Dia 0, segunda-feira: o lote da conta de financiamento é fechado no Gerenciador de pagamentos de faturas.
Dia 1, terça-feira:
- O arquivo de cheque é enviado ao parceiro de impressão de cheques.
- Cheques e envelopes são impressos e enviados por correio aos fornecedores.
Dia 2, quarta-feira: a requisição de pagamento é exibida como Pago no Gerenciador de pagamentos de fatura.
Dia 3 a 5, quinta-feira - segunda-feira: O fornecedor recebe o cheque por meio do Correio da 1ª Classe.
Revisão da linha do tempo de pagamentos em cheque
Objective
After completing this lesson, you will be able to discuta a linha do tempo para o processo de pagamentos por cheque.
Verificar cronograma de pagamentos
Verificar exemplos de linha do tempo de pagamento
- Dia 0 - Dia de encerramento: verificar se o lote está fechado.
- Dia 1 - Enviar dia: os cheques são impressos e enviados por correio aos fornecedores. Este dia também é a data do cheque.
- Dia 2 - Status: o status do pagamento é Pago.
- Dias 3 a 5 - Data de pagamento: esta é a data estimada em que o fornecedor recebe o cheque com base no sistema postal.
Enviar notificações por e-mail de pagamento do fornecedor para cheque
Depois que um cheque é impresso e entregue, o fornecedor recebe um e-mail com as informações de remessa (pagamentos parciais e totais). Para receber essa notificação, a opção Enviar notificações por e-mail de pagamento do fornecedor para cheque deve estar ativada nas Configurações do Invoice. O número do cheque é incluído no e-mail recebido.
As notas ao fornecedor são incluídas no aviso de pagamento do cheque. O campo Notas tem um limite de 500 caracteres.
Cenários que necessitam de reemissão de verificação
Em situações em que o fornecedor notifica o não recebimento do cheque, como se ele tiver sido perdido no e-mail, você tem duas opções no sistema SAP Concur:
Anule o cheque e solicite uma nova emissão.
Você pode anular o cheque original no sistema SAP Concur e solicitar a emissão de um novo cheque para substituir o perdido. Isso garante que o fornecedor receba o pagamento de forma imediata e precisa.Marque o pagamento como Pagamento de cliente.
Como alternativa, você pode marcar o pagamento como Pagamento de cliente no sistema SAP Concur. Essa opção permite que você processe o pagamento fora do processo do Concur Invoice, facilitando acordos de pagamento alternativos diretamente com o fornecedor.
Aplicar notas de crédito
Os créditos de fatura para pagamentos em cheque são gerenciados por meio do recurso Gerenciador de pagamentos de fatura, que exige configuração para cada conta de financiamento. Na página Conta de financiamento, ative a opção Aplicar notas de crédito. Esse recurso permite a aplicação perfeita de notas de crédito a faturas, simplificando os processos de pagamento. O recurso Aplicar notas de crédito é opcional e pode ser desativado a qualquer momento.
Uma vez ativados, os créditos podem ser aplicados automaticamente a pagamentos de fatura, permitindo que os clientes usem seus créditos existentes sem problemas. Esse recurso simplifica o processo de pagamento deduzindo automaticamente os créditos disponíveis do total da fatura, facilitando o uso eficiente dos créditos existentes sem intervenção manual.
- Se o pagamento da fatura exceder o valor da nota de crédito, o Gerenciador de pagamentos de fatura enviará ao fornecedor um pagamento pela diferença.
- Se o valor do pagamento da fatura for inferior ao valor da nota de crédito, o Gerenciador de pagamentos de fatura registrará o saldo credor para uso em um pagamento futuro ao fornecedor.
Nota
A data de pagamento com um aviso de crédito aplicado não pode ser alterada porque os avisos não estão diretamente associados a uma data de pagamento específica. Os pagamentos são acionados automaticamente quando o valor do pagamento excede o valor da nota de crédito.
Nota
- Para que a nota de crédito seja aplicada, ela deve ser criada antes da fatura positiva.
- Apenas uma nota de crédito é aplicada por nota fiscal; a mais antiga é usada primeiro.
- O código do fornecedor e o código do endereço devem corresponder à nota de crédito e à fatura para que a nota de crédito seja aplicada.
Em seguida, aprendemos sobre dicas e recomendações úteis para definir a configuração dos cheques e usar o serviço Pagamentos em cheque.
Síntese
- O lote da conta de financiamento é fechado (dia 0); os cheques são impressos e enviados por e-mail aos fornecedores (dia 1); o status do pagamento é exibido como Pago (dia 2); o fornecedor recebe o cheque por meio do correio da 1ª classe (dia 3–5).
- Ative a opção Enviar notificações por e-mail de pagamento do fornecedor para cheque em Configurações de fatura para enviar informações de remessa aos fornecedores (pagamentos parciais e totais) com o número do cheque incluído.
- Anule o cheque original no SAP Concur e solicite uma nova emissão de cheque para substituir um cheque perdido, garantindo pagamento imediato e preciso do fornecedor.
- Como alternativa, marque o pagamento como Pagamento de cliente para processar o pagamento fora do processo do Concur Invoice e organize formas de pagamento alternativas diretamente com o fornecedor.
- Ative a opção Aplicar notas de crédito na página Conta de financiamento para deduzir automaticamente os créditos disponíveis dos totais da fatura. Se o pagamento exceder o valor da nota de crédito, envie a diferença ao fornecedor; se menos, registre o saldo para pagamentos futuros.