了解费用策略配置

Objective

After completing this lesson, you will be able to 介绍 Concur Expense 专业版中政策的基本概念及其报告影响。

费用策略

在 Concur Expense 中，策略定义了费用报告的创建、提交和审批方式。策略将直接塑造用户费用报告体验的配置元素汇集在一起。

要访问政策，请从费用管理下的左侧菜单面板中选择政策。

将政策分配到用户组，从而根据角色、位置或部门进行定制的费用管理。可以将单个策略分配给多个组，以提高整个组织的一致性。

如果将多个策略分配到组，则必须将一个策略指定为缺省策略以简化用户体验。

查看下图以了解由策略控制的主要组件。

可以在实施中创建的策略数量没有限制。但是，SAP 建议设计易于管理的策略，同时仍提供满足业务和合规性要求所需的灵活性和控制。

注意

全球模板包括适用于许多国家/地区的基础费用政策和标准费用类型。请勿修改全球费用政策或全球模板政策。这些策略仅作为参考副本提供，应用作创建客户特定策略的起点。

通常确定何时需要新政策的三个关键因素：

政策定义用户必须在费用报告上输入的信息，包括必填字段和特定表单。

表单是用于捕获系统不同区域中的费用数据的容器。每个费用报表由三个主要表单组成：

策略定义用户可用的费用类型。这为分类、跟踪和管理费用提供了一致的结构。

费用类型可以分配到多个策略，从而允许在不同用户组之间灵活管理费用。

政策确定如何传送费用报告以供审核和审批。审批工作流确保相应人员对费用进行审核和审批。

费用报告工作流程可以分配到多个政策，支持整个组织范围内一致的审批路由。

查看以下关键术语和定义，以了解可用的费用策略配置字段。

费用详细信息视图: 提供可自定义视图，该视图在费用列表中显示比仅基本标准字段（交易日期、供应商、商务用途等）更多的详细信息。例如，如果用户必须为每项费用选择项目代码，您可以配置费用详细信息视图，将项目代码包含在费用报告的费用清单中。

遗失发票书面陈述: 允许用户提交电子书面陈述而不是发票图像，每个书面陈述按政策提供不同的消息传递。这适用于基于每个业务单元或国家/地区的特定书面陈述的法律措辞。

差旅预订映射: 允许管理员根据策略将不同的费用类型对应到每个差旅段。例如，您可以将机票旅行段对应到一个策略中的机票费用类型，将航空旅行映射到另一个策略中。

机票费查找器: 允许管理员为每个政策设置不同的航班费用选项。例如，您可以为每个策略设置不同的阈值金额和货币，尤其是每个国家/地区有一个策略时。它还允许不同的费用类型捕获每个策略的这些费用。

房间费率和税费选项: 允许管理员为是否在宾馆分列明细流程中组合房间费率和房间税，设置不同的选项。请注意，尽管 UI 可能看起来相同，但此设置直接影响宾馆费用在标准会计提取和报告工具中的显示方式。例如，您可以决定是发送房间和费率费用的单独行，还是为合并的房间和费率金额发送一行。

使用余额结转: 根据个人使用公司卡或预支现金，为系统如何处理员工欠公司的资金提供了不同的选项。这不是广泛使用的功能，仅适用于具有公司记帐/公司支付公司卡的公司。启用后，员工欠公司的余额由系统后端生成和跟踪，用户或管理员无法在 UI 中对其进行监控或控制。

查看以下步骤以了解如何创建费用策略。

在"费用管理"的政策页面上，选择适当的政策（您将作为新政策的基础），然后选择 复制政策 。
根据需要修改新策略常规步骤设置。选择下一步。
根据需要修改 策略的费用类型 步骤设置。选择适当的费用类型，然后选择激活或停用以更改策略状态。选择下一步。
注意
此信息直接从您选择作为此新策略基础的策略复制，因此您可能不需要对其进行修改。
在 打印格式 步骤中，选择相应的打印格式，然后根据需要选择激活或 取消激活 。选择显示顺序列中的箭头以对用户在费用报告中选择打印时向员工显示打印选项的方式进行重新排序，然后选择完成。