Monitoramento de pagamentos em cheque

Você conclui as seguintes tarefas usando a ferramenta Gerenciador de pagamentos de faturas:

Rastrear fluxo de pagamentos

O gerenciador de pagamentos de fatura permite que você controle o fluxo de caixa e gerencie perfeitamente os requisitos de financiamento de pagamento. Na página Monitorar pagamentos, você:

• Ter controle detalhado sobre os processos de pagamento para faturas de fornecedor
• Pode filtrar dados para visualizar status como Aberto, Pendente, Fechado, Liberação pendente e Lotes enviados.
• Aumente a flexibilidade e a precisão no monitoramento de pagamentos por meio de opções de filtragem de dados com base nas datas de fechamento e envio.

O que é um lote?

• Configuração automática

  Os lotes não precisam ser configurados. Elas são criadas automaticamente no Gerenciador de pagamentos, com base na Frequência configurada na aba Configurações de lote.

• Programação automática

  Todos os lotes são abertos e fechados automaticamente em uma programação fixa. Todas as faturas aprovadas são colocadas em lotes automaticamente com base nas respectivas datas de vencimento do pagamento. Você pode ver a hora e a Data de fechamento e de envio exibidas em seu fuso horário localizado com base na Hora de fechamento (configurada na guia Conta) e na frequência de fechamento do dia (configurada na guia Configurações de lote).

• Administração de lotes

  Após a execução dos lotes, você pode concluir tarefas específicas para garantir que os fornecedores sejam pagos pontualmente.

Resolver exceções

A página Faturas exigindo ação exibe todas as faturas que não puderam ser processadas em requisições de pagamento válidas por vários motivos, como:

• Contas de financiamento indeterminadas.
• Configuração de verificação em falta.
• Datas de vencimento.

Os motivos para a falha são listados em texto vermelho na linha de requisição de pagamento.

Você tem as seguintes opções para resolver esses problemas:

• Efetuar pagamento fora do Invoice Pay. Os clientes podem processar pagamentos fora do sistema Invoice Pay e marcá-los como Pagamento de cliente.
• Resolva o problema e reprocesse a fatura. Como alternativa, os clientes podem tomar medidas para resolver os problemas subjacentes que causam a falha do pagamento e optar por reprocessar a fatura no sistema.

Resolver requisições de pagamento com falha

A página Falha nos pagamentos apresenta todas as requisições de pagamento que encontraram falhas. Nessa interface, a linha Requisição de pagamento descreve os motivos específicos para a falha no texto em vermelho. Para cada fatura com problemas, você pode utilizar o botão Ações, que oferece as seguintes opções:

• Efetue o pagamento fora do Invoice Pay. Você pode processar manualmente o pagamento fora do sistema de Pagamento de fatura e designá-lo como Pagamento de cliente.
• Resolva o problema e solicite o reprocessamento. Você pode resolver o problema subjacente que está causando a falha e solicitar o reprocessamento na próxima pasta de pagamento disponível. Você pode efetuar isso utilizando o link Programar no próximo lote disponível.
• Modificar data de pagamento. Você pode modificar a data de pagamento selecionando Modificar data de pagamento, se necessário.

Nota

Recurso para a opção Pagamento do cliente quando um problema não pode ser resolvido internamente.

Fornecer comentários adicionais ao fornecedor (notas ao fornecedor)

O aviso de pagamento é a informação que acompanha um pagamento a um fornecedor que informa quais números de fatura esse pagamento cobre e inclui quaisquer observações adicionais que expliquem o montante, a data ou o status do pagamento.

A opção Notas ao fornecedor permite que você adicione comentários que são mostrados no aviso de remessa.

Você pode adicionar comentários no processo de pagamento abrindo a fatura por meio do Gerenciador de pagamentos.

Ajustar a data de vencimento para um pagamento

Você tem a flexibilidade de ajustar a data de vencimento para pagamentos, permitindo que você pague antecipadamente para receber descontos.

Esse ajuste é facilitado por meio da funcionalidade Alterar datas na interface Gerenciador de pagamentos.

Assim que a data proposta for modificada, o sistema considera dias não úteis para garantir que a exatidão nas datas reais seja recomendada.

Modificar o montante do pagamento

Você pode modificar o montante do pagamento no nível da fatura, permitindo ajustes como pagamentos insuficientes para fornecimentos parciais de fornecedores.

Para modificar o montante do pagamento, siga estas etapas:

1. Selecione a Fatura.

   Quando a demanda está pendente, você deve selecionar a fatura para a qual eles querem ajustar o montante. Isso ativa o comando Modificar montante de pagamento.

2. Insira o novo montante.

   Em seguida, você pode inserir o novo montante de pagamento. Este campo é obrigatório.

3. Opcionalmente, você pode fornecer notas de pagamento usando o campo Notas de ajuste de pagamento para fins de comunicação do fornecedor e histórico.

Pagamentos efetuados fora do Invoice Pay (pagamento do cliente)

Um pagamento pode ser processado fora do sistema de Pagamento de faturas. No SAP Concur, a opção Pagamento de cliente permite que você inicie uma retirada de pagamento.

Veja como funciona:

• Remoção do processo de pagamento. A seleção da opção Pagamento do cliente remove a fatura do processo de pagamento padrão no SAP Concur.
• Atualização do status. A fatura é marcada com o status Pagamento do cliente, indicando que ela foi processada fora do fluxo de trabalho de pagamento típico.
• Retenção de registro. A SAP Concur mantém um registro dessa ação, garantindo transparência e mantendo um histórico de pagamentos abrangente para fins de auditoria e rastreamento.

Pagamento autorizado é o método de melhores práticas para evitar fraudes de cheques, que é transmitir uma lista de cheques autorizados ao seu banco.

Isso envolve a incorporação dos campos que o banco do cliente necessita em um extrato de Pagamento autorizado padronizado. Em seguida, o banco verifica cada número de cheque em relação à lista fornecida: se ocorrer uma correspondência, o pagamento é processado; se nenhuma correspondência for encontrada, o pagamento é recusado.

Na lição final, finalizamos as coisas.