Virtuelle Karten verwalten

Digitale Zahlungsprozesse erfordern eine sichere und optimierte Plattform. Mit Concur Invoice können Sie Rechnungen mit virtuellen Kreditkarten bezahlen. Diese Karten werden in Concur Invoice angelegt und mit einem virtuellen Kartenzahlungspartner verknüpft. Die Software ist für die Verarbeitung mehrerer Kartenkonten konzipiert, was es Unternehmen erleichtert, verschiedene Firmenkreditkarten für Zahlungen zu verwenden.

Damit das System reibungslos funktioniert, erhalten Lieferantendatensätze in SAP Concur standardmäßig die Zahlungsmethode für virtuelle Karten. Diese Kennzeichnung stellt sicher, dass Kartenzahlungen die erste Wahl für die Zahlungsabwicklung sind. Das Feld Kontakt-E-Mail in jedem Lieferantendatensatz muss die E-Mail-Adresse der Person enthalten, die Zugriff auf die Details der virtuellen Karte haben soll.

In Bezug auf die Zahlungsabwicklung werden Rechnungen, die mit virtuellen Karten verknüpft sind, auf das vorgesehene Kartenkonto gebündelt. Diese Batches und Rechnungen können über die Seite Concur Invoice Zahlungen überwachen überwacht werden. Das API der Plattform verknüpft mit dem Zahlungspartner, um virtuelle Karten anzulegen, die jeweils einer bestimmten Zahlungsaufforderung zugeordnet sind. Lieferanten können diese Karten nur einmal für einen genauen Zahlungsbetrag verwenden.

Sobald eine virtuelle Karte erstellt wurde, sendet Concur Invoice eine Überweisungs-E-Mail an den Lieferanten. Diese E-Mail enthält einen Link und Anweisungen zum Zugriff auf Kartendetails, den autorisierten Betrag, das Ablaufdatum der Karte und die zu zahlenden Rechnungen.

Rechnungen, die mit virtuellen Karten bezahlt wurden, werden einem offenen Batch-Set hinzugefügt, um den Tag vor oder so nah wie möglich am Fälligkeitsdatum der Rechnung zu schließen. Die virtuelle Karte wird generiert und am selben Tag an den Lieferanten gesendet, an dem der Batch geschlossen wird.

Um Transparenz und eine effiziente Verwaltung zu gewährleisten, werden die Daten zur Zahlung auf der Seite Rechnungsliste aktualisiert. Mit dieser Funktion können Sie den Status und die Details jeder virtuellen Karte verfolgen, die mit Rechnungen verknüpft ist. Kunden können auch eine Zusammenfassung aller Transaktionen mit virtuellen Karten über den Zahlungsbestätigungsauszug anzeigen. Dies fördert ein effektives und sicheres Zahlungsmanagement am Ende.

Sie müssen aktuelle Datensätze in den Concur-Anbieterprofilen für einen nahtlosen und zeitnahen virtuellen Kartenzahlungsprozess pflegen. Das bedeutet, dass Lieferantenprofile Adressen in demselben Land enthalten sollten, aus dem die konfigurierten Rechnungen bezahlt werden.

Das Standardfeld Zahlungsmethodenart im Lieferantenprofil als Einweg-vCard ist zwingend erforderlich. Das System leitet Rechnungen, die für einen bestimmten Lieferanten generiert wurden, zur Zahlung mit der virtuellen Karte weiter. Sie können die Lieferantenprofile in Concur auf der Seite Lieferanten verwalten aktualisieren, indem Sie eine Datei hochladen oder das API für relevante Änderungen verwenden.

Für Lieferanten, die Zahlungen mit virtueller Karte akzeptieren, ist die Angabe ihrer E-Mail-Adresse im Feld Kontakt-E-Mail im Lieferantendatensatz von entscheidender Bedeutung. In diesem Schritt kann Concur Invoice Überweisungs-E-Mails an Lieferanten senden und ihnen einen Link für den Zugriff auf die Details der virtuellen Karte bereitstellen. Die in diesem Feld angegebene E-Mail berechtigt den Empfänger, auf die virtuelle Karte zuzugreifen und diese zu verwenden, was die Sicherheit und Effizienz der Zahlungsabwicklung erhöht.

In Situationen, in denen das Feld Kontakt-E-Mail leer bleibt, werden die Rechnungen, die mit einer Zahlungsmethode für virtuelle Karten verknüpft sind, an die Warteschlange Rechnungen erfordern Aktion des Zahlungsmanagers übertragen. Daher müssen diese Rechnungen manuell bearbeitet werden und erfordern möglicherweise einen Wechsel des Zahlwegs. Lieferanten können ihre Zahlungsprozesse für virtuelle Karten beschleunigen, indem sie eine Kontakt-E-Mail bereitstellen, um pünktliche und korrekte Zahlungen sicherzustellen.

Nach dem Schließen eines Batches und dem Erstellen einer virtuellen Karte erhalten Lieferanten Überweisungs-E-Mails, die von Concur Invoice gesendet werden. Diese Benachrichtigungen sind wichtig, um Lieferanten über den Zahlungsstatus und das Datum der Verarbeitung ihrer virtuellen Karte zu informieren.

Die Rechnung auf der Concur-Invoice-Plattform spiegelt dann neben dem Zahlungsdatum den Status Bezahlt wider. Solche Aktualisierungen können auf der Seite Zahlungsaufforderungsliste überwachen nachverfolgt werden. Diese Echtzeitbuchhaltung erleichtert sowohl Kreditoren als auch Debitoren die Zahlungsverfolgung und fördert so einen transparenten Finanzprozess.

Nachdem er die E-Mail von Concur Invoice erhalten hat, wählt der Lieferant den bereitgestellten Link aus und folgt dem Authentifizierungsprozess, um die Details der virtuellen Karte anzuzeigen. Der Lieferant kann diese Informationen verwenden, um die Karte über sein Buchhaltungssystem zu belasten und so eine sichere und effiziente Zahlungsabwicklung zu ermöglichen.

Ein einmaliger Passcode wird für zusätzliche Sicherheit generiert, wenn der Lieferant die Drucktaste Code generieren wählt. Dieser Passcode wird dann an die E-Mail des Lieferanten gesendet. Wenn Sie diesen Passcode eingeben und die Drucktaste Einreichen und Karte anzeigen wählen, kann der Anbieter auf die Details der virtuellen Karte zugreifen. Die Nummer der virtuellen Karte ist für jede Transaktion eindeutig und wird dynamisch generiert, wodurch dem Zahlungsprozess eine weitere Sicherheitsschicht hinzugefügt wird.

Der Anbieter kann auf die vollständigen Kreditkartendetails zugreifen, nachdem er den Passcode eingegeben hat. Dazu gehören die gesamte Kreditkartennummer, der dreistellige Sicherheitscode, Abrechnungsinformationen und alle anderen Details, die für die Verarbeitung der Zahlung erforderlich sind.

Sobald die virtuelle Karte an den Lieferanten gesendet wurde, aktualisiert die zugehörige Rechnung in Concur Invoice ihren Zahlungsstatus in Bezahlt. Die Zahlungsinformationen zu diesen Rechnungen stehen dann zur Extraktion zur Verfügung. Sie können diese Informationen dann verwenden, um die Buchhaltungssysteme zu aktualisieren und abzustimmen und einen genauen Finanzdatensatz zu pflegen.

Die Karte wird geschlossen, sobald der Lieferant die virtuelle Karte in seinem Buchhaltungssystem belastet und die Transaktion abrechnet. Das Begleichungsdatum der Transaktion wird im Feld Zahlungsdatum auf der Seite Zahlungen überwachen aktualisiert. Für zukünftige Zahlungen an den Lieferanten werden neue virtuelle Karten ausgegeben.

Sobald eine virtuelle Karte an den Lieferanten gesendet wurde, werden alle relevanten Aktualisierungen bezüglich des Status der Karte oder der Zahlungstransaktionen vom Zahlungspartner empfangen. Diese Aktualisierungen geben Aufschluss darüber, ob die Karte belastet, abgelaufen, abgelehnt oder storniert wurde. Wenn der Lieferant die Karte erfolgreich belastet, wird der Zahlungsstatus in Bezahlt geändert.

Wenn die virtuelle Karte jedoch abläuft, bevor der Lieferant sie belasten kann, ändert sich der Zahlungsstatus in Abgelaufen. In einem solchen Fall muss sich der Lieferant an den Zahlungspartner wenden, um eine neue virtuelle Karte zum Abbuchen der Zahlung anzufordern.

Der Zugriff auf und die Verwendung der virtuellen Karte über die URL des Zahlungsanbieters vereinfacht die Aufgabe für Lieferanten. Sie ermöglicht es ihnen, die Karte mühelos zu belasten und die Zahlungsverarbeitung in Concur Invoice zu überwachen. Diese Attribute verbessern die Transparenz und Effizienz des gesamten Zahlungsprozesses.

Bepreiste virtuelle Karten anzeigen

Sie können die Transaktionshistorie oder den Auszug der virtuellen Karte prüfen, um zu sehen, ob sie belastet wurde. Um anzuzeigen, ob eine virtuelle Karte belastet wurde, wählen Sie die virtuelle Kartenzahlung aus, die Sie auf der Seite Zahlungsaufforderungsliste anzeigen möchten.

Das Fenster Rechnungsliste für Zahlungsaufforderung wird mit dem Status Abgerechnet angezeigt, und das Zahlungsdatum wird mit dem Datum der Gebühr gefüllt. Mit dieser einfach zu navigierenden Einrichtung können Benutzer ihre Transaktionen mit virtuellen Karten innerhalb der Concur-Invoice-Plattform effektiv verfolgen.

Abgelaufene virtuelle Karten anzeigen

Virtuelle Karten sind so konzipiert, dass sie ablaufen, wenn sie nicht vor dem Ablaufdatum belastet werden, wie im Feld Gültigkeitsende angegeben. Zahlungsaufforderungen, die mit abgelaufenen Karten verknüpft sind, werden in der Warteschlange Fehlgeschlagene Zahlungen im Zahlungsmanager angezeigt. Beachten Sie, dass abgelaufene Karten erneut ausgegeben werden können, entweder in derselben Form oder mit einem anderen Zahlweg.

Wenn Sie eine abgelaufene virtuelle Karte erneut ausstellen müssen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Melden Sie sich am Zahlungsmanagersystem an.
2. Navigieren Sie zur Warteschlange Fehlgeschlagene Zahlungen.
3. Identifizieren Sie die Zahlungsaufforderung für die abgelaufene virtuelle Karte.
4. Wählen Sie, um die Karte erneut auszustellen.
5. Entscheiden Sie, ob Sie die Karte in derselben oder einer anderen Zahlungsweise erneut ausstellen möchten.
6. Geben Sie die erforderlichen Informationen für die neue virtuelle Karte ein.
7. Reichen Sie die erneut ausgestellte Kartenanforderung ein.

Sobald die erneut ausgestellte virtuelle Karte verarbeitet und genehmigt wurde, kann der Lieferant sie wie gewohnt für Zahlungsvorgänge verwenden, um einen reibungslosen und unterbrechungsfreien Geschäftsbetrieb sicherzustellen.

Virtuelle Karten kündigen

Virtuelle Karten können storniert werden, bevor sie belastet werden, um vor nicht autorisierten oder falschen Gebühren zu schützen. Nachdem eine virtuelle Karte angelegt und an einen Lieferanten gesendet wurde, können Sie die Karte stornieren, bevor Gebühren anfallen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine virtuelle Karte zu stornieren:

1. Navigieren Sie im Concur-Invoice-System zur Seite Zahlungsaufforderungsliste.
2. Suchen Sie die virtuelle Kartenzahlung, die Sie stornieren möchten, und wählen Sie sie aus.
3. Öffnen Sie das Menü Aktionen.
4. Wählen Sie im Menü Aktionen die Option vCard kündigen.
5. Es wird eine Meldung angezeigt, in der Sie aufgefordert werden, die Stornierung zu bestätigen. Wählen Sie Ja, um fortzufahren.
6. Concur Invoice sendet dann eine Anforderung zur Kartenstornierung an den Zahlungsanbieter.
7. Der Zahlungsanbieter übermittelt die Stornierung an den Kartenaussteller, der mit der Stornierung fortfahren wird.

Notiz

Beachten Sie, dass eine virtuelle Karte, die belastet wurde, nicht mehr storniert werden kann. Das heißt, es kann nicht rückgängig gemacht werden, wenn der Lieferant die Transaktion bereits mit der virtuellen Karte verarbeitet hat.

Virtuelle Karten bearbeiten

Wenn Sie ein vorhandenes Kartenkonto anzeigen und bearbeiten möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Rufen Sie zunächst die Liste der Kartenkonten in Concur Invoice auf.
2. Suchen Sie den Kartenkontoeintrag, den Sie anzeigen und bearbeiten möchten. Sie können bei Bedarf blättern oder die Suchfunktion für das spezifische Konto verwenden.
3. Nachdem Sie das relevante Kartenkonto gefunden haben, wählen Sie es aus. Zu diesem Zeitpunkt stehen detaillierte Informationen zum ausgewählten Kartenkonto zur Anzeige zur Verfügung.
4. Überprüfen Sie die vorhandenen Informationen sorgfältig, und nehmen Sie alle erforderlichen Aktualisierungen oder Änderungen vor.
5. Nachdem Sie die erforderlichen Änderungen vorgenommen haben, wählen Sie Sichern, um die aktualisierten Informationen auf dem Kartenkonto beizubehalten. Mit dieser Aktion werden Ihre Änderungen gesichert, und das Kartenkonto wird mit den neuen Informationen aktualisiert.

Notiz

Wenn die Liste der Kartenkonten mehr als 25 Kartenkontoeinträge enthält, müssen Sie möglicherweise auf verschiedenen Seiten navigieren, um das gewünschte Konto zu finden. Suchen Sie nach Seitenzahlen oder Paginierungsoptionen, um auf andere Kartenkonten zuzugreifen.

In der letzten Lektion fassen wir die Dinge zusammen.