- Dica nº 1
- Certifique-se de que você tem as informações de endereço corretas do seu fornecedor para mala direta.
Exemplo: os estados devem ter um código de dois dígitos.
Se você usar um formato inválido, o pagamento receberá um erro e você deverá pagar esse item manualmente e, em seguida, corrigir as informações de registro do fornecedor.
- Dica nº 2
- Certifique-se de que os campos Endereço 1 e Endereço 2 não excedam 50 caracteres para fornecedores pagos usando Gerenciador de pagamentos de faturas – Pagamento em cheque.
Para fornecedores pagos fora do Concur Invoice, defina o endereço como 255 caracteres.
- Dica nº 3
- Não adicione zeros precedentes nas verificações; o sistema fornece os mesmos automaticamente.
O número do cheque tem um preenchimento de zeros precedentes para preenchimento de 10 dígitos. Esses zeros precedentes não podem ser removidos do número do cheque.
- Dica nº 4
- Se você não quiser incluir um logotipo nas verificações, carregue uma imagem que indique Nenhum logotipo em vez de deixá-la em branco. Isso garante a conclusão pontual do processo de configuração de verificação.
Nota
O logotipo da SAP Concur foi incluído nas verificações e não pode ser removido. - Dica nº 5
- Carregue as duas assinaturas se sua empresa exigir dois signatários para cheques de alto dólar.
Ambas as assinaturas são impressas em cada cheque. Use um Sharpie para garantir que as assinaturas estejam em negrito o suficiente para serem impressas.
- Dica nº 6
- Se você não puder aprovar a amostra de cheque e precisar revisá-la, isso reinicia a cronologia da aprovação para o Dia 1, exigindo um novo envio ao provedor de verificação.
- Dica nº 7
- Utilize uma sequência de numeração única para Pagamento de fatura com cheque. Se o cliente planeja utilizar verificações internas quando necessário, a numeração única evita números de cheque sobrepostos.
- Dica nº 8
- Carregue uma imagem em preto e branco para o logotipo da empresa para garantir a clareza da imagem na verificação final. Os logotipos de cheque também são impressos em preto e branco nos cheques físicos.
- Dica nº 9
- Use uma especificação de cheque bancário se você não puder fornecer um cheque anulado real.
- Dica nº 10
- Use a página Monitorar pagamentos para visualizar todas as atividades de pagamento, mas lembre-se de que você não pode exportar a respectiva lista.
- Dica nº 11
- Certifique-se de que o nome do recebedor do pagamento tenha até 40 caracteres. O nome do recebedor do pagamento em cheques dos EUA tem um limite de 60 caracteres.
- Dica nº 12
- Você deve conhecer os requisitos e procedimentos do banco para enviar e aceitar verificações de teste.
Alguns bancos precisam de 10 cheques de amostra para serem verificados e, se um cheque de amostra falhar, você deve reapresentar outros 10 cheques de amostra.
Agora que você está pronto para aplicar essas diretrizes e recomendações, você aprende a revisar pagamentos usando a ferramenta Gerenciador de pagamentos de faturas.