- Consejo n.º 1
- Asegúrese de que tiene la información de dirección correcta del proveedor para el envío.
Ejemplo: los estados deben tener un código de dos dígitos.
Si utiliza un formato no válido, el pago recibe un error y debe pagar esa posición manualmente y, a continuación, corregir la información del registro del proveedor.
- Consejo n.º 2
- Asegúrese de que los campos Dirección 1 y Dirección 2 no superen los 50 caracteres para los proveedores pagados mediante Administrador de pagos de facturas - Pago con cheque.
Para los proveedores pagados fuera de Concur Invoice, establezca la dirección en 255 caracteres.
- Consejo n.º 3
- No añada ceros a la izquierda en las verificaciones; el sistema los proporciona automáticamente.
El número de control tiene un relleno de ceros a la izquierda para el relleno de 10 dígitos. Estos ceros a la izquierda no se pueden eliminar del número de cheque.
- Consejo n.º 4
- Si no desea incluir un logotipo en los cheques, cargue una imagen que indique Sin logotipo en lugar de dejarlo en blanco. De este modo se garantiza la finalización a tiempo del proceso de configuración de verificación.
Nota
El logotipo de SAP Concur se incluye en los cheques y no se puede eliminar. - Consejo n.º 5
- Cargue ambas firmas si su empresa requiere dos firmantes para cheques de alto valor monetario.
Ambas firmas se imprimen en cada cheque. Utilice un Sharpie para asegurarse de que las firmas sean lo suficientemente negritas como para imprimirlas.
- Consejo n.º 6
- Si no puede aprobar la muestra de verificación y debe revisarla, se reinicia la cronología de aprobación al día 1, lo que requiere un nuevo envío al proveedor de verificaciones.
- Consejo n.º 7
- Utilice una secuencia de numeración única para el pago de cheques de factura. Si el cliente planea utilizar verificaciones internas cuando sea necesario, la numeración unívoca evita números de verificación solapados.
- Consejo n.º 8
- Cargue una imagen en blanco y negro para el logotipo de la empresa para garantizar la claridad de la imagen en la verificación final. Los logotipos de cheques también se imprimen en blanco y negro en los cheques físicos.
- Consejo n.º 9
- Utilice una especificación de cheque bancario si no puede proporcionar un cheque anulado real.
- Consejo #10
- Utilice la página Supervisar pagos para ver todas las actividades de pago, pero recuerde que no puede exportar su lista.
- Consejo n.º 11
- Asegúrese de que el nombre del beneficiario tenga hasta 40 caracteres. El nombre del beneficiario en los cheques de EE. UU. tiene un límite de 60 caracteres.
- Consejo n.º 12
- Debe conocer los requisitos y procedimientos de su banco para enviar y aceptar cheques de prueba.
Algunos bancos necesitan que se verifiquen 10 cheques de muestra y, si un cheque de muestra falla, debe volver a enviar otros 10 cheques de muestra.
Ahora que está listo para aplicar estas directrices y recomendaciones, aprenderá a revisar pagos con la herramienta Administrador de pagos de facturas.