Configuration des directives

Compréhension de la configuration de la politique

Objective

After completing this lesson, you will be able to expliquer les concepts fondamentaux des politiques et leur impact sur un rapport dans Concur Invoice Professional Edition

Présentation des politiques de facturation​

Dans Concur Invoice, une politique définit la manière dont les factures et les demandes de paiement sont créées, soumises et approuvées. Les stratégies regroupent des éléments de configuration qui façonnent directement l'expérience système de l'utilisateur.

Pour accéder aux politiques, sélectionnez Politiques dans le menu Admin. du traitement des factures.

La page Politiques affiche un menu de navigation à gauche et un tableau répertoriant les noms des politiques, qui peut les modifier, ainsi que les régions auxquelles elles s’appliquent, avec des boutons permettant de copier, modifier, supprimer, soumettre automatiquement des conditions, des types de frais et des formats d’impression.

Affectation de directive

Les politiques sont affectées à des groupes d'utilisateurs, ce qui permet une gestion des factures personnalisée en fonction des rôles, des lieux ou des services. Une seule directive peut être affectée à plusieurs groupes pour promouvoir la cohérence.

Si plusieurs types de note de frais sont affectés à un groupe, un type de note de frais doit être défini par défaut pour simplifier l'expérience utilisateur.

Inducteurs de création de directive

Trois facteurs clés déterminent à quel moment créer une politique : les exigences en matière de saisie de données, les types de frais et le processus d’approbation. Consultez la liste des définitions terminologiques ci-dessous pour en savoir plus.

Exigences en matière de saisie de données (formulaires et champs)
Les politiques définissent les informations à saisir pour chaque note de frais, y compris les champs obligatoires et les formulaires spécifiques.
Types de frais
Les politiques indiquent les types de dépenses autorisées, fournissant ainsi un cadre structuré pour catégoriser et gérer les dépenses.
Processus d'approbation (workflows)
Le processus d'approbation détermine l'acheminement des demandes d'achat et des factures pour vérification et approbation, en veillant à ce que les dépenses soient validées par le personnel approprié.

Considérations relatives à la conception de la politique

Il n'y a pas de limite au nombre de polices pouvant être créées dans une implémentation. Cependant, il est recommandé de concevoir des politiques faciles à gérer tout en offrant la flexibilité et le contrôle nécessaires pour répondre aux exigences de gestion et de conformité de votre société.

Deux modèles de politique prédéfinis sont disponibles pour Invoice : la politique relative aux factures et la politique relative aux bons de commande/factures. Consultez la liste des définitions terminologiques ci-dessous pour en savoir plus.

Politique de facturation
Utilisé lorsque le système est configuré pour le traitement des factures uniquement.
Politique relative aux bons de commande/factures
Utilisé lorsque le système est configuré pour prendre en charge ensemble les demandes d'achat, les bons de commande et les factures.

Remarque

Utilisez toujours le modèle global comme point de départ pour la configuration, car il contient une politique fondamentale pour de nombreuses pratiques liées aux factures.

Créer une politique relative aux factures​

Passez en revue les étapes suivantes pour apprendre à créer une politique relative aux factures.

Étapes

  1. Sur la page Politiques dans Administration du traitement des factures, sélectionnez la politique appropriée (sur laquelle vous baserez votre nouvelle politique), puis sélectionnez Copier la politique.

    La page Politiques affiche les boutons Copier une politique, Modifier et Supprimer au-dessus d'un tableau dans lequel la politique de facturation est sélectionnée, avec des colonnes pour pouvoir être modifiées par et s'appliquer à.

  2. Modifiez la nouvelle page Général de la politique si nécessaire. Sélectionnez Suivant.

    L'écran Nouvelle stratégie affiche les champs de formulaire permettant de copier et de nommer une règle, de sélectionner des formulaires et des options de workflow, de définir des valeurs de configuration et des onglets de navigation, avec les boutons Suivant et Annuler en bas.

  3. Sélectionnez les types de frais appropriés, puis sélectionnez Activer ou Désactiver pour modifier le statut du type de note de frais. Sélectionnez Suivant.

    Remarque

    Ces informations sont copiées directement à partir de la directive que vous avez sélectionnée comme base pour cette nouvelle directive, vous n'avez donc peut-être pas besoin de la modifier.
    La page Nouvelle politique affiche une liste des types de frais avec le statut actif et les boutons Activer et Désactiver, ainsi que les contrôles de pagination et les boutons Précédent et Suivant.

  4. Créez ou modifiez les conditions de soumission automatique que vous souhaitez appliquer à une facture. Sélectionnez Suivant.

    Remarque

    Ces règles s’appliquent à toute facture affectée à la politique.
    La page Nouvelle stratégie affiche une table Conditions de soumission automatique vide avec des options permettant d'appliquer la soumission automatique, d'insérer ou de supprimer des conditions, ainsi que les boutons Précédent et Suivant.

  5. Activez ou désactivez les formats d'impression applicables. Sélectionnez Terminé.

    La page Nouvelle politique affiche une liste des formats d'impression avec le statut actif ou inactif, les flèches d'ordre d'affichage, les boutons Activer et Désactiver et les boutons Précédent, Annuler et Terminé. Bouton Terminé mis en surbrillance.

Résultat

La nouvelle politique de facturation est enregistrée et visible sur la page Politiques.

Modifier une politique de facturation

Passez en revue les étapes suivantes pour savoir comment modifier une politique existante.

Étapes

  1. Sur la page Règles, sélectionnez la règle appropriée, puis sélectionnez Modifier.

    La page Politiques affiche les boutons Modifier, Copier une politique et Supprimer au-dessus d'un tableau dans lequel la politique de facturation est sélectionnée, avec des colonnes pour pouvoir être modifiées par et s'appliquer à.

  2. Mettez à jour les composants de configuration existants si nécessaire. Sélectionnez Sauvegarder.

    Écran Modifier la politique pour Politique de facturation affichant les champs de formulaire modifiables pour l’en-tête, le poste, l’imputation, les formulaires de fournisseur, les options de workflow et de configuration, l’ID externe, le groupe modifiable et les paramètres de facturation, avec les boutons Annuler et Enregistrer.

Résultat

Les modifications apportées à la directive sont sauvegardées.

Activer ou désactiver les types de frais

Passez en revue les étapes suivantes pour savoir comment activer et désactiver un type de frais existant.

Étapes

  1. Sur la page Politiques, sélectionnez la politique appropriée, puis cliquez sur le bouton Types de frais.

    La page Politiques affiche le type de note de frais sélectionné dans le tableau avec les boutons ci-dessus, en mettant l'accent sur le bouton Types de frais.

  2. Sélectionnez les types de frais appropriés, puis sélectionnez Activer ou Désactiver pour modifier le statut du type de note de frais. Sélectionnez Terminé.

    La page Modifier la politique affiche une liste des types de frais avec le statut actif, les boutons Activer et Désactiver, les contrôles de pagination et un bouton Terminé.

Résultat

Les modifications du type de frais activées/désactivées sont enregistrées dans la politique.

Créer une politique de demande/commande d'achat​

Passez en revue les étapes suivantes pour apprendre à créer une nouvelle politique de demande/bon de commande.

Étapes

  1. Sur la page Politiques dans Administration du traitement des factures, sélectionnez la politique appropriée (sur laquelle vous baserez votre nouvelle politique), puis sélectionnez Copier la politique.

    Page Politiques affichant la politique relative aux factures avec bons de commande sélectionnés dans le tableau avec les boutons Copier la politique, Modifier, Supprimer, Conditions de soumission automatique, Types de frais et Formats d'impression.

  2. À l'étape Général, modifiez la nouvelle politique si nécessaire. Sélectionnez Suivant.

    Remarque

    Vous devez sélectionner les boutons Est une politique de bon de commande et Est une politique de demande d’achat pour activer Demandes d’achat et Bon de commande. Lors de la création d’une demande d’achat, vous devez avoir une adresse de facturation dans la configuration de l’emplacement de la société pour terminer ce processus.
    Nouvelle page Politique affichant le formulaire Politique de facture avec des champs pour l’appellation, la configuration des factures et des bons de commande, les paramètres des demandes d’achat, les options de workflow et d’images, l’ID externe, le groupe modifiable, l’adresse de facturation et les boutons Suivant et Annuler.

  3. Sélectionnez les types de frais appropriés, puis sélectionnez Activer ou Désactiver pour modifier le statut du type de note de frais. Sélectionnez Suivant.

    Remarque

    Ces informations sont copiées directement à partir de la directive que vous avez sélectionnée comme base pour cette nouvelle directive, vous n'avez donc peut-être pas besoin de la modifier.
    La page Nouvelle politique affiche une liste des types de frais avec le statut actif, les boutons Activer et Désactiver, les contrôles de pagination et les boutons Précédent, Suivant et Annuler.

  4. Créez ou modifiez toutes les conditions de soumission automatique que vous souhaitez appliquer à la politique. Sélectionnez Suivant.

    Remarque

    Ces règles s’appliquent à toute demande d’achat ou commande d’achat affectée à la politique.
    La page Nouvelle stratégie affiche une table Conditions de soumission automatique vide avec des options permettant d'appliquer la soumission automatique, d'insérer ou de supprimer des conditions et des boutons Précédent, Suivant et Annuler.

  5. Activez ou désactivez les formats d'impression applicables. Sélectionnez Terminé.

    La page Nouvelle politique affiche une liste des formats d'impression avec le statut actif ou inactif, les flèches d'ordre d'affichage, les boutons Activer et Désactiver et les boutons Précédent, Annuler et Terminé.

Résultat

La nouvelle directive créée est sauvegardée et visible sur la page Règles.

Synthèse

  • Les politiques contrôlent le comportement des demandes d’achat et des factures via les exigences en matière de saisie de données, les processus d’approbation et les types de dépenses.
  • Les politiques sont affectées à des groupes et une seule politique peut être affectée à plusieurs groupes.
  • Plusieurs politiques peuvent être affectées à un groupe, l'une d'elles étant désignée comme règle par défaut.
  • Les workflows de demandes d’achat et de factures et les types de frais peuvent être affectés à plusieurs politiques.
  • Utilisez toujours le modèle global comme point de départ pour la configuration.

Référence

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