Présentation de la configuration principale
Configuration de la gestion des listes
Configuration des formulaires et des champs
Gestion des fournisseurs
Gestion des types de frais et des codes comptables
Gestion des workflows
Gestion de la hiérarchie des fonctionnalités
Gestion des emplacements de société
Configuration des directives
Gestion de la configuration de groupe
Configuration de la commande d'achat

Configuration des notifications par e-mail

Objective

After completing this lesson, you will be able to configurer de nouvelles notifications par e-mail

Synthèse des notifications par e-mail de workflow

Les notifications par e-mail du workflow dans Concur Invoice tiennent les utilisateurs informés des actions clés et des changements de statut tout au long du processus d’approbation des factures. Ils informent les approbateurs, les gestionnaires et les autres parties prenantes lorsqu'une action est requise, en prenant en charge des vérifications en temps opportun, des approbations plus rapides et un workflow efficace de bout en bout.

Avec les autorisations administratives appropriées, vous pouvez configurer et personnaliser ces notifications par e-mail pour répondre aux besoins de votre organisation, en vous assurant que les utilisateurs reçoivent des mises à jour pertinentes et significatives.

Page Administration du traitement des factures avec le menu de navigation à gauche et les types de notifications par e-mail répertoriés à droite.

Configurer les notifications par e-mail

Passez en revue les étapes suivantes pour savoir comment configurer les notifications par e-mail.

Étapes

  1. Accédez à Administration du traitement des factures >Workflows et sélectionnez l’onglet Notifications par e-mail.

    L'onglet Notifications par e-mail s'ouvre et affiche les noms et les types des notifications de workflow.
  2. Sélectionnez le modèle approprié, puis sélectionnez Copier.

    Bouton Copier et la ligne Notification de modification du statut de la facture par défaut mises en surbrillance dans l'onglet Notifications par e-mail.
  3. Apportez les modifications souhaitées. Les seuls champs qui peuvent être modifiés pour le moment sont Nom de la notification par e-mail et Afficher comme De. Si vous devez apporter des modifications aux autres champs, enregistrez cette copie, puis modifiez-la comme indiqué dans Modifier une notification par e-mail ultérieurement dans cette formation. Sélectionnez Suivant.

    Écran de modification de notification par e-mail avec nom et affichage sous forme de zones mises en surbrillance et bouton Suivant mis en surbrillance.
  4. À l'étape Destinataire principal, sélectionnez Suivant.

    Écran de modification des notifications par e-mail avec champs d'objet et de corps, et bouton Suivant mis en surbrillance.
  5. À l'étape Destinataire délégué, apportez les modifications souhaitées au champ Objet de l'e-mail. Vous pouvez utiliser des zones "variables" pour saisir des données spécifiques dans cette zone.

    Le champ Déléguer l'objet de l'e-mail et le bouton Terminer sont mis en surbrillance dans l'écran de modification des notifications par e-mail.
  6. Si vous souhaitez que l'e-mail du destinataire principal et celui du délégué soient identiques, cochez la case Utiliser l'e-mail du destinataire principal. Si ce n'est pas le cas, apportez les modifications souhaitées au champ Corps de l'e-mail. Les champs variables et le format HTML fonctionnent de la même manière que dans l'e-mail du destinataire principal. Sélectionnez Terminé.

    Utilisez la case à cocher E-mail du destinataire principal et le bouton Terminer en surbrillance dans l’écran de notification par e-mail du destinataire du délégué.

Résultat

La nouvelle notification par e-mail est configurée et enregistrée dans l'onglet Notifications par e-mail.

Synthèse

  • Les notifications par e-mail du workflow dans Concur Invoice tiennent les utilisateurs informés des actions clés et des modifications de statut pendant le processus d’approbation des factures.
  • Ces notifications alertent les approbateurs, les gestionnaires et les autres parties prenantes lorsqu’une facture requiert leur attention.
  • Les alertes permettent de garantir des révisions, des approbations et une efficacité globale des processus en temps opportun.
  • Les administrateurs disposant d'autorisations illimitées peuvent modifier et personnaliser les notifications par e-mail par défaut envoyées tout au long du workflow.

Référence

RubriqueLien
Accéder aux notifications par e-mail et les gérerSAP Help Portal