Revisión de los aspectos básicos
Configuración del proveedor de facturas ACH

Adición y mantenimiento de la información bancaria del proveedor

Objective

After completing this lesson, you will be able to explique cómo mantener la información bancaria del proveedor.

Banca de proveedores

Esta lección implica recopilar y trabajar con información bancaria confidencial. Asegúrese de recopilar estos datos mediante métodos seguros y almacenarlos en una ubicación segura.

Al trabajar con archivos importados, asegúrese de almacenar los archivos completados de forma segura. Trabaje con sus departamentos de TI y seguridad para comprender y seguir sus políticas internas para trabajar con datos seguros.

Las herramientas de importación de SAP Concur utilizan cifrado HTTPS o PGP y se consideran seguras.

Adición de información bancaria del proveedor

Para que los proveedores reciban pagos a través de Proveedor de facturas de ACH, deben proporcionarle su información bancaria. A continuación, debe introducir esta información en el sistema Concur Invoice.

Tiene dos formas de introducir esta información:

  1. Interfaz de usuario: los propietarios de facturas y los administradores de proveedores pueden actualizar la información bancaria del proveedor de forma manual en el sistema. A menudo, los clientes que no tienen muchos proveedores prefieren este proceso, no tienen muchos proveedores a los que se les paga mediante ACH o no pueden crear y mantener fácilmente un proceso de importación.
  2. Importar: puede utilizar la importación basada en Excel o el registro 300 de Importación de proveedor aprobado (solo edición profesional) para mantener los detalles bancarios de su proveedor. Este proceso suele ser preferido por los clientes que tienen muchos proveedores, que se les paga mediante ACH o que tienen la capacidad técnica de crear y mantener un proceso de importación.

Importante

Además de agregar información bancaria para sus proveedores, debe revisar el valor en el campo Tipo de método de pago para cada proveedor. Debe fijarlo en ACH para aquellos proveedores que desean que se les pague mediante transferencia bancaria.

También es posible hacer que este campo se pueda modificar en el formulario de cabecera de factura. Esto permite a los propietarios de facturas cambiar el método de pago de cada factura. Esto puede ser útil si un proveedor desea que se paguen diferentes facturas por diferentes métodos.

Es posible que necesite la ayuda de su equipo de implementación para realizar este cambio.

El campo Tipo de método de pago está resaltado. Los detalles se proporcionan en el párrafo anterior.

Tenga en cuenta que actualmente no hay ningún mecanismo para que los proveedores introduzcan su información bancaria en Concur Invoice por su cuenta. Deben proporcionarle los detalles para añadirlo al sistema.

Actualización de interfaz de usuario

Dependiendo de cuántos de sus proveedores opten por recibir pagos electrónicamente, puede optar por introducir la información bancaria del proveedor manualmente en el sistema. La capacidad de hacerlo se configura por grupo de facturas.

Configuraciones de grupo

Para cada grupo de facturas, puede definir si la información bancaria del proveedor está Oculta, Obligatoria u Opcional para los propietarios de facturas y los administradores de proveedores.

Debe analizar sus procedimientos de procesamiento de facturas para determinar qué roles son responsables de recopilar e introducir esta información.

Tenga en cuenta que es posible que no pueda editar sus grupos sin ayuda. Si no tiene la capacidad, puede ponerse en contacto con SAP Concur para obtener ayuda.

Seleccione si la información bancaria del proveedor es Oculta, Obligatoria u Opcional para los Propietarios de facturas y Administradores de proveedores.
Propietario de la factura
Al permitir que los propietarios de facturas introduzcan información bancaria del proveedor, se descentraliza la captura de esta información; lo que permite a los propietarios introducir información bancaria para los proveedores con los que trabajan directamente.
Administrador de proveedores
Permitir que los administradores de proveedores ingresen información bancaria del proveedor centraliza la captura de esta información; lo cual permite que un pequeño grupo de administradores administre el proceso y examine la información a medida que se recopila.
Oculto
La opción Oculto hace que sea imposible ver o editar la información bancaria del proveedor en la interfaz de usuario. Esta opción solo debe utilizarse si está gestionando información bancaria con una importación.
Obligatorio
La opción Obligatorio hace que la información bancaria sea obligatoria para todos los proveedores. Esta opción solo debe utilizarse si está seguro de que todos sus proveedores proporcionarán información bancaria.
Opcional
La opción Opcional permite introducir o dejar en blanco la información bancaria. Esta es la opción más flexible y la opción recomendada por SAP Concur.

Introducción de los detalles

Una vez configurada la opción, los usuarios pueden introducir los detalles en la parte inferior de la pantalla de detalles del proveedor.

La siguiente imagen muestra cómo se ve para los administradores de proveedores. Puede seleccionar la imagen para una vista más grande.

Introduzca la información bancaria necesaria en la página Grandes empresas y seleccione Guardar.

Actualización de importación

Si tiene muchos proveedores o un gran porcentaje de ellos desea recibir pagos mediante ACH, la importación de información bancaria del proveedor puede ser un método más eficiente que agregarla manualmente.

Existen dos opciones para importar estos datos:

  1. Importación de Excel: utiliza una importación basada en Excel para importar los detalles bancarios del proveedor. Disponible para clientes estándar y profesionales.
  2. Importación CSV: utiliza un formato CSV propietario para importar los detalles del suministrador, incluida la información bancaria.

Importación de Excel

La importación de Excel debe estar activada en su sitio antes de poder utilizarla. Se activa en Configuración de factura seleccionando la casilla Permitir al administrador de pagos cambiar la información bancaria.

La plantilla para la importación de Excel está disponible para los usuarios a los que se les ha asignado el permiso Administrador de pagos. Los usuarios con ese acceso tienen una opción de Importación bancaria dentro de la herramienta Administrador de pagos.

Importar información bancaria del proveedor mediante la importación de Excel

Los siguientes pasos suponen que ya ha accedido al sistema Concur Invoice como un usuario con acceso de Administrador de pagos.

Pasos

  1. Acceda a las herramientas de factura.

    Seleccione Factura para acceder a las Herramientas de administración de facturas.

    Seleccione Factura en el menú Inicio.

  2. Acceda a las Herramientas del administrador de pagos.

    Seleccione Administrador de pagos en el menú Pagos.

    Seleccione Administrador de pagos en el menú Pagos en la parte superior de la pantalla.

  3. Acceda a las herramientas de importación de información bancaria.

    Seleccione Importación de datos bancarios para acceder a las herramientas de Importación de datos bancarios.

    Seleccione Importación de información bancaria en la parte izquierda de la pantalla.

  4. Descargue la plantilla.

    Se muestra la página Importación de datos bancarios. Seleccione Descargar plantilla y, a continuación, abra el archivo.

    Seleccione el botón Descargar plantilla y, a continuación, abra el archivo.

  5. Rellene el archivo.

    Rellene el archivo de Excel con información bancaria para cada proveedor según sea necesario.

    Rellene el archivo con información bancaria para cada proveedor según sea necesario, una fila por cuenta. Puede usar la ficha Definiciones de importación de información bancaria del proveedor para obtener información sobre la información que aparece en cada columna.

    Una vez completado el archivo, guárdelo localmente.

  6. Cargue el archivo.

    Seleccione el botón Explorar para seleccionar el archivo completado y, a continuación, seleccione el botón Importar para cargar.

    Seleccione el botón Examinar para seleccionar el archivo completado y, a continuación, seleccione el botón Importar para cargarlo.

  7. Revise los resultados.

    Los resultados se resaltan en la página Historial de importación de información bancaria. Utilice las herramientas disponibles en el botón Acciones para examinarlo más detenidamente.

    Revise los resultados según sea necesario. Puede utilizar las herramientas en el botón Acciones para echar un vistazo más de cerca.

Resultado

Se agregó información bancaria para los proveedores incluidos en el archivo. Puede repetir estos pasos según sea necesario para actualizar los detalles bancarios del proveedor en adelante.

Importación CSV

También puede crear una importación CSV con la información bancaria de su suministrador. Esto es similar a las importaciones de empleados y listas basadas en CSV. En este caso, debe crear el archivo Importación de proveedor aprobado y utilizar el registro 300 para agregar información bancaria del proveedor.

Es posible que necesite un desarrollador o ayuda de SAP Concur para crear el archivo si nunca antes ha creado una de sus importaciones CSV.

Importante

  • SAP Concur no creará el archivo para usted, pero puede proporcionar orientación en el proceso de creación de archivos.
  • Este curso de formación no cubre los detalles de cómo crear el archivo. Al resumir la lección del curso al final de este curso, se proporcionan enlaces a recursos útiles para la creación del archivo.

Ahora que se ha añadido la información bancaria del proveedor, puede empezar a configurar los procesos de pago del proveedor. Comenzaremos por ver cómo se crean los lotes.

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