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予算ダッシュボードの基本の探索

Objective

After completing this lesson, you will be able to 予算機能を使用する目的と利点について説明します。

予算ダッシュボードの基本

予算と統合された SAP Concur の予算ダッシュボード機能では、支出パターンの包括的かつリアルタイムビューが提供され、情報に基づいた意思決定を行い、財務管理を維持することができます。この強力なツールにより、SAP Concur の堅牢な経費管理機能と詳細な予算追跡および分析が組み合わされ、予算策定プロセスが合理化され、財務の透明性が向上します。

予算ダッシュボードは [レポート] タブの下に表示され、詳細な支出情報を含む予算を表示する機能を備えたグラフィカルな概要が提供されます。現在までに保留中および支出済の金額、残りの予算、およびその他の詳細が表示されます。

このイメージは、ホームにドロップダウンメニューが表示されている SAP Concur インタフェースのスクリーンショットです。ドロップダウンメニューには、2 つの主要セクション (APPLICATIONS と ADMINISTRATION) があります。[アプリケーション] セクションには、オプション [申請]、[経費精算]、[請求書処理]、[承認]、[レポート]、および [予算ダッシュボード] (黄色で強調表示) が含まれています。[管理] セクションには、[会社]、[組織管理]、[ツール]、[申請]、[経費]、および [請求書] が含まれます。SAP Concur ロゴがスクリーンショットの下部に表示されます。

ユーザエクスペリエンス

予算概要

[予算ダッシュボード] メニューオプションを選択すると、 [予算概要] ページが表示されます。

[予算概要] ページでは、支出済、保留中、または残余の予算の % 値が色分けされた棒グラフで表示されます。

  • 緑 - 80% 以下
  • 黄 - 80 ～ 99% に等しい
  • 赤 - 100% 以上
この図は、[自分の予算] および [共有の予算] セクションを含む予算ダッシュボードを示しています。どちらのセクションにも、予算を含むタイルが含まれています。各予算には、名前、合計、支出済、保留中、残余などの詳細が含まれ、支出と残高を示す視覚的なインジケータがあります。[チーム予算の追加] ボタンが表示されます。

ページに表示される予算のいずれかを選択すると、その予算の詳細が表示されます。

この画像は、SAP Concur の Equipment 2023 予算の 予算ダッシュボード セクションにある 予算概要 ページのスクリーンショットです。このページには、会計年度 2023 年の予算ステータスの詳細ビュー (USD) が表示されます。[予算合計]、[支出済]、[保留中]、[残額] などの主要予算指標が表示されます。これらのメトリックの下には、予算内訳、上位送信カテゴリー、支出傾向を示すチャートセクションがあります。ページの下部には、 [保留中の取引] 、 [支払済の取引] 、 [支出カテゴリー] 、 [予算調整] 、および [フィルター] タブがあります。

経費残余額

管理者が予算設定で経費残余額機能を有効化すると、Expense 予算所有者に対して財務監視の追加レイヤーが提供されます。この機能により、予算所有者は、記録されたものの、承認または払戻のためにまだ提出されていない経費の値を確認することができ、組織の財務上のコミットメントをより包括的に把握することができます。

この画像は、SAP Concur の 2023 年のエンターテインメント予算の [予算ダッシュボード] にある [予算概要] ページのスクリーンショットです。会計年度 2023 の詳細な予算情報が USD で提供されます。このページには、 [予算] 、 [支出済] 、 [保留中] 、 [残額] 、および [経費残余] (黄色で強調表示) といういくつかの主要メトリックが表示されます。これらのメトリックの下には、予算内訳、上位送信カテゴリー、支出傾向を示すチャートセクションがあります。ページの下部には、 [保留中の取引] 、 [支払済の取引] 、 [支出カテゴリー] 、 [予算調整] 、および [フィルター] タブがあります。

クレジットカード決済

クレジットカード取引を行うユーザーは、これらの取引の追跡とレポートを拡張するための追加機能を利用できます。エクスポートするデータが定義されており、クレジットカード取引がある場合は、エクスポートファイルに専用の [クレジットカード] 列が表示されます。この列は、コーポレートクレジットカードまたは個人用クレジットカードで発生した経費を区別および詳細化し、資金がどのように利用されているかをより明確に把握するのに役立ちます。

承認者の操作性

管理者は、予算設定で以下のオプションを有効化することができます。

  • アラート制限パーセント: 予算消費がデフォルトで 80% に達すると、緑色のビジュアルインジケータが表示されます。
  • 管理限界パーセント: 予算消費がデフォルトで 100% に達すると、赤色の区分がトリガされます。

予算がこれらのパーセントを超えて消費されると、予算所有者にこれらのインジケータが表示されます。使用量が 2 つの間にある場合は、黄色のインジケータが表示されます。

ユーザーが経費精算レポート、請求書、購入申請、または事前申請を提出すると、 [承認] ページに [予算の表示] リンクが表示されます。アラートと管理限度率、および提出された申請の金額に基づいて、色分けされたアラートにより、承認者は予算ステータスを迅速に特定することができます。

シナリオ 1

残りの予算が [アラート制限の割合 (%)] を下回る場合は、支出が安全な限度内であることを示す緑色で表示されます。

この図は、2023 年度の合計予算が $50,000.00 (USD) の設備 2023 の My Budget セクションを示しています。支出額が $0.00、保留中の金額が 21,000.00 ドル、残額が $29,000.00 の経費の明細が、これらの金額を示す視覚的な棒グラフとともに表示されます。黄色で強調表示された View Equipment 2023 Budget Details リンクがあります。以下の表に、明細ごとの詳細な支出を示します。これには、Jack Aranda が要求した Expo 2023 のエントリが含まれ、予算の 0.20% である $100.00 が割り当てられています。図の右側には、同じ財務指標を含む詳細な予算概要、[上位支出カテゴリー] の円グラフ、および支出額、保留中の金額、および残額が強調表示された [予算内訳] が表示されます。財務数値は緑色で強調表示されます。

シナリオ 2

残りの予算が [アラート制限の割合 (%)] と [管理上限の割合 (%)] の間にある場合は、黄色で表示され、予算が限度額に近づく際に注意が表示されます。

この画像は、2023 年度の合計予算が $100,000.00 である Division Travel 2023 の予算概要 (USD) を示しています。左側の [My Budget] セクションには、$0.00 の支出、$84,900.00 の保留中、および $15,100.00 の残額を示す金額を示す視覚的な棒グラフが表示されます。強調表示された View Division Travel 2023 Budget Details リンクは、1 つの行項目 Training 2023 requested by Hugo First と $19,000.00 配賦 (予算の 19.00%) を含む詳細テーブルの上にあります。右側の [部門出張 2023] の詳細予算ページには、予算の内訳が視覚的に示された類似するメトリックが表示されます。これには、予算の内訳棒グラフと、資金の配分を示す [上位支出カテゴリ] チャートが含まれます。財務数値は黄色で強調表示されます。

シナリオ 3

残りの予算が管理上限の割合 (%) を超える場合、予算が超過しており、即時対応が必要であることを示す赤で表示されます。

この図は、2023 年度の合計予算が $100,000.00 である Division Travel 2023 の予算概要 (USD) を示しています。左側の [My Budget] セクションには、$0.00 が支出され、$105,900.00 が保留中であり、予算が $5,900.00 (赤色で強調表示) 超過したことを示す棒グラフが表示されます。[View Division Travel 2023 Budget Details] リンクが、1 つの行項目を示す詳細な支出テーブルの上に表示されています。Team Building 2023 requested by Hugo First で、$21,000.00 (予算の 21.00%) が割り当てられています。右側の Division Travel 2023 の詳細予算ページには、これらのメトリックが反映され、[予算内訳] 棒グラフと [上位支出カテゴリ] チャートが表示されます。財務数値は赤色で強調表示されます。

これらの視覚的なインジケータにより、予算所有者および承認者は予算ステータスを迅速に評価し、情報に基づいた意思決定を行うことができます。

予算ダッシュボードの機能

エクスポートによる予算概要の共有

予算所有者は、予算ダッシュボードの [予算概要] ページで [Excel に出力] を選択して、他のユーザーと予算情報を共有することができます。予算ダッシュボードのリスト表示オプションで利用できるデータと同じデータに加えて、当初予算金額、調整済み予算金額、期間タイプ、予算カテゴリ、予算タイプなどの追加フィールドをエクスポートすることができます。

この図は、Hugo First および Simon Sais によって管理される 5 つの項目が表示された 2023 年の共有予算ダッシュボードを示しています。設備 2023 年 ($50,000 予算、$4,000 支出)、Simon Sais 2023 ($2,000 完全未消費)、Travel 2023 ($10,000 予算、$4,500 支出)、および Team building 2023 ($2,000 の予算全体が保留中であり、経費残余残高がマイナスになる) の予算サマリーが表示されます。ダッシュボードの下には、特定の予算詳細 (タイプ、通貨、調整、支出済、保留中、経費残余のカテゴリー金額など) を含む財務テーブルがあります。Excel へのデータの送信 (黄色で強調表示)、期間ビューの切り替え、および新しいチーム予算の追加に関するオプションを使用することができます。

[予算概要] ページおよび [予算詳細] ページのフィルター機能

フィルター機能により、ユーザーは予算の説明、予算所有者、および予算カテゴリー別に予算をフィルタリングすることができます。これは、特に予算項目の複数のページを含む予算ダッシュボードで非常に役立ちます。フィルター機能は、ダッシュボードの [予算概要] ページおよび [予算詳細] ページで使用できます。

予算期間を変更するには、ダッシュボードの [予算概要] ページに戻る必要はありません。フィルターセットから 1 つの予算項目が返された場合、ユーザーは [予算詳細] ページにとどまります。フィルターが複数の項目を返す場合、結果は [予算概要] ページに表示されます。

この図は、共有予算を管理するための [カレンダーでフィルター] ポップアップと、[期間予算] または [日付範囲予算] のいずれかでフィルタリングするオプションを示しています。現在の選択は 2023 - 年次期間予算に設定され、過去年度 (2020 年から 2022 年) および将来の月 (2023 年内) のナビゲーション可能なオプションがあります。このインタフェースには、年次、四半期 (Q1 から Q4)、および月次 (4 月から 3 月) のフィルタオプションが含まれます。レイアウトには、選択したフィルタを適用または破棄するための検索ボタンとキャンセルボタンがあります。

予算所有者による予算調整の実施

この図は、Simon Sais 2023 の予算概要を示しています。2023 年度の予算 $2,000 が USD で示されています。予算内訳は、$0 支出、$0 保留中、および $2,000 残額を示します。このセクションには支出傾向チャートが含まれていますが、上位支出カテゴリのデータは使用できません。対話型オプションにより、保留中の取引、支出済取引、支出カテゴリー、予算調整（黄色で強調表示）、およびフィルターを表示し、データをエクスポートすることができます。予算調整を追加するオプションもあります (黄色で強調表示)。

予算所有者は、予算ダッシュボードから予算に調整を追加して予算を管理し、予算管理者がより効率的に作業できるようにすることができます。このオプションを有効化するには、 [予算設定] タブに移動し、 [予算所有者調整の有効化] チェックボックスを選択します。

予算所有者が予算閲覧者と予算を共有

予算所有者は、複数の予算承認者/マネージャーおよび予算閲覧者（直属の部下、マネージャー、プロジェクトメンバーなど）と予算を共有することができます。この機能を有効にするには、共有予算にアクセスする必要があるユーザーに予算閲覧者ロールを割り当てます。次に、設定領域で既存の予算にこれらのユーザーを追加します。

この図は、5 つの予算項目が一覧表示された、2023 年の年次期間の共有予算テーブルの概要を示しています。[所有者] 、 [予算名] 、 [予算金額] 、 [支出済] 、 [保留中] 、および [残額] の列が含まれます。Hugo First は、5,000 ドルの予算と 500 ドルの残高で、設備 2023 年は $50,000 の予算と $46,000 の残額で、Team building 2023 は $2,000 の予算とマイナスの 2,500 ドルの残額でエンターテインメントの 2023 年を管理しています。Simon Sais は Simon Sais 2023 を $2,000 の予算を完全に残し、Travel 2023 を $10,000 の予算と残額 5,500 ドルで管理しています。インタフェースには、フィルタリング、検索、Excel へのデータ送信、およびビューの調整を行うオプションがあります。

予算所有者による経費残余データのエクスポート

経費残余額をエクスポートすると、予算所有者は提出されていない経費項目の残高を表示することができます。保留中の取引には、未提出の経費精算レポート、提出されているがまだ承認されていない経費精算レポート、および経費精算レポートにまだ添付されていないレポートに追加できる経費が含まれます。[未提出経費を表示] 設定を使用して、経費残余のデータを取り込み、予算に変換します。

この図は、2023 会計年度の $50,000 (USD) の合計予算を示す設備 2023 予算の詳細ビューを示しています。このうち $4,000 が支出され、$0 が保留されており、残り $46,000、経費残額 $0 が残っています。このセクションには、予算内訳のチャート、上位支出カテゴリ (利用不可)、および支出傾向チャートが含まれます。インターフェイスには、保留中の取引、支出済み取引、支出カテゴリー、予算調整、およびフィルターのタブと、データをエクスポートするためのオプション（黄色で強調表示）があります。レイアウトには、ナビゲーションや検索バーなどのエレメントがあります。

Excel への送信機能で .xlsx ファイル拡張子を使用

予算項目リストの [Excel に出力] 機能および予算ダッシュボードエクスポート機能では、最大 100 万行をサポートする .xlsx ファイル拡張子の Excel ファイルが作成されます。これは、多くの予算および支出項目を使用している場合に特に役立ちます。これらの項目は Excel に効率的にエクスポートできるためです。これは、すべてのエクスポート予算提供の中心的な場所として機能する一括エクスポート UI にも役立ちます。

この画像には、Hugo First および Simon Sais によって管理される 5 つの予算項目が示された 2023 年の共有予算ダッシュボードの概要が示されています。各カードには、予算名、合計予算金額、および会計年度通貨が表示されます。設備 2023 では、予算は $50,000、支出額は $4,000、Simon Sais 2023 の予算は 2,000 ドルです。Travel 2023 には $4,500 支出の $10,000 の予算があります。チームビル 2023 は予算超過で $2,000 が保留中であり、マイナスの経費残余額を示しています。このインターフェイスでは、検索およびフィルタ機能を使用して、ビューを期間: 月次から年次に切り替えたり、新しいチーム予算を追加したり、データを Excel にエクスポートしたり (黄色で強調表示) したりすることができます。

チーム予算の追加

チーム予算では、予算所有者がチームの予算を作成および自己管理することができます。これは、直属のマネージャーから非公式の予算を受け取るものの、チームの支出を追跡する方法がない下位レベルのマネージャーに役立ちます。チーム予算では、設定された金額に対して経時的に支出を監視することができます。

注意

マネージャーは、必要な数のチーム予算を作成することができます。ただし、作成できるのは自分のチームのチーム予算のみです。

チーム予算を登録するステップ:

  1. 予算ダッシュボードで [チーム予算の追加] を選択します。
  2. [予算名] 、 [予算表示名] 、 [予算所有者] 、 [期間タイプ] 、 [会計年度] 、および [通貨] フィールドに必要な情報を入力します。通常の設定では、[予算タイプ] は [チームアカウント] に設定されています。
  3. 予算額を入力します。
  4. 保存を選択して、これらの変更を適用します。
この画像には、Hugo First および Simon Sais によって管理される 5 つの予算項目が示された 2023 年の共有予算ダッシュボードの概要が示されています。各カードには、予算名、合計予算金額、および会計年度通貨が表示されます。設備 2023 では、予算は $50,000、支出額は $4,000、Simon Sais 2023 の予算は 2,000 ドルです。Travel 2023 には $4,500 支出の $10,000 の予算があります。チームビル 2023 は予算超過で $2,000 が保留中であり、マイナスの経費残余額を示しています。このインターフェイスでは、検索およびフィルタ機能を使用して、ビューを期間: 月次から年次に切り替え、新しいチーム予算 (黄色で強調表示) を追加し、データを Excel にエクスポートすることができます。

注記

チーム予算を保存すると、 [調整] タブが使用可能になります。

[チームメンバー] タブには、予算所有者が支出項目を承認するすべての従業員がリストされます。この情報は、チーム予算の登録時に自動的に取得されます。チームメンバーは予算に参加できます。

  • 常時 - 予算に参加します。
  • 期間 - 開始列と終了列に表示される日付の間。
  • 未登録 - 予算に参加していません。

アラートは、以下の場合に作成できます。

  • チーム予算の登録後、新規従業員がチームに追加されました。
  • 従業員がチームを離れましたが、引き続き予算の参加者として表示されます。

予算ダッシュボードでの年初来予算支出の表示

予算ダッシュボードの [予算概要] ページで、カードまたはリスト表示オプションを使用して、年累計の予算支出を表示します。月次および四半期予算の場合、予算金額では、現会計期間の予算金額と、現会計年度の以前の予算期間の金額が考慮されます。

この機能により、会計年度の開始から本日までの予算支出をより明確に把握することができます。年次予算および日付範囲予算には、年初から本日までのビューは含まれません。

この画像は、Hugo First および Simon Sais によって管理される共有予算の 2023 年の予算概要を示し、予算、支出、保留、および残額の詳細を示しています。特に、Hugo First のエンターテインメント 2023 はほとんど保留されており、チームビルの 2023 年の残高はマイナスです。このインタフェースには、ソート、セクションの展開、Excel へのデータ送信、YTD ビューオプション (黄色で強調表示) などの機能があります。

まとめ

  • 予算ダッシュボードでは、支出予算、保留中の予算、および残りの予算の概要がリアルタイムでグラフィック表示されるため、財務管理が改善されます。
  • 色分けされたインジケータ (緑、黄、赤) は、予算ステータスを監視し、支出が限度額に近づいたり超過したりした場合にユーザーに警告するのに役立ちます。
  • Excel へのデータのエクスポート、予算のフィルタリング、予算ビューの共有、チーム予算の管理などの機能があります。
  • 経費残余額およびクレジットカード取引は、包括的な予算監視のために追跡されます。
  • 承認者および予算所有者は、ビジュアルアラートを使用して、承認中に予算ステータスを迅速に評価および処理します。
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