了解工作流程

Objective

After completing this lesson, you will be able to 介绍 Concur Expense 专业版中工作流程的基本概念。

工作流

工作流程是系统设置,用于定义员工提交费用报告或预支现金后如何进行审批和处理。

Concur Expense 包括模板化工作流程,管理员可以复制和编辑以配置审批和报销流程。配置工作流后,必须先将其分配到策略,然后才能使用。

工作流页面的图像,显示标签以及工作流名称、类型、可以添加步骤的用户以及可以使用修改、复制和移除按钮进行编辑的用户的表。

工作流类型

查看以下术语,了解可用的工作流类型。​

1-Up 工作流
包括直接主管审批和会计审核的线性审批流程。
祖父工作流
与单个经理审批限制相比,基于报告总计,需要多个审批步骤的线性审批流程。​
默认预支现金工作流程
确定预支现金的审批和发放。它通常涉及直接主管和预支现金管理员。此工作流程允许删除主管步骤;但是,预支现金管理员必须发出申请才能收到资金。

注意

管理员可以构建每个工作流的变式。但是,预支现金工作流程只能在组配置期间分配。

经理到授权审批者工作流
包括直接主管和受限制限制的审批人,用于指定他们可以审批哪些报告金额和/或是否可以审批具有特定例外级别的报告。
成本对象审批工作流程
成本对象是应记录单独成本计量的任何会计相关数据(成本中心、部门、产品、项目代码等)。"成本对象"审批可以基于报表、行或分配级别的签名权限。不存在成本对象审批流程的模板。

创建和配置工作流

要创建新工作流,您必须复制现有工作流并进行所需编辑。如果不复制现有工作流,则无法创建工作流,也无法通过复制不同类型的工作流来创建工作流。​

Concur Expense 为每个工作流程类型提供默认工作流程。可复制缺省值,然后按原样使用或修改以满足公司的特定需求。 ​

配置工作流涉及三个主要步骤:配置常规设置、步骤和步骤规则。查看下图以了解有关这些步骤的详细信息。

“工作流配置步骤:1.常规,2.步骤,3.步骤规则。”

管理常规信息

查看以下步骤以了解如何管理工作流的一般信息。​

步骤

  1. 费用管理的工作流程页面上,选择工作流程选项卡。选择默认工作流,然后选择"复制"或"编辑"

    工作流设置页面,显示带有修改、复制和移除按钮的工作流名称和类型表。“修改”和“复制”按钮会突出显示。
  2. 根据需求在 常规 选项卡上设置适当的选项,然后选择 下一步 按钮。

    显示费用报告审批工作流程配置设置的工作流程管理页面的图像。
  3. 确保已添加适当的步骤,然后选择下一步按钮。

    显示步骤列表的工作流程页面的图像,其中包含步骤顺序、步骤名称和为费用报告工作流程分配的角色。“下一步”按钮在右下角突出显示。
  4. 确认相应的步骤规则可用,然后选择完成

    显示步骤规则的工作流页面的图像,其中包含步骤名称、规则顺序、规则名称和操作名称表,完成按钮在右下角突出显示。

结果

常规设置将保存到工作流中。

工作流步骤

工作流程定义每个费用报告在报销之前必须完成的步骤。您可以根据需要添加、移动、编辑或移除步骤。

此页面上可用的字段和选项取决于工作流类型:

  • 费用报表
  • 预支现金
  • 成本对象审批

由于这些差异,工作流配置屏幕可能会根据您编辑的工作流类型而变化。

工作流设置屏幕显示具有角色和上移/向下控制的费用报告审批步骤(报告已提交、经理审批、处理审批、预付款验证、处理付款)。屏幕右下角还显示“取消”、“上一步”、“下一步”和“完成”按钮

添加工作流步骤

查看以下步骤以了解如何添加和编辑工作流步骤。 ​

步骤

  1. 在"费用管理"的"工作流程"页面上,选择默认工作流程,然后选择"复制"以创建新的工作流程或选择"编辑"以修改现有工作流程。​

    显示工作流程列表的工作流程页面;“默认费用报告工作流程”行突出显示,左上角显示修改和复制按钮。
  2. 根据要求在"常规"选项卡上设置适当的选项,然后选择"下一步"。​

    工作流程设置页面,其中包含表单字段和下拉列表;底部的导航按钮包括取消、上一个、下一步和完成,并突出显示下一步。
  3. 选择步骤行,然后选择新建按钮。您可以添加新步骤行或编辑所选行。

    工作流“步骤”标签的图像,显示工作流步骤清单;已选择“处理付款”步骤(角色:系统),表上方有新建/修改/移除按钮。
  4. 输入所有所需信息,然后选择保存按钮。​

    注意

    步骤名称为自由文本,提交者将在费用报告时间表中看到此信息。角色是确定发送报表以进行审批的位置的项目。
    修改工作流步骤对话框,其中显示步骤名称、角色、可编辑设置、初始状态和审批操作的字段,其中突出显示保存按钮。
  5. 查看角色顺序,确保步骤顺序正确。如果角色顺序混乱,请使用步骤顺序列中的箭头更正顺序。准备好后,选择"下一步"按钮​ 。

    Concur Expense 工作流程步骤顺序的屏幕截图,显示步骤名称和角色,并突出显示导航和移动步骤按钮。
  6. 确认相应的步骤规则可用,然后选择 完成

    工作流“步骤规则”选项卡,显示每个步骤的规则,右下角为“新建/修改/删除”按钮以及导航按钮“上一步”和“完成”。

结果

工作流步骤已添加并保存。

工作流步骤规则

步骤规则定义用于确定工作流每个阶段发生的情况的条件。大多数工作流模板包括预定义规则,这些规则通常应保持不变。应仅创建任何其他规则以支持您的内部业务需求。 ​

每个工作流步骤规则由三个组件组成:规则名称条件和操作。查看以下定义,了解更多信息。

规则名称
提供清晰且描述性名称。
条件 ("If")
指定必须发生的场景或触发器。
操作 ("Then")
定义满足条件时系统应执行的操作。

添加工作流步骤规则

查看以下步骤以了解如何添加和编辑工作流的步骤规则。

步骤

  1. 费用管理的工作流程页面上,选择默认工作流程,然后选择复制以创建新的工作流程或选择编辑以修改现有工作流程。

    突出显示了“默认费用报告工作流程”行并强调 修改/复制 按钮的工作流程表。
  2. 在"常规"选项卡上设置适当的选项,然后选择"下一步"按钮。

    工作流设置表单显示常规选项和下拉列表,底部显示上一个、下一步和完成按钮。
  3. 查看角色顺序,确认是否有相应步骤且顺序正确。如果角色顺序混乱,请使用步骤顺序列中的箭头更正顺序。完成后,选择下一步按钮。

    工作流步骤页面,显示步骤顺序箭头,用于上下移动规则以及列出步骤名称和角色的表。
  4. 选择需要附加条件的步骤,然后选择步骤规则旁的新建按钮。​

    已选择“经理审批”的工作流程步骤规则页面,指示需要附加条件的步骤。
  5. 输入相应的 规则名称 ,然后输入相应条件。完成后,选择保存按钮。

    编辑条件对话框,显示规则名称“如果小于 $5 则跳过”以及报告总计小于 5.00 美元的条件。
  6. 选择相同的 步骤规则 ,然后选择 规则操作 旁的 新建 按钮。每个步骤规则都需要规则操作

    步骤规则 表,其中突出显示了“经理审批”规则,并指向 规则操作 下的 新建 按钮。
  7. 选择相应操作,然后输入相应的消息(如果需要)。完成后,选择保存按钮。

    注意

    操作根据所选步骤更改。还可以根据需要输入消息。如果您创建异常消息,它将自动添加到异常消息管理员。
    编辑操作对话框,显示操作名称下拉列表设置为“跳过步骤”,以及用于输入相应文本的消息字段。
  8. 选择完成按钮。

    已选择工作流标签的图像,其中突出显示完成按钮。

结果

已添加并保存工作流步骤规则

摘要

  • 工作流实现费用报告传送自动化,确保政策合规性和高效处理。​

  • 工作流工具管理费用报告工作流的创建、编辑和规则。​

  • 关键工作流概念包括分步流程和异常处理。​

  • 工作流程类型包括 1 向上、祖父、授权审批人和成本对象审批。​

  • 选择工作流与组织结构、审批策略和成本控制需求一致。

参考

主题链接
工作流基础知识SAP Help Portal
授权审批者设置指南SAP Help Portal
成本对象审批SAP Help Portal