Configuración de la configuración de pagos con cheque

Para configurar la configuración de verificación, siga estos pasos:

1. Vaya a Pago→de facturas→Administrador de pagos.

   1. En Configuración, seleccione Verificar configuración. Aparece la página Lista de configuraciones de verificación.

   2. Seleccione Añadir configuración. Aparece la ventana Verificar configuración.

   

2. Complete y grabe la información de la cuenta.

   1. En la ventana Verificar configuración, complete los campos de la ficha Cuenta.

   2. Para guardar esta información, seleccione Guardar. La pestaña Verificar estará disponible.

   

   Índice #	Nombre de campo	Descripción
   1	Nombre de la cuenta	Este es el nombre de la cuenta. (Obligatorio)
   2	Hora de cierre	Esto ocurre cuando los lotes que utilizan esta cuenta de fondos se cierran y no aceptan más demandas de pago. (Obligatorio)
   3	Cuenta monetaria	Este código de contabilidad aparece en el campo Código de cuenta de efectivo del extracto contable estándar (SAE) de la factura para los pagos realizados con esta cuenta de fondos.
   4	Cuenta de pasivo	Este código de contabilidad aparece en el campo Código de cuenta de pasivo SAE de factura para los pagos realizados con esta financiación.
   5	Nombre del banco	Este es el nombre del banco que da servicio a esta cuenta. (Obligatorio)
   6	Moneda	Elija entre: USD (dólares estadounidenses) CAD (dólares canadienses)
   7	Número de enrutamiento	Este es el número de identificación del banco. (Obligatorio)
   8	Número de cuenta	Este es el número de la cuenta de financiación. (Obligatorio)
   9	Siguiente número de cheque	Este es el número asignado al siguiente cheque que se va a emitir. (Obligatorio)
   10	Dirección del banco	Esta es la dirección de la cuenta de financiación: Dirección 1 Ciudad Estado Código postal País/región (obligatorio)
   11	Información de contacto principal	Este es el nombre, el correo electrónico y el teléfono del empleado a quien debe contactar SAP Concur para cualquier problema bancario o de financiación. (Obligatorio)
   12	Activo	Este es el estado de la cuenta de financiación. Elija entre: Sí No (obligatorio)
   13	Aplicar abonos	Elija entre: Sí No (obligatorio)
   14	Aplicar a grupos	Estos son los grupos que extraen de esta cuenta de financiación. Puede seleccionar más de uno.

3. Complete y guarde los campos de verificación.

   1. Rellene los campos de Dirección de devolución de la empresa y añada el idioma de seguridad que se imprimirá en el cheque (si es necesario).

   2. Seleccione Grabar. La sección Imágenes estará disponible.

   

   Índice #	Nombre de campo	Descripción
   1	Nombre de la sociedad	Este es el nombre de la empresa (rellenado automáticamente por el sistema). Truncado a los primeros 50 caracteres del cheque impreso. (Obligatorio)
   2	Dirección 1	La dirección de la empresa. (Obligatorio)
   3	Dirección 2	La dirección secundaria de la empresa.
   4	Ciudad, estado, código postal	La ciudad, el estado y el código postal en los que reside la empresa. (Obligatorio)
   5	País/Región	El país/región en el que reside la empresa. (Obligatorio)
   6	Invalidar	El texto que indica al receptor del pago cuándo se considera que el cheque es nulo y ya no es válido.
   7	Seguridad	Este texto instruye al beneficiario sobre cualquier medida de seguridad relevante, como el uso de pago positivo.

4. Cargar imágenes de cheques.

   1. Explorar y cargar imágenes del cheque anulado, el logotipo de la empresa y las firmas.

   2. Si no se requieren modificaciones en las Opciones de lote predeterminadas, seleccione Cerrar.

   3. Para modificar las Opciones de lote predeterminadas, seleccione la pestaña Opciones de lote.

   

   Índice #	Nombre de campo	Descripción
   1	Cheque anulado	Esta es la imagen del cheque anulado. Navegue y cargue la imagen utilizando cualquier formato compatible, como pdf, tiff o png.
   2	Logotipo de la empresa	Este es el logotipo de la empresa.
   3	Firmas	Se trata de una o más imágenes de firmas autorizadas.

5. Complete y guarde las Opciones de lote.

   1. Las funciones de gestión de liberación de pagos se configuran en la pestaña Configuración de lotes. Estas funciones aumentan el control de los pagos de proveedor business-to-business (B2B) procesados a través de Invoice Pay para una mejor gestión del flujo de caja.

   2. Utilice las Opciones de lote para controlar cuándo y con qué frecuencia se liberan los lotes de pago para facturas aprobadas al proveedor de pagos con cheque para emitir pagos con cheque a los proveedores. La hora de cierre se configura en la ficha Cuenta.

   3. Además, se puede fijar para que se requiera la aprobación de un usuario adicional antes de liberar un lote para el pago. Para configurar esta tarea, marque la casilla de selección Requerir liberación de lotes. Además, este usuario debe tener los roles Administrador de pagos de facturas y Administrador de liberación de pagos.

   4. Para completar las modificaciones, seleccione Guardar.

   

6. Aprobar un cheque de muestra.

   1. Para obtener una vista previa del cheque de muestra que requiere su aprobación, seleccione Ver cheque de muestra.

   2. Para autorizar el modelo de verificación, seleccione Autorizar. Se envía un correo electrónico al socio de verificación para promocionar la configuración de prueba a producción.

   

   Índice #	Nombre de campo	Descripción
   1	Ver cheque de muestra	Seleccione este botón para ver el cheque de muestra. Dispone de las siguientes opciones: Apruébelo y mueva el estado de verificación a Pendiente de confirmación. Modifique el modelo y reinicie el proceso de creación del cheque de muestra.
   2	Actualizar cheque de muestra	Utilice esta opción para ver la versión más actual del cheque de muestra.
   3	Autorizar	Se aprueba el cheque de muestra.
   4	Estado	Una vez que haya cargado la configuración de verificación en el paso 3, el estado de verificación será Cheque de muestra pendiente. Si la configuración se vuelve a activar en cualquier momento antes de renderizar el cheque de muestra, el estado cambia a Pendiente de aprobación. Una vez que selecciona el botón Aprobar, el estado cambia a Pendiente de confirmación. Una vez que el socio de verificación promueve la configuración de prueba a producción, el estado cambia a Confirmado. Ahora puede procesar facturas para pagos con cheque.

   Nota

   La plantilla de verificación está estandarizada para todos los clientes y no se puede personalizar. La plantilla incluye el logotipo de SAP Concur que no se puede eliminar.

Las configuraciones de cheques deben tener el estado Confirmado y estar activas para que los pagos de facturas aprobadas se paguen con cheque y se envíen por lotes a los proveedores.

1. Para activar una configuración de verificación

   1. Vaya a Administrador de pagos→Configuración→Configuración de cheques. Aparece la página Lista de configuraciones de verificación.

   2. Seleccione la configuración de verificación que necesita activar. En Acciones, seleccione Abrir configuración de verificación. Aparece la ventana Verificar configuración.

   3. Desplácese hasta la parte inferior de la ficha Cuenta y cambie el campo Activo a Sí.

   4. Seleccione Grabar.

   5. Para cerrar la ventana, seleccione Cerrar.

2. Para desactivar una configuración de verificación, siga los pasos del paso 1 y modifique el campo Activo a No.

   

   Atención

   Si una configuración de cheque está desactivada y tiene lotes abiertos, los lotes se cierran, pero los pagos no se envían al proveedor de pagos de cheques para que se procesen.

3. Actualización de proveedores para pagos con cheque. Para pagar a los proveedores mediante cheque, su perfil de Concur debe tener una dirección en el mismo país/región desde el que se pagan las facturas de configuración de cheques.

   1. Fije Cheque como el campo predeterminado Tipo de método de pago en el perfil del proveedor y las facturas creadas para el proveedor se pagan con cheque.

   2. Actualice el perfil de proveedor de Concur manualmente en la página Administrar proveedores importando un archivo o API.