El área Administrador de pagos tiene cinco subáreas enumeradas como menús en la parte izquierda de la pantalla. La siguiente imagen muestra un ejemplo. Puede seleccionar la imagen para acercar.
Cada área proporciona diferentes herramientas para ayudar a procesar pagos a proveedores. Estas áreas son:
No tiene que utilizar todas las herramientas si no lo desea.
- Supervisión de pagos
Esta es la herramienta principal que se utiliza para supervisar los pagos a los proveedores. Al acceder a la pantalla, verá todos los lotes abiertos para todas sus cuentas de financiación, y cada cuenta tendrá su propia sección plegable. Puede filtrar para mostrar datos para una cuenta de financiación específica y lotes que estén abiertos, retenidos, cerrados, enviados, pendientes de liberación o que tengan cualquiera de esos estados. También puede filtrar sus datos por Fecha de cierre y Fecha de envío.
Cada fila representa un lote individual. Cada lote muestra el ID de lote, la fecha de cierre, la fecha de envío, el estado, el recuento, el recuento de errores y el importe total.
Puede seleccionar un lote y, a continuación, visualizar los detalles de pago seleccionando Acciones.
- Facturas que requieren acción
Esta herramienta le permite ver todas las facturas que no se pudieron colocar en una demanda de pago válida, huérfanas de manera efectiva. Un ejemplo de esto es que el sistema no puede determinar una cuenta de financiación válida. Le recomendamos que revise esta área con regularidad para evitar que se acumulen problemas.
Para cada factura con problemas, puede utilizar el botón Acciones para volver a procesar la factura, marcarla como pagada por el cliente, abrirla, añadir una fecha de vencimiento o ver los detalles del beneficiario.
Las dos opciones más comunes Marcar como pago de cliente y Volver a procesar factura tienen sus propios botones en la parte derecha de la pantalla.
- Marcar como pago del cliente: este botón se utiliza para eliminar la factura de cualquier lote y pagar al proveedor fuera del proceso de Pago de facturas. Esta opción se puede utilizar si se acerca un plazo de pago y el pago al proveedor fuera del proceso normal es la mejor manera de evitar cargos por pago atrasado. Esta opción también se debe utilizar si la información bancaria del proveedor se agregó al registro del proveedor después de que la factura se aprobó por completo.
- Volver a procesar factura: este botón se utiliza para colocar la factura en el siguiente lote abierto, de modo que el sistema la pueda procesar en el siguiente programa. Mientras los pagos se mantengan dentro del plazo previsto, esta es la opción más utilizada.
- Pagos fallidos
Esta página está diseñada para mostrar todas las demandas de pago que han fallado. Los motivos del fallo, como cuentas bancarias de proveedor no válidas o fondos insuficientes, aparecen en rojo en la fila de demanda de pago. La pantalla mostrará automáticamente todas las facturas fallidas, no es necesario buscar problemas. Si la pantalla está en blanco, no hay nada que abordar. Revise esta área regularmente para evitar que se acumulen problemas.
Para cada factura con problemas, puede utilizar el botón Acciones para ver facturas, modificar la fecha de emisión o de pago, marcarla como pagada por el cliente, cambiar la cuenta de financiación, retenerla, liberar el pago o ver los detalles del beneficiario.
Las tres opciones más comunes Marcar como pago de cliente, Modificar fechas y Programar en siguiente lote disponible tienen sus propios botones en la parte derecha de la pantalla.
- Marcar como pago del cliente: este botón se utiliza para eliminar la factura de cualquier lote y pagar al proveedor fuera del proceso de Pago de facturas. Esta opción se puede utilizar si se acerca un plazo de pago y el pago al proveedor fuera del proceso normal es la mejor manera de evitar cargos por pago atrasado.
- Cambiar fechas: este botón le ofrece opciones para cambiar la fecha de emisión o la fecha de pago de la factura.
- Programar en el siguiente lote disponible: este botón se utiliza para colocar la factura en el siguiente lote abierto, de modo que el sistema pueda procesarla en el siguiente programa. Mientras los pagos se mantengan dentro del plazo previsto, esta es la opción más utilizada.
- Importación de confirmación de pago
Esta opción le permite importar un archivo para confirmar los detalles finales de las facturas pagadas.
Al igual que muchas importaciones en Concur Invoice, hay versiones basadas en Excel y CSV de esta importación de confirmación de pago.
Si opta por utilizar la versión basada en Excel de este archivo, el área Importar confirmaciones de pago le permite descargar la plantilla de archivo y, a continuación, importar el archivo completado según sea necesario. Vea la siguiente imagen.
Si opta por utilizar la versión CSV del archivo, ese archivo se importa en las herramientas independientes Monitor de importación/extracción.
Nota
Esta herramienta no se utiliza con Proveedor de facturas ACH, ya que todos los pagos se procesan dentro de Concur Invoice.
- Extraer reconciliación
Esta página le permite comparar todos los importes de pago extraídos de su sistema con los pagos reales realizados mediante el proveedor de facturas ACH. Puede reconciliar todos los pagos realizados desde fuera del sistema ACH del proveedor de facturas junto con los realizados dentro de él, todo en una ubicación. El Administrador de pagos puede buscar y ver cada extracto y, a continuación, desglosar una factura para ver información específica.
Seleccione los enlaces de la derecha para ver los detalles de las facturas incluidas en ese grupo.
