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配置电子邮件通知

Objective

After completing this lesson, you will be able to 管理在 Concur Expense 专业版的工作流程期间发送给用户的工作流程电子邮件通知。

工作流程电子邮件通知

工作流电子邮件通知由费用报告审批流程中的事件自动触发。他们确保员工、审批人和管理员了解重要的工作流活动。

作为具有完全权限的管理员，您可以定制缺省工作流电子邮件通知，以符合组织的审批流程和通信标准。自定义允许您控制发送的通知、发送时间和接收人，有助于减少不必要的电子邮件，同时确保发送关键消息。

Concur Expense 管理工作流程页面的屏幕截图，显示工作流程电子邮件通知设置，包括费用报告和预支现金的通知类型，以及左侧的导航链接。

配置电子邮件通知

查看以下步骤以了解如何配置电子邮件通知。

步骤

  1. 在费用管理的工作流程页面上，选择电子邮件通知选项卡。

    Concur Expense 中显示突出显示了“电子邮件通知”选项卡的“工作流程”页面的屏幕截图。显示工作流程电子邮件通知名称和类型的列表，并在顶部显示“*报销单等待通知”。

  2. 选择要配置的通知，然后选择"修改"。

    显示“工作流程”页面的 Concur Expense 的屏幕截图，其中已在工作流程电子邮件通知列表中选择“*报销单等待通知”。列表上方的“修改”按钮将突出显示，用于编辑所选通知。

  3. 进行所需的更改。此时只能编辑的字段是 电子邮件通知名称 和 显示为发件人 。完成后，选择下一步。如果需要更改其他字段，请保存通知的副本，然后在新复制的通知中进行所需更改。

    Concur Expense 中显示“修改电子邮件通知：报销单等待通知”设置屏幕的屏幕截图，用户可在其中编辑电子邮件通知名称、通知类型和已发送电子邮件的显示名称。“下一步”按钮在右下方突出显示。

  4. 在"主要收件人"步骤中，选择"下一步"。

    显示“修改电子邮件通知：报销单等待通知”屏幕的 Concur Expense 的屏幕截图。用户可以编辑待审批通知的电子邮件主题和正文，包括报告信息的动态字段，并在底部使用上一步和后续步骤的导航按钮。

  5. 在受委托人收件人上，对电子邮件主题字段进行所需的更改。您可以使用"变量"字段在此字段中输入特定数据。然后，在以下选项之间进行选择，并在完成后选择"完成"：

    • 如果希望主要收件人电子邮件和受委托人电子邮件相同，请选中"使用主要收件人电子邮件"复选框。Concur Expense 中显示“修改电子邮件通知：报销单等待通知”页面的屏幕截图，用户可在其中编辑受委托人电子邮件主题和正文，其中包含报告详细信息的占位符字段以及用于使用主要收件人电子邮件的复选框。
    • 如果没有，请对电子邮件正文字段进行所需更改。变量字段和 HTML 的工作方式与主要收件人电子邮件中的工作方式相同。
    • 显示“修改电子邮件通知：报销单等待通知”设置的 Concur Expense 的屏幕截图。左侧图像显示带有动态字段的纯文本电子邮件模板，而右侧图像在 HTML 代码视图中显示相同的模板以进行自定义。

结果

修改的电子邮件通知将保存并显示在"工作流"页面上的"电子邮件通知"选项卡上。

摘要

  • 工作流程电子邮件通知可提醒用户审批、状态更改和更新 Concur Expense 工作流程。
  • 作为完全权限管理员，您可以定制缺省通知以满足组织的工作流和通信需求。
  • 打开费用管理 > 工作流 > 电子邮件通知，选择通知，然后选择修改以编辑设置。
  • 您只能编辑电子邮件通知名称和显示为发件人；复制通知以更改其他字段。
  • 使用变量字段更新委派主题和正文，或重用主要收件人电子邮件，然后保存更改。

参考

主题链接
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