Supervisión de pagos con cheque

Debe completar las siguientes tareas con la herramienta Administrador de pagos de facturas:

Realizar un seguimiento del flujo de pagos

El Administrador de pagos de facturas le permite realizar un seguimiento del flujo de caja y gestionar sin problemas los requisitos de financiación de pagos. En la página Supervisar pagos:

• Tener un control detallado sobre los procesos de pago para las facturas de proveedores
• Puede filtrar datos para ver estados como Abierto, Retenido, Cerrado, Pendiente de liberación y Lotes enviados.
• Mejore la flexibilidad y la precisión en la supervisión de pagos a través de opciones de filtrado de datos basadas en las fechas de cierre y envío.

¿Qué es un lote?

• Configuración automática

  No es necesario configurar los lotes. Se crean automáticamente en Administrador de pagos, según la frecuencia configurada en la pestaña Configuración de lotes.

• Programación automática

  Todos los lotes se abren y cierran automáticamente en una programación fija. Todas las facturas aprobadas se colocan en lotes automáticamente en función de sus fechas de vencimiento de pago. Puede ver la hora y la Fecha de cierre y envío visualizadas en su huso horario localizado en función de la Hora de cierre (configurada en la pestaña Cuenta) y la frecuencia del Día de cierre (configurada en la pestaña Configuración de lotes).

• Gestión de lotes

  Una vez ejecutados los lotes, puede completar tareas específicas para garantizar que los proveedores reciban el pago a tiempo.

Resolver excepciones

La página Facturas que requieren acción muestra todas las facturas que no se han podido procesar en demandas de pago válidas por varios motivos, como:

• Cuentas de financiación indeterminadas.
• Falta la configuración de verificación.
• Fechas de vencimiento.

Los motivos del fallo se enumeran en texto rojo en la fila de demanda de pago.

Dispone de las siguientes opciones para abordar estos problemas:

• Realizar el pago fuera de Invoice Pay. Los clientes pueden gestionar pagos fuera del sistema Invoice Pay y marcarlos como Pago de cliente.
• Resuelva el problema y vuelva a procesar la factura. Como alternativa, los clientes pueden tomar medidas para abordar los problemas subyacentes que causan el fallo del pago y optar por volver a procesar la factura dentro del sistema.

Resolver demandas de pago fallidas

La página Pagos fallidos presenta todas las demandas de pago que han encontrado fallos. Dentro de esta interfaz, la fila Demanda de pago describe los motivos específicos del fallo en el texto rojo. Para cada factura con problemas, puede utilizar el botón Acciones, que ofrece las siguientes opciones:

• Realice el pago fuera de Pago de facturas. Puede gestionar manualmente el pago fuera del sistema Invoice Pay y designarlo como Client Pay.
• Resuelva el problema y solicite el reprocesamiento. Puede abordar el problema subyacente que causa el error y solicitar el reprocesamiento en el siguiente lote de pago disponible. Puede hacerlo utilizando el enlace Programar en el siguiente lote disponible.
• Cambiar fecha de pago. Puede modificar la fecha de pago seleccionando Modificar fecha de pago si es necesario.

Nota

Recurrir a la opción de pago del cliente cuando un problema no se puede resolver internamente.

Proporcionar comentarios adicionales al proveedor (notas al proveedor)

El aviso de remesa es la información que acompaña un pago a un proveedor que le indica qué números de factura cubre este pago e incluye cualquier comentario adicional que explique el importe, la fecha o el estado del pago.

La opción Notas para el proveedor le permite agregar comentarios que se muestran en el aviso de remesa.

Puede añadir comentarios en el proceso de pago abriendo la factura a través del Administrador de pagos.

Ajustar la fecha de vencimiento para un pago

Tiene la flexibilidad de ajustar la fecha de vencimiento de los pagos, lo que le permite pagar por adelantado para recibir descuentos.

Este ajuste se facilita a través de la funcionalidad Cambiar fechas dentro de la interfaz del administrador de pagos.

Una vez modificada la fecha propuesta, el sistema tiene en cuenta los días no bancarios para garantizar esa exactitud en las fechas reales recomendadas.

Modificar el importe de pago

Puede modificar el importe de pago a nivel de factura, lo que permite ajustes como pagos incompletos para entregas parciales de proveedores.

Para modificar el importe de pago, siga estos pasos:

1. Seleccione la factura.

   Cuando la demanda está abierta, debe seleccionar la factura para la que desea ajustar el importe. Esto activa el comando Cambiar importe de pago.

2. Introduzca el nuevo importe.

   A continuación, puede introducir el nuevo importe de pago. Este campo es obligatorio.

3. Opcionalmente, puede proporcionar notas de remesa utilizando el campo Notas de ajuste de pago para la comunicación con el proveedor y el seguimiento de auditoría.

Pagos realizados fuera de Invoice Pay (pago de cliente)

Un pago se puede procesar fuera del sistema Invoice Pay. En SAP Concur, la opción Pago del cliente le permite iniciar un retiro de pago.

Así es como funciona:

• Eliminación del proceso de pago. Al seleccionar la opción Pago del cliente, se elimina la factura del proceso de pago estándar dentro de SAP Concur.
• Actualización de estado. La factura está marcada con el estado Pago de cliente, lo que indica que se ha gestionado fuera del flujo de trabajo de pagos típico.
• Registre la retención. SAP Concur conserva un registro de esta acción, lo que garantiza la transparencia y mantiene un historial de pagos integral con fines de auditoría y seguimiento.

Pago positivo es el método de mejores prácticas para evitar el fraude de cheques, que transmite una lista de cheques autorizados a su banco.

Esto implica incorporar los campos que requiere el banco del cliente en un extracto de pago positivo estandarizado. A continuación, el banco verifica cada número de cheque con la lista proporcionada: si se produce una coincidencia, se procesa el pago; si no se encuentra ninguna coincidencia, se rechaza el pago.

En la lección final, terminamos.