Gerenciando cartões virtuais

Os processos de pagamento digital exigem uma plataforma segura e simplificada. O Concur Invoice permite que você pague faturas usando cartões de crédito virtuais. Esses cartões são criados no Concur Invoice e vinculados a um parceiro de pagamento com cartão virtual. O software foi projetado para processar várias contas de cartão, facilitando o uso de vários cartões de crédito corporativos para pagamentos.

Para que o sistema funcione sem problemas, os registros de fornecedor no SAP Concur recebem a forma de pagamento com cartão virtual como padrão. Esta designação garante que os pagamentos com cartão são a primeira opção para o processamento de pagamentos. O campo E-mail de contato em cada registro de fornecedor deve incluir o endereço de e-mail da pessoa que deve ter acesso aos detalhes do cartão virtual.

Em relação ao processamento de pagamentos, as faturas vinculadas a cartões virtuais são agrupadas na conta de cartão designada. Esses lotes e faturas podem ser monitorados na página Monitorar pagamentos do Concur Invoice. A API da plataforma será vinculada ao parceiro de pagamento para criar cartões virtuais, cada um atribuído a uma requisição de pagamento específica. Os fornecedores só podem utilizar esses cartões uma vez para um montante de pagamento exato.

Assim que um cartão virtual é criado, o Concur Invoice envia um e-mail de remessa ao fornecedor. Este e-mail contém um link e instruções sobre como acessar os detalhes do cartão, o valor autorizado, a data de vencimento do cartão e as faturas que estão sendo pagas.

Faturas pagas usando cartões virtuais são adicionadas a um lote aberto definido para fechar o dia anterior ou o mais próximo possível da data de vencimento da fatura. O cartão virtual é gerado e enviado ao fornecedor no mesmo dia em que o lote é fechado.

Para garantir transparência e gerenciamento eficiente, os dados relativos ao pagamento são atualizados na página Lista de faturas. Este recurso permite a você controlar o status e os detalhes de cada cartão virtual vinculado a faturas. Os clientes também podem visualizar um resumo de todas as transações feitas com cartões virtuais por meio da Extração de confirmação de pagamento. Isso reforça a gestão eficaz e segura do pagamento do fim da cauda.

Para confirmar se os fornecedores aceitam cartões virtuais como pagamento, você precisa trabalhar diretamente com eles e atualizar seus registros com as informações de pagamento corretas.

Uma lista de fornecedores que aceitam cartões virtuais pode ser fornecida pelo banco ou emissor do cartão de crédito que suporta cartões virtuais. Você deve entrar em contato com o representante do banco para ver se ele oferece esse serviço.

Você deve manter registros atualizados nos perfis de fornecedor do Concur para um processo de pagamento com cartão virtual perfeito e pontual. Isso significa que os perfis dos vendedores devem conter endereços no mesmo país a partir do qual as faturas configuradas são pagas.

É essencial definir o campo predefinido Tipo de método de pagamento no perfil do fornecedor como cartão virtual de uso único. O sistema encaminhará faturas geradas para um fornecedor específico a ser pago usando o cartão virtual. Você pode atualizar os perfis de fornecedor no Concur na página Gerenciar fornecedores carregando um arquivo ou usando a API para alterações pertinentes.

Para fornecedores que aceitam pagamentos com cartão virtual, é crucial incluir o endereço de e-mail no campo E-mail de contato no registro do fornecedor. Esta etapa permite que o Concur Invoice envie e-mails de pagamento aos fornecedores, fornecendo-lhes um link para acessar os detalhes do cartão virtual. O e-mail especificado neste campo autorizará o destinatário a acessar e usar o cartão virtual, reforçando a segurança e a eficiência do processamento de pagamentos.

Em situações em que o campo E-mail de contato permanece vazio, as faturas vinculadas a um método de pagamento com cartão virtual serão transferidas para a fila Faturas que requerem ação do Gerenciador de pagamentos. Assim, essas faturas precisarão de processamento manual e podem exigir a alternância do método de pagamento. Os fornecedores podem agilizar seus processos de pagamento com cartão virtual fornecendo um e-mail de contato, garantindo pagamentos pontuais e precisos.

Após o fechamento de um lote e a criação de cartão virtual, os fornecedores recebem e-mails de remessa enviados pelo Concur Invoice. Essas notificações são críticas para informar os fornecedores sobre o status de pagamento e a data em que o cartão virtual foi processado.

A fatura na plataforma Concur Invoice refletirá o status Pago juntamente com a data de pagamento. Essas atualizações podem ser controladas na página Monitorar pagamentos Lista de requisições de pagamento. Essa contabilidade em tempo real facilita tanto os fornecedores quanto os clientes no rastreamento de pagamentos, promovendo assim um processo financeiro transparente.

Depois de receber o e-mail do Concur Invoice, o fornecedor seleciona o link fornecido e segue o processo de autenticação para visualizar os detalhes do cartão virtual. O fornecedor pode usar essas informações para cobrar o cartão por meio de seu sistema contábil, permitindo um processamento de pagamento seguro e eficiente.

Uma senha de uso único é gerada para segurança adicional quando o fornecedor clica no botão Gerar código. Em seguida, esse código é enviado para o e-mail do fornecedor. Ao inserir essa senha e clicar no botão Enviar e visualizar cartão, o fornecedor pode acessar os detalhes do cartão virtual. Único para cada transação, o número do cartão virtual é gerado dinamicamente, adicionando outra camada de segurança ao processo de pagamento.

O fornecedor pode acessar os detalhes completos do cartão de crédito depois de inserir a senha. Isso abrange todo o número do cartão de crédito, o código de segurança de 3 dígitos, as informações de faturamento e quaisquer outros detalhes necessários para processar o pagamento.

Assim que o cartão virtual for enviado para o fornecedor, a fatura associada no Concur Invoice atualizará seu status de pagamento para Pago. As informações de pagamento relacionadas a essas faturas estarão prontamente disponíveis para extração. Em seguida, você pode utilizar essas informações para atualizar e reconciliar os sistemas contábeis, mantendo um registro financeiro preciso.

O cartão será fechado assim que o fornecedor debitar o cartão virtual no sistema de contabilidade e a transação for liquidada. A data de liquidação da transação será atualizada no campo Data de pagamento na página Monitorar pagamentos. Novos cartões virtuais serão emitidos para pagamentos futuros ao fornecedor.