Gestion des types de frais et des codes comptables

Création de grands livres

Objective

After completing this lesson, you will be able to créer, modifier et activer un grand livre dans Concur Invoice Professional Edition

Synthèse des grands livres

Un ledger est un livre comptable de saisie finale, dans lequel le système répertorie les transactions dans des comptes distincts. Dans Concur Invoice, le livre comptable sert de point d'interaction avec le système comptable de votre organisation. Il mappe les types de frais aux codes comptables appropriés en fonction de votre système financier configuré.

Les comptes généraux sont également affectés au niveau du profil utilisateur pour garantir que les données de dépenses de chaque utilisateur sont comptabilisées dans les enregistrements comptables appropriés.

Page Administration comptable avec SAP sélectionné, affichant le tableau des codes comptables et des types de frais associés.

Pour accéder au grand livre, sélectionnez Administration comptable dans Administration du traitement des factures. Dans cet exemple, la société utilise un ledger : SAP.

Page Administration comptable avec SAP sélectionné, affichant les codes comptables et les types de frais associés.

Pour configurer le journal ou ajouter des livres comptables supplémentaires, sélectionnez l'onglet Structure de comptabilité.

L’onglet Administration comptable avec structure de comptabilité s’ouvre et affiche SAP dans la hiérarchie des codes comptables et le code du plan comptable.

Création d'une nouvelle comptabilité générale

Passez en revue les étapes suivantes pour apprendre à créer un grand livre dans l'administration de la comptabilité.

Étapes

  1. Dans l’onglet Structure de comptabilité de l’Administration comptable, sélectionnez Par défaut dans le champ Nom du livre comptable et saisissez le nom du logiciel.

    La gestion comptable affichant le nom du ledger est passée de PAR DÉFAUT à SAP.

  2. Sélectionnez Par défaut dans le champ Code du plan comptable et saisissez le nom du logiciel. Le nom du plan comptable et le code du plan comptable doivent être identiques.

    Administration comptable affichant le code de ledger modifié de DEFAULT en SAP pour SAP Ledger Name.

  3. Sélectionnez Sauvegarder. Vous devrez peut-être cliquer hors du champ Code du plan comptable pour que le bouton Enregistrer apparaisse.

    Administration comptable avec SAP comme nom de ledger et code de ledger ; bouton Enregistrer surligné.

Résultat

Le nouveau ledger est visible dans Administration comptable.

Création d'un grand livre supplémentaire

Passez en revue les étapes suivantes pour apprendre à ajouter un grand livre supplémentaire à l'administration de la comptabilité.

Étapes

  1. Dans l’onglet Structure de la comptabilité de Administration comptable, cliquez sur le bouton Nouveau.

    Administration comptable avec SAP comme nom de ledger et code de ledger ; bouton Nouveau mis en surbrillance.

  2. Sélectionnez le champ Nom du plan comptable et saisissez le nom du logiciel.

    Administration comptable indiquant que la zone Nom du nouveau ledger est renseignée avec S4 ci-dessus SAP.

  3. Sélectionnez le champ Code du plan comptable et saisissez le nom du logiciel. Le nom du plan comptable et le code du plan comptable doivent être identiques.

    Administration comptable affichant le code de ledger pour S4 en cours de saisie et de mise à jour.

  4. Sélectionnez Sauvegarder. Vous devrez peut-être cliquer hors du champ Code du plan comptable pour que le bouton Enregistrer apparaisse.

    Administration comptable avec S4 et SAP comme noms et codes de ledger ; bouton Sauvegarder mis en surbrillance.

Résultat

Le nouveau plan comptable est ajouté à la page Administration comptable.

Modification d'un grand livre

Passez en revue les étapes suivantes pour apprendre à modifier un ledger existant.

Étapes

  1. Dans l’onglet Structure de comptabilité de l’Administration comptable, sélectionnez le nom du plan comptable existant et saisissez le nom du logiciel.

    Administration comptable avec SAP sélectionné, puis modifié, en quittant S4.

  2. Sélectionnez le code de plan comptable existant et saisissez le nom du logiciel. Le nom du plan comptable et le code du plan comptable doivent être identiques.

    Administration comptable affichant le code du ledger mis à jour de SAP vers S4 pour le ledger S4.

  3. Sélectionnez Sauvegarder. Vous devrez peut-être cliquer hors du champ Code du plan comptable pour que le bouton Enregistrer apparaisse.

    Administration comptable avec S4 comme seul ledger et code, bouton Enregistrer mis en surbrillance.

Résultat

Les modifications de ledger sont enregistrées.

Synthèse

  • Utilisez le plan comptable pour mapper les types de frais aux codes comptables.​
  • Accédez au grand livre dans Administration du traitement des factures > Administration comptable > Structure de la comptabilité.​
  • Créez le plan comptable par défaut en mettant à jour le nom du plan comptable et le code du plan comptable ; conservez les deux valeurs identiques.​
  • Ajoutez un autre plan comptable en sélectionnant Nouveau, en saisissant le Nom du plan comptable et le Code du plan comptable correspondants, puis en enregistrant.​
  • Modifiez un plan comptable en modifiant le Nom du plan comptable et le Code du plan comptable pour qu'ils correspondent aux valeurs, puis en sélectionnant Enregistrer.

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