Día 0, lunes: El lote de cuenta de fondos se cierra en el administrador de pagos de facturas.
Día 1, martes:
- El fichero de cheque se envía al interlocutor de impresión de cheques.
- Los cheques y sobres se imprimen y se envían por correo a los proveedores.
Día 2, miércoles: La demanda de pago se muestra como Pagada en el Responsable de pagos de facturas.
Día 3-5, jueves - lunes: El proveedor recibe el cheque por correo de 1ª clase.
Revisión de la cronología de pagos con cheque
Objective
After completing this lesson, you will be able to analice la cronología para el proceso de pago de cheques.
Verificar cronología de pagos
Verificar ejemplos de cronología de pago
- Día 0 - Día de cierre: Verificar que el lote está cerrado.
- Día 1 - Día de envío: los cheques se imprimen y se envían por correo a los proveedores. Este día también es la fecha del cheque.
- Día 2 - Estado: el estado de pago es Pagado.
- Día 3–5 - Fecha de pago: Esta fecha es la fecha estimada en la que el proveedor recibe el cheque según el sistema postal.
Enviar notificaciones por correo electrónico de pago de proveedor para cheque
Una vez que se imprime y entrega un cheque, el proveedor recibe un correo electrónico con la información de pago (pagos parciales y totales). Para recibir esta notificación, la opción Enviar notificaciones por correo electrónico de pago de proveedor para cheque debe estar activada en las Opciones de factura. El número de cheque se incluye en el correo electrónico recibido.
Las notas al proveedor se incluyen en el aviso de pago del cheque. El campo Notas tiene un límite de 500 caracteres.
Escenarios que requieren reemisión de verificación
En situaciones en las que el proveedor informa de la no recepción del cheque, como si se perdió en el correo electrónico, tiene dos opciones dentro del sistema SAP Concur:
Anule el cheque y solicite una nueva emisión.
Puede anular el cheque original dentro del sistema SAP Concur y solicitar la emisión de un nuevo cheque para sustituir el perdido. Esto garantiza que el proveedor reciba el pago de forma rápida y precisa.Marque el pago como Pago de cliente.
Como alternativa, puede marcar el pago como Pago de cliente dentro del sistema SAP Concur. Esta opción le permite gestionar el pago fuera del proceso de Concur Invoice, facilitando acuerdos de pago alternativos directamente con el proveedor.
Aplicar abonos
Los créditos de factura para pagos con cheque se gestionan mediante la función Administrador de pagos de facturas, que requiere configuración para cada cuenta de financiación. En la página Cuenta de financiación, active la opción Aplicar abonos. Esta función permite una aplicación fluida de abonos a facturas, optimizando los procesos de pago. La función Aplicar abonos es opcional y se puede desactivar en cualquier momento.
Una vez habilitados, los créditos se pueden aplicar automáticamente a los pagos de facturas, lo que permite a los clientes utilizar sus créditos existentes sin problemas. Esta función optimiza el proceso de pago deduciendo automáticamente los créditos disponibles del total de la factura, lo que facilita el uso eficiente de los créditos existentes sin intervención manual.
- Si el pago de la factura supera el importe del abono, el Administrador de pagos de facturas envía al proveedor un pago por la diferencia.
- Si el importe de pago de la factura es inferior al importe del abono, el Administrador de pagos de facturas registra el saldo de crédito para utilizarlo en un pago futuro al proveedor.
Nota
La fecha de pago con una nota de crédito aplicada no se puede modificar porque las notas no están directamente asociadas con una fecha de pago específica. Los pagos se inician automáticamente cuando el importe de pago supera el valor del abono.
Nota
- Para que se aplique el abono, debe crearse antes de la factura positiva.
- Solo se aplica un abono por factura; primero se utiliza el más antiguo.
- El código de proveedor y el código de dirección deben coincidir con el abono y la factura para que se aplique el abono.
A continuación, aprenderemos consejos y recomendaciones útiles para configurar los cheques y utilizar el servicio Pagos con cheque.
Resumen
- El lote de cuenta de financiación se cierra (día 0); los cheques se imprimen y se envían por correo a los proveedores (día 1); el estado de pago se muestra como Pagado (día 2); el proveedor recibe el cheque a través del correo de primera clase (día 3–5).
- Active la opción Enviar notificaciones de pago de proveedor por correo electrónico para cheque en Configuración de factura para enviar a los proveedores información de remesa (pagos parciales y completos) con el número de cheque incluido.
- Anule el cheque original en SAP Concur y solicite una nueva emisión de cheques para sustituir un cheque perdido, lo que garantiza un pago rápido y preciso del proveedor.
- Como alternativa, marque el pago como Pago del cliente para gestionar el pago fuera del proceso Concur Invoice y organizar métodos de pago alternativos directamente con el proveedor.
- Active la opción Aplicar abonos en la página Cuenta de financiación para deducir automáticamente los créditos disponibles de los totales de factura. Si el pago supera el importe del abono, envíe la diferencia al proveedor; si es inferior, registre el saldo para pagos futuros.