Configurando ofertas de envelopes lacrados

A cotação de envelope secreto é usada quando as leis exigem que os compradores só possam ver determinadas seções de um evento que contêm respostas do fornecedor em sequência e devem qualificar ou desqualificar participantes antes de abrirem a próxima seção (envelope) na série. Você pode especificar o número máximo de envelopes para o evento e as respostas dos participantes em envelopes não são visíveis para a equipe do projeto até o envelope ser aberto durante o período Seleção pendente.

• Geralmente usado para coletar o preço separadamente de qualificações técnicas.
• Evita a prática de justificar uma seleção com base no preço ou algum outro elemento depois de todas as propostas terem sido abertas.
• Só aplicável a RFI/RFPs.
• Os proprietários do projeto não precisam usar todos os envelopes no respectivo evento que foram criados a partir do modelo.
• O número de envelopes é definido no nível do modelo.
• As regras de cotação de envelopes são habilitadas pela regra Os participantes devem melhorar suas ofertas.

Os envelopes selados eram RFPs em papel geralmente usados em concursos públicos e governamentais, onde as informações solicitadas aos fornecedores são organizadas em seções distintas. O objetivo das ofertas de envelopes lacrados é permitir que o comprador avalie as respostas de cada seção (por exemplo, qualificações técnicas) sem referências a respostas de seções subsequentes (por exemplo, preço).

1. O proprietário do projeto cria uma RFI/RFP usando um modelo criado para ofertas de envelopes secretos.
2. Os fornecedores respondem ao evento e o sistema coloca suas respostas em envelopes (eletrônicos) lacrados.
3. As respostas de todos os fornecedores estão ocultas enquanto o evento está em execução.
4. Em Seleção pendente, o proprietário do projeto abre o primeiro envelope e decide quais fornecedores serão promovidos para o envelope seguinte.
5. Fornecedores que não são promovidos; o sistema exclui automaticamente suas respostas em todos os envelopes abertos e não abertos.

Como o conteúdo é atribuído a envelopes específicos, considere que quando o evento termina, os envelopes devem ser abertos em sequência. Em outras palavras, as respostas no envelope nº 1 de todos os fornecedores serão revisadas para decidir quais fornecedores, se existirem, serão eliminados do processo antes que as respostas do fornecedor no envelope nº 2 possam ser exibidas. Por isso, o conteúdo que deve ser usado para avaliar/eliminar fornecedores primeiro deve ser armazenado no envelope nº 1. O conteúdo que deve ser usado para avaliar/eliminar fornecedores na próxima rodada deve ser armazenado no envelope nº 2, e assim por diante.

Os proprietários do projeto desejarão organizar o painel Itens que necessitam de cotações e Perguntas em Seções com atribuições de envelope:

Assim que o evento for publicado, os fornecedores respondem ao evento. Considere que o sistema não exibe nenhuma indicação aos fornecedores de que o evento é um evento de envelope lacrado durante a cotação. Para eles, parece apenas uma RFP ou RFI padrão. O sistema coloca suas respostas nos envelopes apropriados, que estão secretos e não visíveis para o proprietário do projeto ou membros da equipe enquanto o evento está aberto.

A opção para abrir envelopes não está disponível no menu Ações até o evento passar para Seleção pendente. No entanto, os fornecedores que enviaram ofertas podem ser vistos na guia Fornecedores na coluna Status.

Quando o evento passa para Seleção pendente, abra o primeiro envelope e revise as respostas de todos os fornecedores nesse envelope. O sistema exibe os fornecedores que participaram e, em seguida, Selecionar os envelopes de fornecedores e selecione Abrir envelope.

A página subsequente exibe a pergunta "O sistema deve enviar e-mails de notificação aos participantes?" O sistema exibirá somente as respostas dentro desse envelope para os fornecedores selecionados. O ícone para a seção é alterado para um envelope aberto enquanto outros envelopes ainda estão fechados e lacrados. Revise as respostas exibidas e decida quais fornecedores podem ser promovidos para a próxima fase e repita esse processo até que todos os envelopes tenham sido exibidos.

• A capacidade de abrir envelopes pode ser atribuída a grupos de projetos, o que permite que os proprietários do projeto atribuam um subconjunto específico de membros da equipe com a capacidade de abrir um envelope. As equipes do projeto podem ser criadas para cada envelope e incluir ou excluir membros da equipe, conforme necessário.
• Manter as ofertas do envelope rejeitado pode ser habilitado para manter as partes abertas de ofertas do envelope rejeitadas no sistema. Selecione Não e as ofertas rejeitadas e todas as suas versões anteriores são excluídas.
• Descartar ofertas para atualização do evento Os proprietários do projeto podem optar por manter ou descartar ofertas do envelope se um evento for atualizado. Selecione Descartar sempre para descartar as ofertas independentemente do tipo de edição que você efetua no evento, ou selecione Manter as ofertas para manter ofertas do envelope após a edição de um evento.
• Enviar notificações aos abridores de envelopes A SAP Ariba pode notificar os membros do grupo de projetos quando um envelope está pronto para ser aberto.