Gestion des workflows

Configuration des workflows

Objective

After completing this lesson, you will be able to créer et modifier des workflows dans Concur Invoice Professional Edition

Workflows 1-Up

Pour créer un nouveau workflow, vous devez copier un workflow existant et apporter les modifications souhaitées. Vous ne pouvez pas créer de workflow sans copier un workflow existant, ni créer un workflow en copiant un autre type de workflow. Cependant, vous pouvez modifier et créer un workflow existant.​

Le workflow 1-Up est un processus d'approbation simple dans lequel la demande de paiement ou la facture​ est directement transmise au superviseur immédiat du collaborateur, tel que défini dans la structure organisationnelle de Concur.

Fonctionnalités clés

  • Acheminement pour approbation simple et directe.
  • S'appuie sur la hiérarchie de reporting établie.
  • Convient aux organisations disposant de structures de gestion claires et bien définies.
  • Configuration minimale requise.

Créer un workflow 1-Up

Passez en revue les étapes suivantes pour créer un workflow ascendant.

Remarque

Les étapes ci-dessous sont basées sur une configuration simple et de haut niveau.

Étapes

  1. Sur la page Workflows dans Administration du traitement des factures, sélectionnez le workflow du gestionnaire par défaut pour le gestionnaire, puis cliquez sur le bouton Copier.

    Liste des workflows avec le bouton Copier mis en surbrillance et un workflow sélectionné.

  2. Définissez les options appropriées dans l'onglet Général en fonction des besoins, puis cliquez sur le bouton Suivant.

    Paramètres du formulaire avec les options pour l'approbation des factures et les notifications, ainsi que les boutons Suivant et Terminé en bas.

  3. Assurez-vous que l’étape Approbateur de factures ou de demandes d’achat est ajoutée entre l’étape utilisateur et l’étape gestionnaire dans l’onglet Étapes.

    Deux captures d'écran d'une interface d'étapes de workflow montrant l'étape Approbation du responsable. Dans le premier cas, son rôle est « Approbateur de facture » ; dans le second, son rôle est « Approbateur de demandes d’achat ».

  4. Supprimez toutes les règles de l'onglet Règles d'étape, puis cliquez sur le bouton Terminé.

    Écran des règles d'étape de workflow affichant une règle permettant d'ignorer l'approbation du fournisseur si le fournisseur est approuvé.

  5. Activez le workflow sur la directive appropriée.

    Modifier l’écran de politique affichant les champs des formulaires de facture, les options et une liste déroulante pour sélectionner le workflow des factures.

Résultat

Le nouveau workflow 1-Up est enregistré dans l'onglet Workflows. Veillez à vérifier le type de workflow. Les workflows de création de demande de paiement pour Facture et Demandes d'achat créent des workflows pour le système de demandes d'achat.

Workflows de l'approbateur autorisé

Le workflow Approbateur autorisé vous permet de désigner des personnes spécifiques comme approbateurs en fonction des limites et du niveau pour certains types de frais ou services, quelle que soit la structure de reporting du collaborateur.

Fonctionnalités clés

  • Achemine les dépenses vers des personnes disposant d'une autorité d'approbation spécifique en fonction de la limite ou du niveau et des deux.
  • Remplace la hiérarchie de reporting standard.
  • Idéal pour les situations nécessitant des connaissances spécialisées pour la validation des dépenses.
  • Nécessite une configuration pour définir les approbateurs autorisés et leur périmètre d'approbation.

Créer un workflow de responsable à approbateur autorisé

Passez en revue les étapes suivantes pour apprendre à créer un workflow Responsable vers Approbateur autorisé.

Remarque

Les étapes ci-dessous sont basées sur une configuration simple et de haut niveau.

Étapes

  1. Sur la page Workflows dans Administration du traitement des factures, sélectionnez le workflow Responsable par défaut pour approbateur autorisé, puis sélectionnez Copier.

    Liste des workflows avec le premier workflow sélectionné et le bouton Copier mis en surbrillance.

  2. Définissez les options appropriées dans l'onglet Général et cliquez sur le bouton Suivant.

    Page Paramètres avec différentes options d'approbation et le bouton Suivant mis en surbrillance.

  3. Assurez-vous qu'une étape d'approbateur autorisé est disponible dans l'onglet Étapes et cliquez sur le bouton Suivant.

    Liste des étapes du workflow avec l'étape « Approbateur autorisé » et le rôle mis en surbrillance, et le bouton Suivant mis en surbrillance.

  4. Assurez-vous que les règles par défaut sont disponibles dans l'onglet Règles d'étape et cliquez sur le bouton Terminé.

    Liste des étapes du workflow avec l'étape « Approbateur autorisé » et le rôle mis en surbrillance, et le bouton Suivant mis en surbrillance.

  5. Configurez la hiérarchie des fonctionnalités Approbateur autorisé Demande d’achat/Demande de paiement (facture) en fonction du niveau de la demande. Sélectionnez toujours le niveau Hiérarchie de fonctionnalités comme Demande pour approbateur autorisé.

    Liste Hiérarchies de fonctionnalités avec Approbateur autorisé de paiements et Approbateur autorisé de demandes d’achat en surbrillance.

  6. Définissez les approbateurs autorisés avec les niveaux ou limites appropriés dans l'onglet Approbateurs autorisés de la page Workflows.

    Deux écrans de workflows se chevauchant affichant la sélection de groupes, le filtre et les options de configuration pour les approbateurs autorisés.

  7. Activez le workflow sur la règle appropriée sur la page Règles.

    Deux écrans de modification de la politique affichant différentes sélections déroulantes de workflow de facture sont mis en surbrillance.

Résultat

Le nouveau workflow Responsable vers approbateur autorisé est enregistré et visible sur la page Workflows.

Workflows d’approbation de l’objet de la dépense

Le workflow Approbation des objets de coûts achemine les notes de frais en fonction de l’objet de coût (par exemple, projet, centre de coûts, élément d’OTP) associé à la dépense. Cela garantit que les demandes d'achat ou les factures sont vérifiées et approuvées par les personnes responsables de la gestion de l'objet de coût spécifique en fonction du niveau ou de la limite.

Fonctionnalités clés

  • Achemine les dépenses en fonction de l’objet de coût affecté.
  • Garantit que les titulaires du budget examinent les dépenses facturées à leurs centres de coûts ou projets en fonction de leur niveau ou de leur limite.
  • Fournit un contrôle financier et une responsabilité au niveau du support de coûts.
  • Nécessite une configuration appropriée des objets de coûts et de leurs approbateurs respectifs.

Créer un workflow d'approbation des objets de la dépense

Passez en revue les étapes suivantes pour apprendre à créer un workflow d'approbation des objets de coûts (COA).

Remarque

Les étapes ci-dessous sont basées sur une configuration simple et de haut niveau.

Étapes

  1. Sur la page Workflows dans Administration du traitement des factures, sélectionnez le Responsable par défaut pour le gestionnaire ou le Workflow des demandes d’achat par défaut, puis cliquez sur le bouton Copier.

    Liste des workflows avec les boutons Par défaut du responsable à la vérification du gestionnaire mis en surbrillance et du bouton Copier mis en surbrillance.

  2. Définissez le Type de hiérarchie des supports de coûts approprié comme Limite ou Niveau dans l'onglet Général. Il est recommandé de renommer le workflow en Workflow d’approbation des objets de la dépense. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Suivant.

    Liste déroulante Type de hiérarchie des supports de coûts développée, bouton Suivant mis en surbrillance.

  3. Assurez-vous qu'une étape d'approbateur d'objets de coûts est disponible dans l'onglet Étapes. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Suivant.

    Liste des étapes du workflow avec Approbation de l’objet de la dépense en surbrillance.

  4. Définissez les règles appropriées dans l'onglet Règles d'étape et cliquez sur le bouton Terminé.

    Liste des règles d'étape de workflow avec les noms des étapes en surbrillance et bouton Terminé mis en surbrillance.

  5. Configurez la hiérarchie des fonctionnalités de demande de paiement ou d’approbateur d’objets de coût d’achat en fonction du niveau d’imputation. Sélectionnez toujours le niveau Hiérarchie des fonctionnalités comme Imputation pour les workflows Approbateur d'objets de coûts.

    Deux fenêtres contextuelles Hiérarchies de fonctionnalités affichant le niveau d’imputation pour l’approbateur d’objets de coût de paiement et le niveau de distribution pour l’approbateur d’objets de coût de demande d’achat mis en surbrillance.

  6. Définissez les approbateurs d'objets de dépense avec les niveaux ou limites appropriés dans la section Approbateurs d'objets de coûts sous l'onglet Approbateurs autorisés de la page Workflows.

    Deux captures d'écran d'une interface Workflows affichant des listes d'approbateurs : la première met en surbrillance l'onglet « Liste des approbateurs d'objets de coûts » avec l'approbateur Gabrielle User pour Global-Bankers Ball, et la seconde met en évidence l'onglet « Liste d'approbateurs d'objets de coûts de demande d'achat » avec l'approbateur Gabby Admin pour Global-Bankers Ball ; les deux ont une limite d'approbation de 50 000 $.

  7. Activez le workflow sur la règle appropriée sur la page Règles.

    Deux écrans de modification de la politique : à gauche : pour CVI - Politique de demande d’achat/bon de commande avec le workflow de la facture défini sur « Responsable CVI par défaut sur Approbateur autorisé sur Coût O » ; le droit est pour la politique de facturation avec le workflow des factures défini sur « Approbation séquentielle et croissante du renouvellement du gestionnaire ».

Résultat

Le nouveau workflow d'approbation de l'objet de dépense est enregistré et visible sur la page Workflows.

Synthèse

  • Créez de nouveaux workflows en copiant le workflow par défaut correspondant, puis en modifiant les options ; vous ne pouvez pas créer un workflow à partir de zéro.
  • Utilisez le workflow Approbateur autorisé pour les acheminer vers des approbateurs spécifiques par niveau ou limite, en dehors de la hiérarchie de reporting.
  • Utilisez Approbation de l’objet de coût pour acheminer par objet de coût ; définissez Hiérarchie des fonctionnalités sur Imputation et configurez les approbateurs des objets de coûts.
  • Terminez en activant le nouveau workflow sur le type de note de frais approprié afin qu'il puisse être utilisé.

Référence

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