Présentation de la configuration principale
Configuration de la gestion des listes
Configuration des formulaires et des champs
Gestion des fournisseurs
Gestion des types de frais et des codes comptables
Gestion des workflows
Gestion de la hiérarchie des fonctionnalités
Gestion des emplacements de société
Configuration des directives
Gestion de la configuration de groupe
Configuration de la commande d'achat

Compréhension des workflows

Objective

After completing this lesson, you will be able to comprendre les concepts fondamentaux des workflows dans Concur Invoice Professional Edition

Synthèse des workflows

Les workflows sont des paramètres système qui définissent la manière dont une demande d'achat ou une facture est acheminée pour approbation et traitement après avoir été soumise par un collaborateur.

Concur Invoice inclut des workflows modélisés que les administrateurs peuvent copier et modifier les étapes requises pour l’approbation et le paiement. ​Une fois qu'un workflow est configuré, il doit être affecté à une directive avant de pouvoir être utilisé.

Pour accéder aux workflows et à leurs paramètres, sélectionnez Workflows dans Administration du traitement des factures.

Capture d’écran d’une interface Workflows d’administration du traitement des factures affichant une liste des noms de workflow, des types, des étapes et des paramètres modifiables avec des liens de navigation sur la gauche.

Types de workflow

Consultez les termes suivants pour en savoir plus sur les types de workflow disponibles.​

Workflow 1-Up
Processus d'approbation linéaire qui inclut l'approbation directe d'un superviseur et une révision comptable.
Workflow du responsable à l'approbateur autorisé
Inclut un superviseur direct et un approbateur soumis à des limites qui spécifient les montants des notes de frais qu'ils peuvent approuver et/ou s'ils peuvent approuver une note de frais présentant un niveau d'exception spécifique.
Workflow d’approbation de l’objet de la dépense
Un support de coûts est une donnée comptable (centre de coûts, service, produit, code projet, etc.) pour laquelle une mesure des coûts distincte doit être enregistrée. Les approbations d'objets de coûts peuvent baser le pouvoir de signature sur un niveau de rapport, de ligne ou d'allocation. Il n'existe pas de modèle pour la procédure d'approbation de l'objet de coût.

Remarque

Les administrateurs peuvent créer une variante de chaque workflow pour les demandes d'achat ou les demandes de paiement (facture).

Création et configuration de workflows

Pour créer un workflow, vous devez copier un workflow existant et apporter les modifications requises. Vous ne pouvez pas créer de workflow sans copier un workflow existant, ni créer un workflow en copiant un autre type de workflow.​

Concur Invoice fournit des workflows par défaut pour chaque type de workflow. Les workflows par défaut peuvent être copiés puis utilisés « tels quels » ou modifiés pour répondre aux besoins particuliers de l'entreprise. ​

La configuration d'un workflow implique trois étapes principales : la configuration des options générales, des étapes et des règles d'étape. Consultez l'image ci-dessous pour en savoir plus sur ces étapes.​

Trois étapes de configuration du workflow : 1 Général, 2 Étapes, Règles en 3 étapes, chacune avec une brève description.

Gérer les informations générales

Passez en revue les étapes suivantes pour apprendre à gérer les informations générales pour les workflows.

Étapes

  1. Dans l'onglet Workflows de la page Workflows, sélectionnez le workflow par défaut. Sélectionnez ensuite Copier et modifier.

    Écran Workflows avec les boutons Modifier, Copier et Supprimer, des onglets de workflow et une liste de noms, de types, d'étapes et d'éditeurs de workflow.

  2. Définissez les options appropriées dans l'onglet Général en fonction des besoins, puis cliquez sur le bouton Suivant.

    Écran de configuration du workflow avec des paramètres de demande de paiement modifiables, des cases à cocher, des listes déroulantes et des boutons de navigation pour Suivant et Terminé.​

  3. Assurez-vous que les étapes appropriées sont ajoutées et cliquez sur le bouton Suivant.

    Écran Étapes de workflow affichant l'ordre des étapes, les noms des étapes, les rôles, les boutons de commande et les options de navigation Précédent, Suivant et Terminé.​

  4. Confirmez que les règles d'étape appropriées sont disponibles et sélectionnez Terminé.​

    Écran des règles d'étape de workflow affichant les noms des étapes, les noms des règles, les actions et le bouton Terminé.​

Résultat

Les options sont sauvegardées dans le workflow.​

Étapes du workflow

Les workflows définissent les étapes que chaque note de frais doit suivre avant le remboursement. Les étapes peuvent être ajoutées, déplacées, modifiées et supprimées. Les champs qui apparaissent (et les options dans les champs) sur cette page diffèrent selon le type de workflow.

Écran Étapes de workflow répertoriant l'ordre des étapes, les noms des étapes, les rôles et les boutons pour créer, modifier, supprimer, précédent, suivant et terminé.​

Ajouter une étape de workflow

Passez en revue les étapes suivantes pour savoir comment ajouter et modifier une étape du workflow.

Étapes

  1. Sur la page Workflows dans Administration du traitement des factures, sélectionnez le workflow par défaut, puis sélectionnez Copier pour créer un workflow ou Modifier pour modifier le workflow existant.

    l'écran Workflows avec le bouton Copier surligné et le workflow zNot Used Default Mgr to Processor Review sélectionné.​

  2. Définissez les options appropriées dans l'onglet Général en fonction des besoins et sélectionnez Suivant.

    Écran de configuration du workflow avec les détails de la demande de paiement, les cases à cocher, les listes déroulantes et le bouton Suivant mis en surbrillance.​

  3. Sélectionnez la ligne de l'étape, puis cliquez sur le bouton Nouveau.

    Remarque

    Vous pouvez ajouter une nouvelle ligne d'étape ou modifier la ligne sélectionnée.
    Écran Étapes du workflow avec le bouton Nouveau en surbrillance et étape d'approbation du responsable sélectionnée.​

  4. Saisissez toutes les informations requises, puis cliquez sur le bouton Sauvegarder.​

    Remarque

    Le nom de l’étape est du texte libre, mais l’émetteur le verra à partir de la chronologie de la note de frais. Le rôle est l'élément qui détermine où la note de frais est envoyée pour approbation.
    Boîte de dialogue Ajouter une étape du workflow avec les zones Nom de l'étape, Rôle, Actions d'approbation et le bouton Enregistrer surlignés.​

  5. Assurez-vous que les étapes sont dans le bon ordre en vérifiant l'ordre des rôles. Si les rôles ne sont pas dans l'ordre, utilisez les flèches dans la colonne Ordre des étapes pour corriger l'ordre. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton Suivant​.

    Liste des étapes de workflow avec les flèches de déplacement, les rôles et le bouton Suivant mis en surbrillance.​

  6. Confirmez que les règles d'étape appropriées sont disponibles, puis sélectionnez Terminé.

    Liste des règles d'étape de workflow avec le bouton Terminé en surbrillance.​

Résultat

L'étape du workflow est ajoutée et sauvegardée.

Règles d'étape de workflow

Les règles d'étape définissent les conditions qui déterminent ce qui se produit à chaque étape d'un workflow. La plupart des modèles de workflow incluent des règles prédéfinies, qui doivent généralement rester inchangées. Toute règle supplémentaire doit être créée uniquement pour prendre en charge vos exigences de gestion internes. ​

Chaque règle se compose de trois composants : Nom de la règle, Condition et Action. Consultez le graphique ci-dessous pour en savoir plus.​

Composants de règle : nom de la règle, condition (si) et action (alors) avec de brèves descriptions.​

Ajouter une règle d'étape de workflow

Passez en revue les étapes suivantes pour savoir comment ajouter et modifier une règle d'étape pour les workflows. ​

Étapes

  1. Sur la page Workflows dans Administration du traitement des factures, sélectionnez le workflow par défaut, puis sélectionnez Copier pour créer un workflow ou Modifier pour modifier le workflow existant.

    Liste des workflows avec le bouton Copier et une ligne de workflow mise en surbrillance.

  2. Définissez les options appropriées dans l'onglet Général, puis cliquez sur le bouton Suivant.​

    Écran de configuration des workflows intitulé « Demande de paiement » affichant le nom du workflow, les paramètres d'approbation, l'expiration, le délai d'expiration de l'affectation, les options pour les étapes et les boutons de navigation pour Suivant, Terminé, Annuler et Précédent.​

  3. Confirmez que les étapes appropriées sont disponibles et dans le bon ordre en vérifiant l'ordre des rôles. Si les rôles ne sont pas dans l'ordre, utilisez les flèches dans la colonne Ordre des étapes pour corriger l'ordre. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Suivant.​

    La liste des étapes des workflows contient les noms des étapes, les rôles, les flèches d'ajustement des ordres et les boutons Nouveau, Modifier, Supprimer, Précédent, Suivant et Terminé.​

  4. Sélectionnez l'étape qui requiert des conditions supplémentaires, puis cliquez sur le bouton Nouveau en regard de Règles d'étape.​

    Liste des règles d'étape avec les étapes, l'ordre des règles, le nom de la règle, le nom de l'action et les boutons pour Nouveau, Modifier, Supprimer.​

  5. Saisissez le nom de règle approprié, puis saisissez les conditions appropriées. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Sauvegarder.​

    Fenêtre Modifier la condition pour Facture inférieure à 100 $ avec le critère Total de la demande inférieur à 100,00 USD et le bouton Sauvegarder.​

  6. Sélectionnez la même règle d'étape, puis cliquez sur le bouton Nouveau en regard de Actions de règle.

    Remarque

    Chaque règle d'étape requiert une action.
    La liste des règles d'étape de workflow affiche une règle « Facture de moins de 100 $ » pour l'approbateur du responsable, avec les boutons Nouveau, Modifier, Supprimer, Précédent et Terminé.​

  7. Sélectionnez l'action appropriée et saisissez le message correspondant si nécessaire. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Sauvegarder.

    Remarque

    Les actions changent en fonction de l'étape sélectionnée. Vous pouvez également saisir des messages si nécessaire. Si vous créez un message d'exception, il sera automatiquement ajouté à l'Administrateur des messages d'exception.
    Fenêtre Modifier l'action avec la liste déroulante Nom de l'action définie sur Ignorer l'étape, la zone de message et le bouton Sauvegarder.​

  8. Cliquez sur le bouton Terminé.

    Liste des règles d'étape de workflow affichant les actions Ignorer l'étape et le bouton Terminé.​

Résultat

Les règles d'étape de workflow sont ajoutées et sauvegardées.

Synthèse

  • Les workflows automatisent l’acheminement des notes de frais, garantissant ainsi la conformité des politiques et un traitement efficace.
  • L’outil Workflows gère la création, la modification et les règles des workflows de notes de frais.​
  • Les concepts clés du workflow incluent les processus étape par étape et la gestion des exceptions.​
  • Les types de workflow incluent 1-Up, Approbateur autorisé et Approbation de l'objet de la dépense.​
  • Le choix d'un workflow s'aligne sur la structure organisationnelle, les politiques d'approbation et les besoins de contrôle des coûts.​

Référence

RubriqueLien
Synthèse du workflowSAP Help Portal
Approbateurs autorisésSAP Help Portal
Approbation de l’objet de la dépenseSAP Help Portal
Learning

SAP FacebookSAP YoutubeSAP LinkedIn