.

L'image affiche une fenêtre contextuelle Filtrer par calendrier pour la gestion des budgets partagés, avec des options de filtrage par Budgets de période ou Budgets basés sur une plage de dates. La sélection actuelle est définie sur 2023 - Budgets de période annuelle, avec des options navigables pour les années passées (2020 à 2022) et les mois à venir en 2023. L'interface inclut des options de filtre annuelles, trimestrielles (T1 à T4) et mensuelles (d'avril à mars). Les boutons Rechercher et Annuler de la mise en forme permettent d'appliquer ou de rejeter les filtres sélectionnés.

Les responsables du budget implémentent des ajustements budgétaires

Les responsables de budget peuvent ajouter des ajustements à leurs budgets à partir des tableaux de bord de budget pour gérer leurs budgets et aider les administrateurs de budget à travailler plus efficacement. Pour activer cette option, accédez à l’onglet Paramètres du budget et cochez la case Activer les ajustements des responsables de budget.

Les responsables du budget partagent le budget avec les observateurs du budget

Les responsables de budget peuvent partager leur budget avec plusieurs approbateurs/responsables et observateurs de budget, tels que les subordonnés directs, les responsables et les membres de projet. Pour activer cette fonctionnalité, affectez le rôle Observateur du budget aux utilisateurs qui ont besoin d’accéder à des budgets partagés. Ajoutez ensuite ces utilisateurs aux budgets existants dans la zone de configuration.

L’image montre une synthèse de la table Budgets partagés pour la période annuelle 2023, répertoriant 5 éléments du budget. Elle inclut des colonnes pour Responsable, Nom du budget, Montant du budget, Dépensé, En attente et Restant. Hugo First gère Entertainment 2023 avec un budget de 5 000 $ et un solde restant de 500 $, Équipement 2023 avec 50 000 $ de budget et 46 000 $ restant, et Team building 2023 avec un budget de 2 000 $ et 2 500 $ restants négatifs. Simon Sais gère Simon Sais 2023 avec un budget de 2 000 $ restant entièrement et Travel 2023 avec un budget de 10 000 $ et 5 500 $ restants. L'interface offre des options pour filtrer, rechercher, envoyer des données vers Excel et ajuster les vues.

Les responsables du budget exportent les données non dépensées

L’exportation des montants non dépensés permet aux propriétaires de budget d’afficher le solde des éléments de dépense qui n’ont pas été soumis. Les transactions en attente incluent les notes de frais non soumises, les notes de frais qui ont été soumises mais pas encore approuvées et les dépenses disponibles qui ne sont pas encore jointes à une note de frais. Utilisez le paramètre Afficher les dépenses non soumises pour capturer les données non dépensées et les transformer en budget.

L'image présente une vue détaillée du budget Équipement 2023, affichant un budget total de 50 000 $ en USD pour l'exercice 2023. Sur ce montant, 4 000 $ ont été dépensés, 0 $ étant en attente, ce qui laisse 46 000 $ restants et 0 $ non dépensés. La section inclut des graphiques pour la répartition du budget, les principales catégories de dépenses (non disponibles) et un graphique de tendance des dépenses. L'interface comporte des onglets pour les transactions en attente, les transactions de dépenses, les catégories de dépenses, les ajustements de budget et les filtres, ainsi qu'une option d'exportation des données (surlignée en jaune). La mise en forme comporte des éléments tels que la navigation et une barre de recherche.

La fonctionnalité Envoyer vers Excel utilise l'extension de fichier .xlsx

La fonctionnalité Envoyer vers Excel pour les listes d’éléments du budget et la fonction d’exportation Tableaux de bord de budget créent des fichiers Excel avec l’extension de fichier .xlsx, qui prend en charge jusqu’à un million de lignes. Cela est particulièrement utile pour les clients qui travaillent avec de nombreux postes de budget et de dépenses, car ils peuvent les exporter efficacement vers Excel. Il est également utile pour l'interface utilisateur d'exportation en masse, qui sert d'emplacement central pour toutes les offres de budget d'exportation.

L’image comporte une vue d’ensemble du tableau de bord Budgets partagés pour 2023, présentant cinq éléments du budget gérés par Hugo First et Simon Sais. Chaque carte indique le nom du budget, le montant total du budget et la devise de l’année fiscale. Pour Équipement 2023, le budget est de 50 000 $ avec 4 000 $ dépensé ; Simon Sais 2023 a un budget de 2 000 $ entièrement non dépensé ; Travel 2023 a un budget de 10 000 $ avec 4 500 $ dépensé ; Team building 2023 dépasse le budget avec 2 000 $ en attente, affichant des montants non dépensés négatifs. L’interface permet de basculer les vues sur Période : mensuelle à annuelle, d’ajouter de nouveaux budgets d’équipe et d’exporter des données vers Excel (surlignées en jaune), avec des fonctionnalités de recherche et de filtre.

Ajouter des budgets d’équipe

Les budgets d’équipe permettent aux responsables de budget de créer et de gérer eux-mêmes des budgets pour leur(s) équipe(s). Cela est utile pour les responsables de niveau inférieur qui reçoivent un budget informel de leur responsable direct mais qui ne disposent pas d’un moyen de suivre les dépenses de leur équipe. Avec les budgets d'équipe, ils peuvent surveiller les dépenses par rapport à un montant défini au fil du temps.

Attention

Un responsable peut créer autant de budgets d’équipe qu’il le souhaite. Cependant, ils peuvent uniquement créer des budgets d’équipe pour leur propre équipe.

Étapes de création d’un budget d’équipe :

Sélectionnez Ajouter le budget de l’équipe dans le tableau de bord de budget.
Saisissez les informations requises dans les champs : Nom du budget, Nom d’affichage du budget, Responsable du budget, Type de période, Année fiscale et Devise. Par défaut, le Type de budget est défini sur Compte d’équipe.
Saisissez le montant du budget.
Sélectionnez Enregistrer pour appliquer ces modifications.

Remarque

Une fois que vous avez enregistré le budget de l’équipe, l’onglet Ajustements devient disponible.

L’onglet Membres de l’équipe répertorie tous les collaborateurs pour lesquels le responsable du budget approuve les postes de dépenses. Ces informations sont extraites automatiquement lors de la création du budget de l'équipe. Les membres de l'équipe peuvent participer à un budget :

Tout le temps - participation au budget.
Période - entre les dates affichées dans les colonnes De et À.
Non inscrit - ne participe pas au budget.

Les alertes peuvent être créées dans les cas suivants :

Un nouveau salarié a été ajouté à une équipe après la création du budget de l'équipe.
Un salarié a quitté l'équipe, mais est toujours affiché en tant que participant à un budget.

Afficher les dépenses budgétaires de l’année cumulée dans les tableaux de bord de budget

Sur la page Synthèse du budget des Tableaux de bord de budget, affichez les dépenses budgétaires de l’année cumulée à l’aide des options d’affichage Carte ou Liste. Pour les budgets mensuels et trimestriels, le montant du budget prend en compte le montant du budget de la période en cours, ainsi que les montants des périodes budgétaires précédentes de l'exercice en cours.

Cette fonctionnalité offre aux clients une vue plus claire des dépenses budgétaires du début de l’exercice comptable à aujourd’hui. Les budgets annuels et basés sur une plage de dates n'incluent pas de vue de l'année cumulée.

L’image montre une synthèse du budget 2023 pour les budgets partagés gérés par Hugo First et Simon Sais, détaillant les montants budgétés, dépensés, en attente et restants. En particulier, Hugo First Entertainment 2023 est principalement en attente, et Team building 2023 affiche un solde négatif. L'interface offre des fonctionnalités telles que le tri, le développement de sections, l'envoi de données vers Excel et une option Vue YTD (mise en surbrillance en jaune).

Résumé

Les tableaux de bord de budget fournissent une synthèse graphique en temps réel des dépenses, des budgets en attente et des budgets restants pour un meilleur contrôle financier.
Les indicateurs à code couleur (vert, jaune, rouge) permettent de surveiller le statut du budget et d’alerter les utilisateurs lorsque les dépenses approchent ou dépassent les limites.
Les fonctionnalités incluent l'exportation de données vers Excel, le filtrage des budgets, le partage des vues de budget et la gestion des budgets d'équipe.
Les montants non dépensés et les transactions par carte de crédit font l'objet d'un suivi pour une surveillance complète du budget.
Les approbateurs et les responsables de budget utilisent des alertes visuelles pour évaluer et agir rapidement sur les statuts du budget lors des approbations.

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