Introdução à configuração primária
Configurando o gerenciamento de listas
Configuração de formulários e campos
Atualização de fornecedores
Gerenciamento de tipos de despesa e códigos de conta
Atualização de workflows
Gerenciamento de hierarquia de recursos
Atualização de localizações da empresa
Configuração de diretivas
Administrando configuração de grupo
Configurar pedido

Compreensão de workflows

Objective

After completing this lesson, you will be able to compreender os conceitos fundamentais de fluxos de trabalho na edição profissional do Concur Invoice

Síntese de workflows

Os fluxos de trabalho são configurações do sistema que definem como uma solicitação de compra ou fatura é encaminhada para aprovação e processamento após ser enviada por um funcionário.

O Concur Invoice inclui fluxos de trabalho de modelo que os administradores podem copiar e editar as etapas necessárias para aprovação e pagamento.Após a configuração de um workflow, ele deve ser atribuído a uma diretiva antes de poder ser utilizado.

Para acessar os fluxos de trabalho e suas configurações, selecione Fluxos de trabalho em Administrador de processamento de fatura.

Captura de tela da interface Fluxos de trabalho do administrador de processamento de faturas mostrando uma lista de nomes, tipos, etapas e configurações editáveis do fluxo de trabalho com links de navegação à esquerda.

Tipos de workflow

Revise os termos a seguir para saber mais sobre os tipos de fluxo de trabalho disponíveis.

Fluxo de trabalho 1-up
Um processo de aprovação linear que inclui uma aprovação direta do supervisor e uma revisão contábil.
Gerente para fluxo de trabalho de aprovador autorizado
Inclui um supervisor direto e um aprovador sujeitos a limites que especificam quais valores de relatório eles podem aprovar e/ou se podem aprovar um relatório que tem um nível de exceção específico.
Fluxo de trabalho de aprovação de objeto de custo
Um objeto de custo é qualquer dado relacionado à contabilidade (centro de custo, departamento, produto, código do projeto etc.) para o qual uma medição de custo separada deve ser registrada. As aprovações de objeto de custo podem basear a autoridade de assinatura no nível de relatório, linha ou alocação. Não existe um modelo para o fluxo de aprovação do objeto de custo.

Nota

Os administradores podem criar uma variação de cada fluxo de trabalho para solicitações de compra ou solicitação de pagamento (fatura).

Criação e configuração de workflows

Para criar um novo workflow, você deve copiar um workflow existente e efetuar as edições necessárias. Você não pode criar um fluxo de trabalho sem copiar um fluxo de trabalho existente, nem pode criar um fluxo de trabalho copiando um tipo diferente de fluxo de trabalho.

O Concur Invoice fornece fluxos de trabalho padrão para cada tipo de fluxo de trabalho. Os fluxos de trabalho padrão podem ser copiados e, em seguida, usados "como estão" ou modificados para atender às necessidades específicas da empresa.

A configuração de um fluxo de trabalho envolve três etapas principais: configuração de configurações gerais, etapas e regras de etapa. Revise a imagem a seguir para saber mais sobre essas etapas.

Três etapas de configuração de fluxo de trabalho: 1 Geral, 2 Etapas, 3 Regras de etapa, cada uma com uma breve descrição.

Administrar informações gerais

Revise as etapas a seguir para aprender a gerenciar as informações gerais para fluxos de trabalho.

Etapas

  1. Na guia Workflows da página Workflows, selecione o workflow padrão. Em seguida, selecione Copiar e modificar.

    Tela Fluxos de trabalho com os botões Modificar, Copiar e Remover, guias de fluxo de trabalho e uma lista de nomes, tipos, etapas e editores de fluxo de trabalho.

  2. Defina as opções apropriadas na aba Geral com base no requisito e selecione o botão Seguinte.

    Tela de configuração de fluxo de trabalho com configurações de solicitação de pagamento editáveis, caixas de seleção, listas suspensas e botões de navegação para Avançar e Concluído.hipótese

  3. Certifique-se de que as etapas apropriadas foram adicionadas e clique no botão Seguinte.

    Tela de etapas do fluxo de trabalho mostrando a ordem das etapas, os nomes das etapas, as funções, os botões de controle e as opções de navegação Anterior, Próximo e Concluído.

  4. Confirme se as Regras da etapa estão disponíveis adequadamente e selecione Concluído.

    Tela de regras de etapa de fluxo de trabalho mostrando nomes de etapas, nomes de regras, ações e botão Concluído.corrompido

Resultado

As configurações são gravadas no workflow.

Etapas de workflow

Os fluxos de trabalho definem as etapas pelas quais cada relatório de despesas deve passar antes do reembolso. As etapas podem ser adicionadas, deslocadas, editadas e removidas. Os campos exibidos (e as opções nos campos) nesta página diferem dependendo do tipo de fluxo de trabalho.

Tela de etapas de workflow listando a ordem das etapas, nomes das etapas, funções e botões para novo, modificar, remover, anterior, seguinte e concluído.

Adicionar uma etapa do fluxo de trabalho

Revise as etapas a seguir para saber como adicionar e editar uma etapa do fluxo de trabalho.

Etapas

  1. Na página Fluxos de trabalho em Administrador de processamento de fatura, selecione o fluxo de trabalho padrão e clique em Copiar para criar um novo fluxo de trabalho ou Modificar para modificar o fluxo de trabalho existente.

    Tela de fluxos de trabalho com o botão Copiar destacado e o fluxo de trabalho zNot Used Default Mgr to Processor Review selecionado.

  2. Defina as opções apropriadas na aba Geral com base nos requisitos e selecione Avançar.

    Tela de configuração de fluxo de trabalho com detalhes da solicitação de pagamento, caixas de seleção, listas suspensas e botão Avançar destacados.

  3. Selecione a linha da etapa e, em seguida, o botão Novo.

    Nota

    Você pode adicionar uma nova linha de etapa ou editar a linha selecionada.
    Tela de etapas de workflow com o botão Novo destacado e a etapa Aprovação do gerente selecionada.

  4. Insira todas as informações necessárias e, em seguida, selecione o botão Save.hipótese

    Nota

    O Nome da etapa é de texto livre, no entanto, o remetente verá isso na linha do tempo do relatório. A Função é o item que determina para onde o relatório é enviado para aprovação.
    Adicionar caixa de diálogo Etapa de fluxo de trabalho com campos para nome da etapa, função, ações de aprovação e botão Salvar destacado.

  5. Certifique-se de que as etapas estão na ordem correta, revisando a ordem Função. Se as Funções estiverem fora de ordem, utilize as setas na coluna Ordem das etapas para corrigir a ordem. Quando estiver pronto, selecione o botão Seguinte.

    Lista de etapas do fluxo de trabalho com setas para mover a ordem, funções e botão Avançar destacados.

  6. Confirme se as Regras de etapa estão disponíveis e, em seguida, selecione Concluído.

    Lista de regras da etapa do fluxo de trabalho com o botão Concluído destacado.hipótese

Resultado

A etapa de workflow é adicionada e salva.

Regras de etapa de fluxo de trabalho

As regras de etapa definem as condições que determinam o que ocorre em cada etapa de um workflow. A maioria dos modelos de fluxo de trabalho inclui regras predefinidas, que geralmente devem permanecer inalteradas. Quaisquer regras adicionais devem ser criadas apenas para suportar seus requisitos empresariais internos.

Cada regra é composta por três componentes: Nome da regra, Condição e Ação. Revise o gráfico abaixo para saber mais.

Componentes da regra: nome da regra, condição (if), e ação (then) com descrições breves.

Adicionar uma regra de etapa do fluxo de trabalho

Revise as etapas a seguir para aprender a adicionar e editar uma regra de etapa para fluxos de trabalho.

Etapas

  1. Na página Fluxos de trabalho em Administrador de processamento de fatura, selecione o fluxo de trabalho padrão e clique em Copiar para criar um novo fluxo de trabalho ou Modificar para modificar o fluxo de trabalho existente.

    Lista de workflows com o botão Copiar e uma linha de workflow destacada.

  2. Defina as opções apropriadas na aba Geral e, em seguida, selecione o botão Seguinte.

    Tela de configuração de fluxos de trabalho intitulada Solicitação de pagamento, mostrando o nome do fluxo de trabalho, as configurações de aprovação, a expiração, o tempo limite de atribuição, as opções para etapas e os botões de navegação para Seguinte, Concluído, Cancelar e Anterior.

  3. Confirme se as etapas adequadas estão disponíveis e na ordem correta, revisando a ordem Função. Se as Funções estiverem fora de ordem, utilize as setas na coluna Ordem das etapas para corrigir a ordem. Quando terminar, selecione o botão Next.OBJETIVO

    Lista de etapas de fluxos de trabalho com nomes de etapas, funções, setas de ajuste de ordem e botões Novo, Modificar, Remover, Anterior, Avançar e Concluído.

  4. Selecione a Etapa que necessita de condições adicionais e, em seguida, selecione o botão Novo ao lado de Regras de etapa.

    Lista de regras de etapa com etapas, ordem de regra, nome da regra, nome da ação e botões para Novo, Modificar, Remover.hipótese

  5. Insira o Nome da regra adequado e, em seguida, insira as condições apropriadas. Quando tiver concluído, selecione o botão Gravar.

    Janela Editar condição para Fatura abaixo de US$ 100 com os critérios Total da solicitação inferior a USD 100,00 e botão Salvar.

  6. Selecione a mesma regra de etapa e, em seguida, selecione o botão Novo ao lado de Ações de regra.

    Nota

    Cada regra de etapa requer uma ação.
    Lista de regras da etapa do fluxo de trabalho mostrando uma regra Fatura abaixo de $100 para o aprovador do gerente, com os botões Novo, Modificar, Remover, Anterior e Concluído.

  7. Selecione a ação apropriada e insira a mensagem correspondente, se necessário. Quando terminar, clique no botão Salvar.

    Nota

    As ações são modificadas com base na etapa selecionada. Você também pode inserir mensagens, conforme necessário. Se você criar uma mensagem de exceção, ela será adicionada automaticamente ao Administrador de mensagens de exceções.
    Janela Editar ação com a lista suspensa Nome da ação definida como Ignorar etapa, caixa de mensagem e botão Salvar.

  8. Selecione o botão Concluído.

    Lista de regras da etapa do fluxo de trabalho mostrando as ações Ignorar etapa e o botão Concluído.

Resultado

As regras da etapa do fluxo de trabalho são adicionadas e salvas.

Síntese

  • Os fluxos de trabalho automatizam o encaminhamento de relatórios de despesas, garantindo a conformidade com a política e o processamento eficiente.
  • A ferramenta Fluxos de trabalho gerencia a criação, a edição e as regras para fluxos de trabalho de relatório de despesas.
  • Os conceitos-chave do fluxo de trabalho incluem processos passo a passo e tratamento de exceções.
  • Os tipos de fluxo de trabalho incluem 1 para cima, Aprovador autorizado e Aprovação do objeto de custo.
  • A escolha de um fluxo de trabalho está alinhada com a estrutura organizacional, as políticas de aprovação e as necessidades de controle de custos.

Referência

TópicoLink
Visão geral do fluxo de trabalhoSAP Help Portal
Aprovadores autorizadosSAP Help Portal
Aprovação do objeto de custoSAP Help Portal
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