维护工作流

配置工作流

Objective

After completing this lesson, you will be able to 在 Concur Expense 专业版中创建和编辑工作流。

1-Up 工作流

要创建新工作流，必须复制现有工作流并进行所需编辑。如果不复制现有工作流，则无法创建工作流，也无法通过复制不同类型的工作流来创建工作流。但是，您可以编辑和现有工作流。​

导览 1-Up 工作流是一个简单的审批流程，根据在 Concur 的组织结构中的定义，费用报告 Rina 直接发送给员工的直接主管。

主要功能

  • 简单和直接的审批路由。
  • 依赖于已建立的报告层次结构。​
  • 适用于具有明确且明确定义的管理结构的组织。
  • 需要最低配置。

创建 1-Up 工作流

查看以下步骤以创建新的 1-up 工作流。​

注意

以下步骤基于简单的高级配置。

步骤

  1. 在费用管理的工作流程页面上，选择默认的 1 个工作流程，然后选择复制按钮。

    列出工作流名称和类型的工作流管理屏幕的图像；突出显示“复制”按钮，并概述“一次性工作流”行（费用报告、仅限审批人、全局）。

  2. 根据需求在 常规 选项卡上设置适当的选项，然后选择 下一步 按钮。

    工作流配置页面显示步骤 2 设置和下拉选项；右下方的“下一步”按钮将突出显示。

  3. 确保在步骤选项卡上的用户和处理者步骤之间添加了费用审批者步骤。

    列出步骤名称和角色的步骤 3“步骤规则”上工作流屏幕的图像；“经理审批”步骤在表中突出显示。

  4. 从步骤规则标签中移除所有规则，然后选择完成按钮。

    步骤 3“步骤规则”中的工作流页面，显示每个步骤的空规则表；右下方的“完成”按钮会突出显示。

  5. 激活相应策略上的工作流。

结果

新的单向工作流将保存到工作流标签中。

祖父审批工作流

员工的直接上级主管可能没有审批特定费用报告的权限或专业知识时，使用祖父审批工作流。它允许销售代表按顺序将费用报告传送给组织层级中的下一级经理，直到报告限额获得批准。​

主要功能

  • 在不跳过较低级别的情况下路由到指定的更高级别审批人​。
  • 在更高的管理级别需要特定的审批权限时非常有用。​
  • 将根据员工的报告层级选择限额审批权限的顺序。

创建祖父 5 级工作流

查看以下步骤以了解如何创建新的祖父 5 级工作流。​

注意

以下步骤基于简单、高级配置。​

步骤

  1. 在"费用管理"的工作流程页面上，选择默认祖父工作流程（5 个级别），然后选择复制按钮。

    “工作流”页面的屏幕截图，顶部显示选项卡，下方显示工作流列表。“复制”按钮突出显示，箭头指向表中的“祖父工作流（5 个级别）”行。

  2. 在"常规"选项卡上设置适当的选项，然后选择"下一步"按钮。

    具有步骤导航（“常规”、“步骤”、“步骤规则”）和表单选项（例如授权审批人、可按组编辑（“全局”）和多个通知下拉字段的“工作流”设置页面的屏幕截图。右下方是导航按钮，“完成”按钮突出显示。

  3. 确保步骤标签上有五个级别的审批步骤，然后选择下一步按钮。

    “步骤”选项卡上“工作流”页面的屏幕截图，显示审批步骤表。“级别 1 审批人”到“级别 5 审批人”（角色：费用审批人）将突出显示，“下一步”按钮在右下方列出。

  4. 确保默认规则在"步骤规则"选项卡上可用，然后选择"完成"。

    “步骤规则”选项卡上“工作流”页面的屏幕截图，逐步显示规则名称表。对于级别 2–级别 5 审批人步骤，突出显示的部分显示“如果审批限额则跳过步骤”。在右下方，“完成”按钮突出显示。

  5. 在"授权审批者"选项卡上定义适当的审批人和限制。​

    “授权审批者”选项卡上“工作流程”页面的屏幕截图，左侧显示组树，右侧显示审批者列表。突出显示的行会列出“Global–Czech Republic…”，其中包含审批人、授权货币 (CZK) 和审批限额 60,000.00 捷克克朗。

  6. 激活相应策略上的工作流。

    显示策略设置的“修改策略：捷克共和国费用策略”页面的屏幕截图。“费用报告工作流”字段将突出显示并设置为“祖父工作流（5 个级别）”。

结果

新的祖父 5 级工作流将保存并显示在工作流页面上。

授权审批者工作流

授权审批者工作流程允许您根据特定费用类型或部门的限额和级别将特定个人指定为审批者，而不考虑员工的报告结构。

主要功能

  • 将费用传送给具有基于限额或级别以及两者的特定审批权限的个人。
  • 覆盖标准报表层次结构。
  • 适用于需要专业知识进行费用验证的情况。
  • 需要配置以定义授权审批者及其审批范围。

创建经理到授权审批者工作流

查看以下步骤以了解如何创建经理到授权审批者工作流。

注意

以下步骤基于简单的高级配置。

步骤

  1. 在费用管理的工作流程页面上，选择默认经理到授权审批者工作流程，然后选择复制。

    Concur Expense 中“工作流程”部分的屏幕截图。为费用报告选择了“1-Up 工作流程”，允许“仅限审批者”添加步骤。“复制”按钮突出显示，下面列出了其他工作流选项。不同工作流相关设置的标签显示在顶部。

  2. 在常规选项卡上设置适当的选项，然后选择下一步按钮。

    Concur Expense 中“工作流程”配置页面的屏幕截图。该页面显示用于限制授权审批者、通知首选项、报告撤回选项以及各种协议和通知类型的设置。“下一步”按钮在右下方突出显示。附加配置的选项卡在顶部可见。

  3. 确保步骤选项卡上提供授权审批者步骤，然后选择下一步按钮。

    Concur Expense 中“工作流程”设置页面的屏幕截图，显示工作流程步骤和角色的列表。“授权审批者”步骤和角色在列表中突出显示。“上一步”、“下一步”和“完成”的导航按钮位于底部，突出显示“下一步”。标签与工作流步骤顺序控制也可见。

  4. 确保默认规则在步骤规则选项卡上可用，然后选择完成按钮。

    Concur Expense 中“工作流程”设置页面的屏幕截图，特别是在“步骤规则”选项卡下。“授权审批者”步骤配置了名为“如果限额审批则跳过”的规则和“跳过步骤”操作。右下角的“完成”按钮会突出显示。还会列出其他工作流步骤。

  5. 根据报告级别配置费用授权审批者功能层级。始终选择功能层级级别作为授权审批者的报销单。

    Concur Expense 中“功能层级”页面的屏幕截图。“费用授权审批者”功能突出显示，将其源列表显示为“公司成本中心”，其功能层级顺序为国家/地区、部门和成本中心。其他功能及其层次结构也在表中列出。

  6. 在工作流程页面的"授权审批者"选项卡上定义具有相应级别或限制的授权审批者。

    Concur Expense 中“工作流程”部分的屏幕截图，显示“授权审批者”选项卡。该页面在左侧显示公司地区和部门的层次结构列表，右侧的表列出捷克共和国人力资源组的审批人。详细信息包括授权货币 (CZK)、审批限额 (CZK 60,000.00)、级别和例外审批状态。

  7. 在策略页面上激活相应策略的工作流。

    Concur Expense 中“修改政策：捷克共和国费用政策”页面的屏幕截图。“费用报告工作流程”字段将突出显示并设置为“*经理到授权审批者工作流程”。还会显示报告表单、扫描配置、成像和分配格式的其他字段。

结果

新的经理到授权审批者工作流程已保存并显示在工作流程页面上。

成本对象审批工作流程

成本对象审批工作流根据与费用相关的成本对象（例如，项目、成本中心、WBS 要素）传送费用报表。这可确保费用由负责根据级别或限额管理特定成本对象的人员进行审核和审批。

主要功能

  • 根据分配的成本对象传送费用。
  • 确保预算持有人根据其级别或限额检查计入成本中心或项目的费用。
  • 在成本对象级别提供财务控制和问责。
  • 需要正确配置成本对象及其相应的审批人。

创建成本对象审批工作流

查看以下步骤以了解如何创建成本对象审批 (COA) 工作流。

注意

以下步骤基于简单的高级配置。

步骤

  1. 在"费用管理"的"工作流程"页面上，选择默认 1 个工作流程，然后选择复制按钮。

    显示工作流程列表的 Concur Expense 中“工作流程”选项卡的屏幕截图。突出显示的工作流程是“1-向上工作流程”，类型为“费用报告”，步骤可由“仅限审批者”添加，“*全局”可编辑。“复制”按钮也会在顶部突出显示。

  2. 在"常规"选项卡中将相应的"成本对象层次结构类型"定义为"限制"或"级别"。建议将工作流重命名为 COA 工作流。完成后，选择下一步按钮。

    Concur Expense 中“工作流程”设置的屏幕截图。将打开“成本对象层次结构类型”下拉列表，显示选项“无”、“级别”和“限制”。审批请求、状态更改、发回和礼貌电子邮件的通知设置可见。“下一步”按钮在底部突出显示。

  3. 确保"步骤"选项卡上提供了成本对象审批者步骤。完成后，选择下一步按钮。

    Concur Expense 中“工作流程”步骤屏幕的屏幕截图。突出显示具有“成本对象审批者”角色的“成本对象审批”步骤。添加、修改或移除步骤的选项位于顶部，“下一步”按钮在底部突出显示。

  4. 在步骤规则标签上定义相应的规则，然后选择完成按钮。

    Concur Expense 工作流中“步骤规则”屏幕的屏幕截图。显示步骤名称清单，包括已提交报表、经理审批、成本对象审批、处理审批、预付款验证、处理付款和付款确认。“完成”按钮在右下方突出显示。

  5. 根据分摊级别配置费用成本对象审批者功能层级。始终选择"功能层次结构级别"作为"成本对象审批者分配"工作流。

    Concur Expense 中“功能层级”窗口的屏幕截图。弹出窗口显示“费用成本对象审批者”功能的层次结构，显示名为“分摊”且段名称为“*自定义 04 - 项目”的级别。背景显示其他功能名称和层次结构的列表。

  6. 在"工作流"页面上"授权审批者"选项卡下的"成本对象审批者"部分定义具有适当级别或限制的成本对象审批者。

    Concur Expense 工作流程中“成本对象审批者列表”选项卡的屏幕截图。该列表显示审批人为“Gabby 管理”、授权货币为“美元”且审批限制为 5,000.00 美元的组“Global-101501”。左侧面板在“全局”下显示项目代码的层次结构。

  7. 在策略页面上激活相应策略的工作流。

    Concur Expense 中“修改政策：*加拿大费用政策”屏幕的屏幕截图。此部分显示可编辑的策略设置，其中突出显示的“费用报告工作流程”字段设置为“*COA 工作流程”。报告表单、扫描、成像、分配和税收设置的其他配置选项也可见。

结果

新的成本对象审批工作流程将保存并显示在"工作流程"页面上。

摘要

  • 通过复制匹配的缺省工作流，然后编辑设置来创建新工作流；无法从头开始构建工作流。
  • 使用 1-Up 工作流进行配置最少且无步骤规则的直属经理审批。
  • 使用祖父 5 级工作流根据审批限制将审批路由到管理链。
  • 在报告层级之外，使用"授权审批者"工作流程按级别或限额传送至特定审批者。
  • 使用"成本对象审批"按成本对象传送；将"功能层级"设置为"分摊"并配置成本对象审批者。
  • 通过在正确的费用策略上激活新工作流程来完成，以便使用。

参考

主题链接
创建新工作流SAP Help Portal
Learning

SAP FacebookSAP YoutubeSAP LinkedIn