管理费用类型和分类帐

创建总账

Objective

After completing this lesson, you will be able to 在 Concur Expense 专业版中创建、修改和激活总帐。

总账

分类账是按科目记录交易的最终分录的会计账簿。在 Concur Expense 中，总账用作与组织会计系统的集成点。它根据您配置的财务系统将费用类型映射到相应的帐户代码。

在用户配置文件级别分配总帐，以确保每个用户的费用数据都过账到正确的会计记录。

会计管理中的帐户代码选项卡，显示费用类型及其帐户代码，并突出显示商务餐饮。

要访问总帐，请从费用管理下的左侧菜单面板中选择会计管理。

费用管理页面，显示会计管理菜单和可用管理选项。

新建总账

查看以下步骤以了解如何在会计管理中新建总账。

步骤

  1. 在会计管理页面上，选择会计结构选项卡。

    “会计管理”显示两个选项卡：“科目代码”和“会计结构”，并突出显示“会计结构”选项卡。在左侧，层次结构面板显示“全局”，其中已选择标记为“缺省”的子项目。在右侧，标题为“所选层次项目的帐户代码”部分包含“保存”按钮、搜索框和列出费用类型（如旅行社预订费、机票、机票费、酒精饮料、银行费用、早餐、商务通话等）的表。科目代码和继承列为空

  2. 在分类账名称字段中选择缺省值，然后输入软件的名称。

    “会计管理”在顶部显示“科目代码”和“会计结构”选项卡。选择“科目代码”选项卡。选项卡下方是标记为新建、保存、移除和修改层次结构的按钮。一个表包含分类账名称为“DEFAULT”、分类账代码为“DEFAULT”且费用科目代码层次结构列为空的行。“默认”行将突出显示。

  3. 在分类账代码字段中选择缺省，然后输入软件的名称。分类账名称和分类账代码应相同。

    “会计管理”显示选择的“科目代码”选项卡。选项卡下方是标记为新建、保存、移除和修改层次结构的按钮。表显示分类账名称为“SAP”，分类账代码为“DEFAULT”，在“费用科目代码层次结构”下为空字段的一行。突出显示分类账代码列中的值“DEFAULT”。

  4. 选择保存。您可能需要单击分类账代码字段中的 才能显示保存按钮。

    “会计管理”显示选择的“科目代码”选项卡。选项卡下方是标记为新建、保存、移除和修改层次结构的按钮，其中突出显示保存按钮。表中显示了一行，其中包含分类账名称“SAP”、分类账代码“SAP”和空的费用科目代码层次结构列。

结果

新分类账在会计管理中可见。

创建附加总账

查看以下步骤以了解如何将附加总账添加到会计管理。

步骤

  1. 在会计管理页面上，选择会计结构选项卡。

    “会计管理”显示两个选项卡：“科目代码”和“会计结构”，并突出显示“会计结构”选项卡。在左侧，层次结构面板显示“全局”，其中包含标记为“SAP”的子项目。在右侧，标题为“所选层次项目的帐户代码”部分包含“保存”按钮、搜索字段以及列出多种费用类型（如旅行社预订费、机票、机票费、酒精饮料、银行费用和早餐）的表。科目代码和继承列为空

  2. 选择新建按钮。

    “会计管理”显示选择的“科目代码”选项卡。选项卡下方是标记为“新建”、“保存”、“移除”和“修改层次结构”的按钮，其中突出显示了“新建”按钮。表中显示了一行，其中包含分类账名称“SAP”、分类账代码“SAP”和空的费用科目代码层次结构列。

  3. 选择分类账名称字段并输入软件的名称。

    “会计管理”显示选择的“科目代码”选项卡。选项卡下方是标记为新建、保存、移除和修改层次结构的按钮。新的空行将在分类账名称列下突出显示，指示可编辑字段。在其下方，现有行显示分类账名称“SAP”、分类账代码“SAP”和空的费用科目代码层次结构列。

  4. 选择分类账代码字段并输入软件名称。分类账名称和分类账代码应相同。

    “会计管理”显示选择的“科目代码”选项卡。选项卡下方是标记为新建、保存、移除和修改层次结构的按钮。在表中，正在编辑一个新行：分类账名称字段包含“S4”，分类账代码字段是一个以粉色突出显示的空可编辑框。下面是一个现有行，显示分类账名称“SAP”、分类账代码“SAP”和空的费用科目代码层次结构列。

  5. 选择保存。您可能需要单击分类账代码字段中的 才能显示保存按钮。

    “会计管理”显示选择的“科目代码”选项卡。选项卡下方是标记为新建、保存、移除和修改层次结构的按钮，其中突出显示保存按钮。表显示两行：一行分类账名称为“S4”，分类账代码为“S4”，另一行分类账名称为“SAP”，分类账代码为“SAP”。这两行的“费用科目代码层级”列均为空。

结果

新分类账将添加到会计管理页面。

修改总账

查看以下步骤以了解如何修改现有分类账。

步骤

  1. 在会计管理页面上，选择会计结构选项卡。

    “会计管理”显示两个选项卡：“科目代码”和“会计结构”，并突出显示“会计结构”选项卡。在左侧，层次结构面板显示“全局”，其中包含标记为“SAP”的子项目。在右侧，标题为“所选层次项目的帐户代码”部分包含“保存”按钮、搜索字段以及列出费用类型（如旅行社预订费、机票、机票费、酒精饮料、银行费用和早餐）的表。科目代码值显示在多个项目的科目代码列中。

  2. 选择现有 分类账名称 并输入软件的名称。

    “会计管理”显示选择的“科目代码”选项卡。选项卡下方是标记为新建、保存、移除和修改层次结构的按钮。表显示分类账名称为“SAP”，分类账代码为“SAP”，费用科目代码层次结构值为“1”的一行。分配 | *自定义 05 – 可开票。”突出显示分类账名称列中的 SAP 值。

  3. 选择现有 分类账代码 并输入软件的名称。分类账名称和分类账代码应匹配。

    “会计管理”显示选择的“科目代码”选项卡。选项卡下方是标记为新建、保存、移除和修改层次结构的按钮。在表中，正在使用分类账名称“S4”和分类账代码“SAP”编辑行，并突出显示分类账代码单元格。“费用科目代码层级”列为空。

  4. 选择保存。您可能需要单击分类账代码字段中的 才能显示保存按钮。

    “会计管理”显示选择的“科目代码”选项卡。选项卡下方是标记为新建、保存、移除和修改层次结构的按钮，其中突出显示保存按钮。表中显示了一行，其中包含分类账名称“S4”、分类账代码“S4”和空的费用科目代码层次结构列。

结果

分类账修改已保存。

摘要

  • 使用分类账将费用类型对应到科目代码，并将 Concur Expense 与您的会计系统集成。​
  • 在"费用管理 > 会计管理 > 会计结构”中访问总帐。​
  • 通过更新分类账名称和分类账代码创建缺省分类账；保持两个值相同。​
  • 通过选择新建，输入匹配的分类账名称和分类账代码，然后保存来添加其他分类账。​
  • 通过编辑分类账名称和分类账代码以匹配值，然后选择保存来修改分类账。

参考

主题链接
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